Как исключить ошибки при заполнении документа?

Вопросов при заполнении документов не всегда однозначны.
Например: «Введите срок действия договора». Какие конкретно данные требуются?
Период, в течение которого договор действителен? Дату завершения действия договора? В каком формате?

🔜 Чтобы все было прозрачно, в Doczilla Pro предусмотрены 3 функции: «Комментарий», «Замещающий текст» и «Начальное значение». Как они работают при заполнении документа — смотрите на видео выше.

Комментарий
〰️〰️〰️〰️〰️
Помогает исключить неправильное заполнение документа. То есть дает пользователю дополнительную информацию, которая поможет точно ответить на вопрос.

Замещающий текст
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Знакома ситуация, когда документ приходится переделывать из-за неправильно выбранного формата написания даты или ФИО?
Замещающий текст будет подложкой в строке ввода, выступающей в качестве примера.

Начальное значение
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Да, в большинстве случаев элементы договора остаются неизменными. Но не во всех. И здесь «Начальное значение» выступает условием по умолчанию, избавляя от необходимости каждый раз вводить одни и те же данные. В то же время у пользователя остается право изменить начальное значение на любое другое.


〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

#фичи_doczilla

Как выделить обязанности сторон в договоре за 30 секунд?

Если нужно быстро проанализировать договор на предмет ключевых обязательств каждой стороны, воспользуйтесь функцией «Определить обязанности сторон» в Doczilla AI.

🔜 За несколько секунд система проанализирует текст и подготовит полный лаконичный список обязанностей каждой стороны, как показано на видео.

К примеру, это может быть полезно в тех случаях, когда обязанности контрагентов распределены по всему тексту договора, а нам нужно структурировать их для анализа рисков и формирования общей картины документа.

Как это работает?
🟣Выделите текст договора комбинацией горячих клавиш «ctrl (cmd) + A».
🟣Щелкните по тексту правой кнопкой мыши и выберите «Определить обязанности сторон» в появившемся меню.
🟣Подождите несколько секунд…
🟣Готово! В правой части экрана появится список обязанностей контрагентов.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
✔️ Попробуйте этот и другие навыки «младшего помощника юриста» Doczilla AI прямо сейчас →

#фичи_doczilla

Как увеличить эффективность от внедрения автоматизации: чек-лист для юристов и руководителей

Каждый день на рынке появляются новые инструменты, которые могут сделать бизнес более эффективным. Автоматизация позволяет компаниям оставаться конкурентоспособными, снижать затраты и использовать ресурсы с большей пользой.

Но если вы хотите получить ожидаемый результат, или даже превысить его, важно не совершить типичных ошибок. Елена Лут, директор по онбордингу в Doczilla и Дмитрий Лукьянов, LegalTech-юрист Doczilla, делятся чек-листом внедрения автоматизации документооборота.

🔜 Читать в блоге

А можно работать над документами с теми, у кого нет Doczilla?

Вы можете поделиться документом или папкой с кем угодно. Даже с теми, у кого пока нет Doczilla.

🔜 Создайте ссылку для доступа просто указав почту пользователя, которого нужно подключить к работе. После этого он сможет подключиться в режиме «Совместная работа».

Режим позволяет нескольким пользователям одновременно работать с документом. Почти как в Google Docs, только больше инструментов. На видео показываем пример такой работы.

Что умеет «Совместная работа» в Doczilla?

Запись изменений
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Позволяет выделить новый текст цветом и зачеркивает удаленный. Кроме того, автоматически формируется запись об изменении документа с указанием имени автора, даты изменения и кратким описанием.


Выбор формата отображения изменений
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
🟣режим «Исправления» — можно и просматривать внесенные в документ изменения, и редактировать документ.

🟣режим «Измененный документ» — показывает, как документ будет выглядеть после того, как вы примете все изменения.

🟣режим «Исходный документ» — покажет вид документа при условии отклонения всех правок.


Принятие и отклонение изменений
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Позволяет принять или отклонить внесенные в документ изменения.

Если изменений много, то можно использовать кнопки «Предыдущее/Следующее», «Принять/Отклонить», которые позволяют быстрее перемещаться между изменениями и принимать их.

Принять или отклонить сразу все изменения в документе можно с помощью выпадающего меню у соответствующих кнопок.


История версий
〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Здесь автоматически фиксируются все изменения документа пользователями.

