Собираетесь домой в 17:59?

Как понять, что пора отдыхать, если вы не из тех, кто молча встает и уходит ровно в 18:00? Нужен знак судьбы. Точнее 2, сегодня расскажу про первый.

🔹 Это подход под названием Inbox Zero. Те кто знает про него — красавчики, но все равно напомню. Этот метод управления электронной почтой, суть которого проста — прочитал письмо и отправил в архив, а не оставил в «прочитанных». Само собой непрочитанные тоже нельзя оставлять .

В чем фишка? Если во входящих пусто (буквально пусто, белый экран), вы на 100% уверены, что все готово и ничего не надо делать. Перед вашими глазами очень простой и отчетливый знак «тут все ок 👌».

Я вообще не понимаю, как вы живете, когда в вашей почте горы неотвеченных писем =) Во-первых, мозг неосознанно тратит на это энергию, как на что-то начавшееся, но незаконченное. Во-вторых, вы не можете быть уверены не скрывается ли за этими непрочитанными важное письмо, которое вы пропустили. В третьих, при беглом взгляде на иконку почтового клиента не видно новых месседжей. Вряд ли вы фиксируете сколько пропущенных писем было час назад — 5327 или 5326. Не кайф.

Этот метод создал писатель и блогер Мерлин Манн, когда его «Входящие» от многочисленных поклонников вызывали панику. Но этот хак работает не только с почтой.

Я использую его и в таск-трекере, чтобы сразу было видно нужно ли что-то делать или нет. Если уведомления есть — то нужно. Пусто — кайф и можно расслабиться. Я в курсе всего, всем ответил и готов заниматься любимым делом — пить кофе с мороженкой.

И на сладенькое, главные преимущества Inbox Zero:

— Вы не пропустите новые вопросы, задачи и комментарии;
— коллеги не будут ждать, пока вы им ответите;
— будете в курсе всего, что происходит с проектами, в которых участвуете.

🧠 Бонусом к тому, что это удобно, такой принцип дает спокойствие и ощущение завершенности работы. Хотите научиться, пишите @vova_geeks

«Разреши мне пошерить экран» — говорю эту фразу в 9 из 10 созвонах в Zoom, и стабильно в ответ получаю: «как это сделать?».

🔹 Психанул и записал короткую инструкцию, как это делается в 2 клика:

1. Перейти в «Безопасность» на главной
2. В разделе «Разрешить участникам» клацнуть по «Демонстрации экрана»
3. Вуаля, все готово!

Забирайте себе, пользуйтесь и скидывайте коллегам 🤷‍♂️

6 июня в 19:00 по Москве проведу воркшоп, на котором покажу, как с нуля собрать простую версию управленческой отчетности в Airtable.

Расскажу, что является основным процессом, а что второстепенным, и как они с друг с другом связаны. Например, как документы мэтчатся с медиапланами, а счета с актами.

Покажу, как настраивать напоминалки и автоматизации для упрощения работы и пр. Вы узнаете, что с чем связано и почему все так, а не иначе.

После воркшопа сможете собрать первую рабочую версию, чтобы протестировать на себе и своей компании. Тем кто присоединится, отдам шаблон, который соберу в прямом эфире.

🔹 Переходите в отдельный чатик, если хотите попасть на воркшоп.

«Утром деньги, вечером стулья»

Использую классический метод монтёра Мечникова из «Двенадцати стульев» для систематизации своих задач. Что я имею в виду.

Кто-то начинает утро с медитаций, йоги или дороги, а мой день стартует с ежедневного ритуала «Кофе и мои задачи». В эти 5-10 минут я разгребаю то, что должен сделать «сегодня»: расставляю приоритеты, раскидываю по календарю и т.д. Главное правило этого момента — не делать задачки, а только планировать.

🔹 Подробнее в видео. Полная версия здесь.

Руководителя нет — все идет по …

Сотрудники без вас не могут сделать что-то совсем простое: написать письмо или выслать клиенту отчет. В режиме 24x7 вам «прилетают» вопросы, встречи и согласования. Постоянно приходится все перепроверять и доделывать.

Вы бы и рады этим не заниматься, но если этого не делать, сотрудники начинают косячить, и вы рискуете потерять клиентов, которых с таким трудом нашли. В итоге вы разрываетесь, перерабатываете, не отдыхаете, но задачи и проекты все равно реализуются медленно и бесконечно копятся.

И непонятно почему, ведь у вас вроде толковая команда. Почему они стабильно ошибаются или делают что-то не так?

🔹 Знакомо?

Решение вам рассказывают из каждого утюга: надо перестать «замыкать» все на себе, начать систематизировать бизнес и учиться правильно делегировать. Но что конкретно делать?

Два ключевых поинта:

1. Стройте среду, в которой ваша команда будет выдавать крутые результаты. Вы не можете заставить их что-то делать, но изменить среду, в которой они работают вам вполне по силам.

2. Управляйте командой через призму процессов. Невозможно делегировать то, чего нет 🤷 Если вы руководите устно, вам придется по 100 раз объяснять одно и то же — в одно ухо влетело, в другое вылетело. Но если у вас есть описанные и оцифрованные процессы, 90% работы будет происходить без вашего участия.

