Викторина для HR 🎲

Друзья, привет! Я часто затрагиваю геймификацию в своих постах. А сегодня предлагаю поучаствовать в небольшой викторине на тему HR и внутриком. Подготовил несколько вопросов. Итак, поехали.

Почему не получается найти нужную информацию?

C таким вопросом ко мне пришел один из клиентов. За 20 лет в его компании накопилось множество документов: регламенты, инструкции, учебные материалы и т.д.

🤔 После беглого изучения структуры папок и сути проблемы, стало понятно: сложность не только в том, что у папок неочевидная структура и некорректные названия. Некоторые документы и вовсе уже не актуальны.

Советы, чтобы файловые хранилища не превратились в корпоративную информационную кладовку 🗂️

1️⃣ Определите ЦА и пользовательские сценарии. После этого разбейте информацию на библиотеки верхнего уровня (не более 10). Например, «Учебные материалы, «Регламенты и приказы, «Медиа и т.д.

2️⃣ Навигацию и корневую структуру папок должен формировать главный администратор на основании пользовательских сценариев. Он задает названия разделов 1 и 2 уровня, подразделы 3 и 4 уровня могут создавать пользователи.

3️⃣ За каждым разделом закрепляйте редактора. Он может изменить название подраздела, документа, отредактировать его, вернуть на доработку или отклонить.

4️⃣ Делите информацию по типу. Фото и видео с корпоративных мероприятий должны быть в медиагалерее, статьи — в базе знаний, учебные материалы — в виде курсов.

5️⃣ Создайте систему оповещений о публикации нового материала или изменений.

6️⃣ Анализируйте поисковые запросы. К примеру, мы собираем запросы пользователей, по которым не нашлась нужная информация (но она есть в документах). Далее — меняем названия материалов или дополняем их тегами. Тогда материал будет найден, даже если в названии или содержимом нет точного совпадения с поисковым запросом.

7️⃣ Проверяйте актуальность материалов. Настройте процесс, который автоматически отслеживает дату создания документа и отправляет запросы (актуален ли документ или нужно перенести в архив).

8️⃣ Создайте курс для новых сотрудников — принципы хранения и распространения информации в компании.

А как система хранения данных организована у вас? Делитесь лайфхаками в комментариях.