Что важно: позволяет создавать новые версии документа, восстанавливать старые или сравнивать версии документов между собой. Это очень полезная функция, о которой мы расскажем в одной из следующих статей.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

#фичи_doczilla

Кейс: сократили время подготовки кадровых документов до 5 минут

Наш клиент — геймдев-компания, которая создает игры для iOS и Android.

Головной офис компании находится в Майями, а команда работает удаленно по всему миру, поэтому большинство документов нужно создавать на двух языках.

В месяц готовят около 60 документов, почти все — типовые (договоры, акты, инвойсы и т.д.).

Проблемы
〰️〰️〰️〰️
🟣Большую часть рабочего времени юрист и HR-специалисты тратят на оформление документов
🟣Все данные заполняют в шаблоны вручную — это долго, утомительно и провоцирует ошибки
🟣При малейшей ошибке документ отправляется на доработку

Решение
〰️〰️〰️
• Интегрировать Doczilla Pro
• Создать библиотеку формулировок

Результат
〰️〰️〰️
🟣Документы готовятся за 3-5 минут
🟣0% ошибок
🟣Юрист может полноценно заниматься профессиональными задачами, делегировав рутину машине

Как теперь готовят документы с Doczilla
Юрист просто отвечает на вопросы анкеты в конструкторе — формулировки автоматически подтягиваются в документ. Реквизиты и данные также заполняются автоматически из открытых баз. Doczilla сама проставляет корректные падежи, склонения, даты, суммы числом и прописью, регистры и проценты. Нет возможности допустить ошибку — несанкционированные правки запрещены.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

Новые возможности таблиц в Doczilla

Сентябрьский релиз принес немало интересных функций, в том числе и одну из самых долгожданных — полноценную работу с таблицами.

Теперь вы сможете не просто загружать таблицу из Microsoft Word и Excel, но и редактировать ее, не покидая интерфейса Doczilla Pro, совсем как в привычных программах.

🔜 По нажатию правой кнопки мыши появились базовые операции с таблицей (добавление/удаление строк и ячеек, удаление таблицы). А еще можно перемещать таблицу по документу и изменять ее границы с помощью курсора мыши.

P.S. Теперь при переносе текста из Microsoft Word и Excel в Doczilla Pro сохраняется форматирование текста.

Дальше — больше.

Подробнее о свежем релизе вы можете почитать в Базе знаний.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

#фичи_doczilla

Sitronics Group внедряет Doczilla Pro с AI-модулем!

Компания Sitronics Group развивает инновационные технологии и внедряет их у клиентов, а также применяет цифровые решения для оптимизации собственных бизнес-процессов. К примеру, нейросети и решения на основе ИИ применяются в работе правового блока, который начал использовать Doczilla Pro.

На первом этапе платформу Doczilla Pro с AI-модулем будут использовать в юрфункции для подготовки ответов на письма. Интеграция с системой Directum RX обеспечит бесшовную передачу данных для подготовки документов, а также увеличит количество типовых коротких маршрутов на этапе согласования.


Чем платформа Doczilla Pro поможет юристам Sitronics?

🟣автоматизирует подготовку договоров и доверенностей
🟣снизит нагрузку на юристов
🟣ускорит работу с типовыми документами
🟣минимизирует необходимость проверок
🟣сократит ошибки в документах и время на согласование
🟣ускорит выход на сделку

Читать новость с комментариями обоих партнеров →

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

Как исключить несанкционированные правки в документе?

Команде юристов важно иметь общий доступ к проекту документа, чтобы вместе работать над текстом, не перегружая рабочее пространство десятками вариаций. Для этого в Doczilla есть режим «Совместный доступ».

А еще важно защитить разрабатываемый документ от несанкционированных правок — это легко сделать с помощью настройки уровней доступа.


В Doczilla можно настроить разные уровни доступа к проекту документа для команды:
➡️ Откройте вкладку «Настроить доступ». Здесь задаются настройки как для конкретного пользователя, так и для группы.
➡️ Выберите уровень доступа: «Редактор», «Комментатор», «Читатель» или «Нет доступа».
➡️ Установите срок действия прав.

🟣«Редактор» — открывает доступ ко всем возможностям редактирования документа, включая удаление текста, добавление новых пунктов договора и переменных в схему.

🟣«Комментатор» — возможность добавлять только комментарии в текст договора.

🟣«Читатель» — может ознакомиться с текущим вариантом проекта, без возможности вносить правки.

🟣«Нет доступа» — документ невидим для пользователей, которые не участвуют в разработке.