Кстати, это называется процессный подход к управлению. Я впервые познакомился с ним в Гарварде.

Ставьте 🏆, если слышали о таком.

Кстати, завтра в 19:00 по Москве пройдет воркшоп о процессе в управленческой отчетности.

Если хотите размять мозги, залетайте в группу. Вся информация будет там.

Воркшоп по управленческой отчетности стартует через 30 минут!

Ссылка на Zoom будет в чатике, вступайте 🏄‍♂️

Новая ачивка!

Друзья, хвастаюсь. В моем пуле процессных скиллов пополнение. Получил доступ к Kommo — это amoCRM 2.0 на английском, испанском, португальском и индонезийском языках. Начинаю осваивать инглиш и спэниш рынки, так что релоканты — велком.

Расскажу и покажу, как от построения процессов и цифровизации бустятся продажи. Теперь и в Kommo.

Посмотрите, кстати, какой у них прикольный сайт =)

Руководитель погряз в операционке

10 встреч за день, бесконечные чаты, запросы, согласования, летучки, письма, ночные и обеденные звонки от клиентов и сотрудников, работа вокруг работы, «тушение пожаров» в отделах — это херня, из-за которой вы не зарабатываете деньги и не занимаетесь развитием бизнеса.

🔹 Если у вас так, нужно задуматься о систематизации и построении процессов с помощью современного софта. Хорошо, если у вас есть регламенты и инструкции — это полдела. Но уверен, что вы сталкивались с тем, что их читают только при устройстве на работу, благополучно забывая после.

Поставьте 🐳, если интересно послушать, как сделать из регламентов и инструкций цифровые процессы и освободить время на главное — развитие компании и зарабатывание денег.

Представим. Вы, как руководитель, подобрали подходящий софт, сами начали использовать и полюбили его. Но в компании он не приживается, команда не хочется его использовать. Сотрудники «откатываются» на мануальную работу в мессенджеры, почту, excel, клеят стикеры на монитор и т. д.

Что делать:

1. Для начала нужно основательно подойти к интеграции. Это тоже процесс, про который я писал ранее.

2. Далее организовать онбординг, чтобы все понимали, как и что работает. Вы уже провели сотни часов за выбором софта и разобрались в нем, а ваша команда увидела его впервые.

3. Как итог, встроить рабочие процессы всех команд в этот софт. Это тоже отдельный процесс, про него еще расскажу =) Регламенты, которые пылятся в столе — для староверов. Такой подход не работает. Это тоже самое, что писать «от себя» в инструкции к двери, вместо самой двери.

🔹 Напишите в комментариях, с чем у вас чаще всего возникают проблемы при внедрении софта, и я организую вебинар.

Группа предзаписи здесь 👈

Степени зрелости digital-процессов

Мне всегда говорили, что одна из моих сильных сторон — системность. Я всегда все структурирую и раскладываю на составляющие. Диджитализация процессов тоже не избежала этой участи 🧠

Делюсь с вами фреймворком, который сам использую. Назвал его «степени зрелости digital-процессов». Берете отдельно каждую команду или отдел и оцениваете текущий уровень:

0 уровень
Нет ни регламентов, ни процессов — все в головах руководителя и команды.

1 уровень
Есть некоторые регламенты, но они не оцифрованы, лежат в столе и их читают только при устройстве на работу. Возможно, часть инструкций доступна онлайн, но их сложно найти в нужный момент.

2 уровень
Регламенты оцифрованы и собраны в базе знаний. Они поделены на короткие инструкции, поэтому их легко найти через поиск и можно быстро сослаться, например, оставить ссылку в описании задачи.

3 уровень
Регламенты объединены в процессы. Есть таблица, в которых отмечены нужные инструкции. Например, подготовка коммерческого предложения новому клиенту включает в себя регламенты: «как определить, что высылать клиенту», «как оформить презентацию», «как подготовиться к защите КП» и т.д.

4 уровень
Процессы интегрированы в софт. Они «живут» не только в базе знаний. Задачи «вшиты» в рабочую среду сотрудников, таск-трекер и пр. Вместо того, чтобы «подглядывать» в базу знаний, сотрудник видит последовательность действий и все необходимые материалы/инструкции в своей digital-рабочей области.

5 уровень
Процессы автоматизированы полностью или частично.

🔹 При этом не надо гнаться за идеалом. Всему свое время, я как-то уже писал об этом. Например, нет смысла плотно заниматься процессами команды маркетинга, если в ней всего 1 человек. При этом, если у вас в отделе 10 менеджеров, и нет ни одного регламента — все плохо.

А вы на каком уровне? Если нужна помощь в оценке — залетайте на бесплатную консультацию.

Почему регламенты читают один раз? Что кладут сотрудники на ваши схемы в Miro? Почему процессы делают команду продуктивнее, а регламенты вгоняют в тоску? Как руководителю быть уверенным, что клиент получит то, что вы ему продали?