У пользователей, получивших доступ, документ будет отображаться в отдельной вкладке «Доступные мне». Доступ можно настроить сразу для папок, включающих в себя несколько документов.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать эту и другие функции на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

#фичи_doczilla

Кейс: кадровые документы готовятся в 3 раза быстрее, ошибок нет

Геймдев-компания с головным офисом в Майами и распределенной командой создает и публикует игры для iOS и Android для аудитории более 300 миллионов пользователей.

Дано
〰️〰️
В компании готовили 60 документов в месяц, 90% из них — типовые. Чаще всего это договоры, акты и инвойсы. Некоторые на двух языках.


Боли юристов
〰️〰️〰️〰️〰️
Слишком много рутины
Многие сотрудники перешли на удаленную работу, поэтому юристу и HR пришлось переоформлять сотрудников как ИП и готовить договоры подряда, а также заниматься закрытием документов почти все рабочее время. Поскольку договоры однотипны, работа высококвалифицированного юриста сводилась к переписыванию реквизитов, наименований компаний и фамилий из одного документа в другой.

Ручное заполнение
На подготовку каждого документа требовалось по 15 минут. Сотрудники собирали первичные данные, загружали шаблон и правили нужные реквизиты, даты, суммы и описание работ.

Каждый документ нужен на двух языках
Документы также готовили и для операционной деятельности. Компания работает с российскими и зарубежными партнерами, поэтому чаще всего документы двуязычны. Это х2 монотонной работы, так как проверять правильность заполнения реквизитов приходилось дважды — на русском и английском языках.

Что мы сделали
〰️〰️〰️〰️〰️〰️
🟣Юрист добавил в базу Doczilla готовые согласованные формулировки.
🟣Для подготовки договора нужно просто ответить на вопросы анкеты — формулировки подтянутся сами.
🟣Реквизиты заполняются автоматически — достаточно ввести только ИНН.
🟣Конструктор автоматически проставляет корректные падежи, склонения, даты, суммы числом и прописью, регистры и проценты.

Вероятность допустить ошибку ограничена технически — конструктор не предусматривает изменение ключевых положений на лету. Поэтому с работой справился бы и начинающий специалист.

Результат с Doczilla
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
➡️ Документы готовятся за 5 минут вместо 15 мин.
➡️ Ошибки исключены.
➡️ Цикл сделки сократился, компания быстрее получает прибыль.
➡️ Рабочее время юристов освободилось для важных бизнес-задач.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать эту и другие функции на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

Doczilla для всех. Даже если вы работаете на себя

Автоматизация рутины — это не обязательно про большие бюджеты и сложные интеграции. Вы можете использовать все преимущества конструктора документов и виртуального ИИ-помощника даже в частной практике.

Как?

🖥 С помощью облачного сервиса Doczilla AI.

Для работы достаточно зайти на сайт Doczilla и запустить сервис Doczilla AI. Это значит, что не нужно ничего скачивать и интегрировать с другими продуктами. Заходите и пользуйтесь.

Сервис доступен в двух вариантах:

➡️ Doczilla AI — для пользователей, желающих испытать все возможности искусственного интеллекта в работе с документами + полнофункциональный текстовый редактор + техподдержка.

➡️ Doczilla AI+ — вся мощь Doczilla AI вместе с конструктором документов.


Попробуйте Doczilla AI на своих документах бесплатно прямо сейчас →

Работали с документом и все сломалось? Поможет «История версий»!

Чтобы не запутаться в правках и избежать ошибок, в Doczilla есть «История версий» — система работы с версиями документа.

«История версий» доступна во вкладке «Совместная работа». Здесь в окне боковой панели находятся все версии документа в хронологическом порядке, а также указан автор версии и время изменения.


Что умеет «История версий»?

Показываем на гифке выше как работают разные инструменты.

➡️ Создать новую версию документа — позволяет создать новую версию документа, которая появится на боковой панели и станет текущей версией.

➡️ Восстановить версию — если в текущей версии документа появилась ошибка или она стала неактуальна, можно восстановить предыдущую.

➡️ Визуально сравнить версии — показывает документы с цветовой схемой различий, где удаленный текст зачеркнут, новый текст — подчеркнут.


〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать эту и другие функции на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить бесплатную демо-версию.

#фичи_doczilla

Как внедрить Legaltech инструмент, который выведет процессы на новый уровень, а не сломает их?

Завтра в 11:00 МСК Doczilla проведет вебинар «BANKZILLA: как внедрять инструменты для работы с документами и готовить договоры в 4 раза быстрее?».

📢 Поделимся опытом работы с 11 крупнейшими банками России.