🔹 Рассказал резидентам закрытого клуба @dgalera о 5 причинах, почему сотрудники не используют регламенты, а участникам воркшопа подарил шаблончик в Notion, в котором сам веду список повторяющихся процессов. Здесь фрагмент 🙃

Кстати, завел чатик Notion Geeks и канал Notion Geek, где делюсь шаблонами для повседневной жизни и собираю тех, кто любит все систематизировать.

Нас почти 1700 человек, присоединяйтесь!

Когда делать левел ап

Когда-то CEO digital-агентства Миша управлял только самим собой. Изучал конкурентов, делал коммерческие предложения, искал потенциальных клиентов, и сам исправно вел все проекты. Но через год работы у него появились клиентские менеджеры Биба и Боба, сейл Гоша, интернет-маркетолог Кирилл и офис-менеджер Маша. И тут Мишка понял, что как раньше уже не получится.

Он не может на фуллтайм делать то, что раньше и руководить командой, которая постоянно требует внимания и не дает пообедать без очередного «что ответить клиенту»? Еще и Биба уволился, которого Миша полгода учил. После этого наш герой захотел бросить все и повеситься на ближайшей березе 🤪

🔹 Что делать Михаилу, чтобы не унывать? Пора строить процессы. На 0-м уровне больше оставаться нельзя (по уровни зрелости здесь).

Вместо того, чтобы каждый раз объяснять сотрудникам, где что лежит и как уйти в отпуск, Михаил мог бы завести базу знаний. Или чтобы самостоятельно не учить новых менеджеров, он мог бы построить процесс онбординга, который стабильно «выдавал» бы новеньких менеджеров.

Чувствуете себя Мишей, но не знаете с чего начать? Подумайте о самых частых или наиболее «болезненных» процессах, которые сильнее всего отвлекают. Хотите пройти этот этап быстрее, но не знаете, как? Велком ко мне на консультацию.

Зацените, как иногда полезно раскидать время на задачки и понять, что одного дня не хватит на все на свете. Если у задач нет «эстимейтов» (время, нужное на выполнение), то смотришь на них и думаешь: «ну вроде все норм, все успею».

Но когда прикидываешь примерное количество на каждую и видишь сумму, то оказывается, что в реальном мире ты не успеешь закрыть все. А учитывая, что еще есть встречи в календаре и прочая суматоха, то шансы близятся к нулю.

Чтобы в конце дня не грустить, что ничего не успели, рекомендую всегда оценивать время на каждую задачу при планировании дня. Так вы будете видеть, что успеете сегодня, а что нужно перенести на завтра.

🐳 за хак времени, всем хорошего дня 😊

Июньская Asana

О, в моем любимом трекере наконец-то появляются формулы. Они пока лайтовые, но хорошо, что разработчики понимают их необходимость. У конкурентов formula появилась давно, и в этом плане команда Асаны немного отставала.

🔹 Еще фичи в видосике и в этом гайде. В моем канале только smart boys & girls, так что они на английском.

Фича: «загрузка» в Asana

Еще одна удобная фича в копилочку. В этот раз для планирования загрузки вашей команды. Как сделать так, чтобы одни сотрудники не работали по 12 часов, а другие не играли в Доту полдня? У Асаны это реализовано через портфели проектов — можно в одном окне посмотреть пул задачек каждого и за 3 минуты равномерно их распределить.

🔹 Раскидал налево-направо 👈👉 и спокоен 🧘‍♂️

Еще есть гайд на сайте. Юзайте!

Asana, Airtable или Notion? Какой софт подойдет вашему бизнесу?

Написал обширную статью для @rbc_pro. Ее нельзя прочитать без подписки, но есть trial за 1 рубль ☺️

Это будут самые полезные 100 копеек для вашей компании:

https://pro.rbc.ru/news/649172779a7947e913ec41a3

upd: выложили статью в блог на нашем сайте https://digitalgeeks.ru/blog-asana-airtable-notion

Привычно, стандартно

Когда CEO event-агентства Леша идет в уже знакомый магазин «Азбука Вкуса», чтобы купить жене сарделек, макарошек и бейлис, он не задумываясь проходит по отделам и набирает все за 5 минут. Это благодаря тому, что в магазине уже много лет все продукты стоят на привычных полочках по единому стандарту.

Так почему-же ты, Алексей, не делаешь тоже самое для своей команды? Почему твои сотрудники работают, где попало, и кто во что горазд? Часть инструкций лежат в шкафу, часть нарисованы на салфетках. Какие-то занимают 2 предложения, а что-то выглядит, как «Война и мир». Вместо того, чтобы за секунду найти, что нужно и делать свою работу, сотрудникам приходится полчаса втыкать в монитор.

🔹 Люди не должны тратить время на то, чтобы разобраться, как все устроено. Все должно быть привычно, рефлекторно и автоматически, чтобы лишний раз не подгружать сотрудникам «процессор».

Например, вот так видит процесс копирайтер Кирилл. Перед глазами каждый раз одинаковая картина: список по неделям, каждый текст — отдельная карточка, внутри фактура и ссылка на гугл док, где он пишет сам пост 😎