Что вас ждет на вебинаре?

➡️ 10 шагов к внедрению legaltech-инструментов в банках: нюансы, самые распространенные ошибки и способы их не допустить.

➡️ Кейс ВТБ: как запустить и масштабировать пилотный проект?

➡️ Кейс Абсолют Банка: как увеличить количество сделок в 4 раза, не увеличивая штат сотрудников?

Узнайте секреты успешного внедрения конструкторов документов от лидеров отрасли. Регистрируйтесь прямо сейчас по ссылке

Ждем вас 31 октября в 11:00 МСК! 💼🚀

Пятничный привет! На связи команда Doczilla 👋

Сегодня расскажем о нашем осеннем релизе — небольшом, но очень важном.

Коротко:

➡️ Пользователям Doczilla открываются общие диски для хранения и обмена файлами.

➡️ Возможность сохранять значения редактируемых полей в документах при обновлении шаблона.

➡️ Новый дизайн главной панели, чтобы работа с редактором стала удобной и интуитивно понятной (спасибо за вашу обратную связь!).


Чуть подробнее:

🟣Общие диски — это специальные папки в Doczilla, где можно хранить файлы доступные отдельным командам. Еще это надежная альтернатива не очень доступным зарубежным хранилищам.

🟣Сохранение значений в редактируемых областях — теперь все значения в редактируемых областях будут автоматически сохраняться и не потеряются даже при обновлении документов.

🟣Редизайн главной панели — ваша обратная связь помогла нам переосмыслить дизайн главной панели и разгрузить его, чтобы в рабочей области под рукой осталось только самое нужное.

🟣Снятие с публикации из раздела «Шаблоны» — теперь снять шаблон с публикации можно сразу из одноименного раздела.


Полная справка с иллюстрациями:

Доступна на сайте Doczilla →

#фичи_doczilla

Единицы измерения в документе склоняются автоматически

1 рабочий день, 2 рабочих дня, 10 рабочих дней…

Эти и другие единицы измерения больше не нужно склонять и прописывать вручную, затрачивая лишнее время на заполнение и проверку. Doczilla сама подберет нужные падежи к числительным.

🔜 Чтобы настроить эту функцию, включите числовым переменным единицы измерения, как показано на видео выше. Вы сможете:

🟣заранее указать единицу измерения (указывается в единственном числе, именительном падеже);

🟣разрешить или запретить редактирование единицы измерения;

🟣скрыть единицу измерения для разных экземпляров.

Так, при заполнении вам будет достаточно указать число, а единица измерения автоматически впишется в нужном формате.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Ставьте ➕ в комментариях, чтобы получить приглашение на наше демо.

#фичи_doczilla

Как внедрять AI с умом: главные тезисы Kazakhstan Legal Forum 2023

CEO Doczilla Кирилл Буряков и управляющий партнер «Симплоер» Антон Вашкевич рассказали юристам, какими бывают AI-решения для автоматизации и упрощения legal-функции. А также как правильно подготовиться к внедрению в своей компании.


Мы собрали для вас главные тезисы в удобной статье:

➡️ С чего начать внедрение искусственного интеллекта?

➡️ Какие есть виды ИИ-помощников?

➡️ Как подготовиться к внедрению AI?

➡️ Как юристу применять AI в работе с документами?


Интересно, как это работает на практике? Вы можете протестировать AI-помощника юриста от Doczilla прямо сейчас →

Калькуляторы в сторону — все расчеты в документах производятся автоматически

В Doczilla много инструментов, позволяющих в разы сократить время создания документов. Один из них — настройка формул. С их помощью пользователь просто вносит исходные данные, а система делает расчеты и добавляет результат в текст документа в нужном формате. Мгновенно и без ошибок.

Для автоматического расчета нужно настроить формулу в соответствующей переменной, а затем настроить форматирование переменной. Для удобства у каждой формулы есть системные наименования переменных — идентификаторы. Идентификатору можно задать любое наименование для удобного использования в формулах.

🔜 На видео для примера показана настройка расчета НДС.
Здесь переменная общей суммы с идентификатором d1 превратилась в summa, а переменная ставки НДС с идентификатором d2 в NDS.
Так, с помощью простой формулы summa/(100+NDS)*NDS, мы получаем автоматически расчет суммы НДС.
В тексте он появляется уже с заданной расшифровкой и валютой.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
📎 Хотите попробовать функции Doczilla на своих документах? Оставьте ➕ в комментариях, чтобы получить приглашение на наше демо.

#фичи_doczilla