Еще более эффективная и удобная работа с комментариями!
Всем привет! 👋
И снова с вами техподдержка #Okdesk 🔊 Продолжаем делиться полезностями в нашей рубрике #лайфхаки.
Сегодня речь пойдет о том, без чего не обходится выполнение ни одной заявки - комментариях. А что же про них рассказывать, спросите вы? Мы все же попробуем, возможно, кого-то удивить, а кому-то напомнить про некоторые “фишки” 😉
Упоминания и менее формальное общение
Бывают случаи, когда в процессе выполнения заявки необходимо привлечь кого-то из коллег - с просьбой помочь, передать важную информацию и т.д. Сделать это просто.
С помощью символа @ (а в вебе еще и через знак “+”) в комментарии можно отметить нужного сотрудника. При указании “@” или “+” откроется список для выбора. Далее вводим символы (кстати контекстный поиск "упоминаемого" работает по ФИО, по логину и по электронной почте) чтобы найти сотрудника по ФИО и выбираем его из списка. А можно упомянуть сразу группу сотрудников.
Экономия времени и отсутствие лишних кликов - ведь не придется отмечать каждого сотрудника по отдельности. Такое мы любим! 👍
Чтобы сделать обращение менее официальным, отредактируйте ФИО выбранного пользователя в конструкции-упоминании, например, оставив только имя.
Упоминания контактных лиц и коллег
Необходимо уведомить руководителя компании-клиента о ходе работ? Такая возможность тоже имеется ✅ В комментарии можно "тегнуть" любого контакта компании, с которой связана заявка.
Но и это еще не все! Контактные лица по умолчанию могут отмечать своих коллег в комментариях к заявке в клиентском портале и приложении. Помимо этого есть возможность разрешить контактам упоминать сотрудников.
Опция включается в разделе Настройки / Клиентский портал.
Если ее включить, клиенты смогут отмечать в комментариях не только контактов своей компании, но и сотрудников сервисной службы (в зависимости от выбранной в настройке категории).
Отмеченные в комментариях пользователи получат уведомления и смогут ответить в заявке.
Ссылки на заявки
А знаете ли вы про возможность указать ссылку на заявку в тексте комментария?
Для этого нужно 👉 прямо в комментарии использовать символ "#" и номер заявки без пробела. После публикации комментария, конструкция автоматически заменяется ссылкой на соответствующую заявку. Быстро и удобно!😏
👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, но не обо всём
🥱 — Знал про все лайфхаки
Всем привет! 👋
И снова с вами техподдержка #Okdesk 🔊 Продолжаем делиться полезностями в нашей рубрике #лайфхаки.
Сегодня речь пойдет о том, без чего не обходится выполнение ни одной заявки - комментариях. А что же про них рассказывать, спросите вы? Мы все же попробуем, возможно, кого-то удивить, а кому-то напомнить про некоторые “фишки” 😉
Упоминания и менее формальное общение
Бывают случаи, когда в процессе выполнения заявки необходимо привлечь кого-то из коллег - с просьбой помочь, передать важную информацию и т.д. Сделать это просто.
С помощью символа @ (а в вебе еще и через знак “+”) в комментарии можно отметить нужного сотрудника. При указании “@” или “+” откроется список для выбора. Далее вводим символы (кстати контекстный поиск "упоминаемого" работает по ФИО, по логину и по электронной почте) чтобы найти сотрудника по ФИО и выбираем его из списка. А можно упомянуть сразу группу сотрудников.
Экономия времени и отсутствие лишних кликов - ведь не придется отмечать каждого сотрудника по отдельности. Такое мы любим! 👍
Чтобы сделать обращение менее официальным, отредактируйте ФИО выбранного пользователя в конструкции-упоминании, например, оставив только имя.
Упоминания контактных лиц и коллег
Необходимо уведомить руководителя компании-клиента о ходе работ? Такая возможность тоже имеется ✅ В комментарии можно "тегнуть" любого контакта компании, с которой связана заявка.
Но и это еще не все! Контактные лица по умолчанию могут отмечать своих коллег в комментариях к заявке в клиентском портале и приложении. Помимо этого есть возможность разрешить контактам упоминать сотрудников.
Опция включается в разделе Настройки / Клиентский портал.
Если ее включить, клиенты смогут отмечать в комментариях не только контактов своей компании, но и сотрудников сервисной службы (в зависимости от выбранной в настройке категории).
Отмеченные в комментариях пользователи получат уведомления и смогут ответить в заявке.
Ссылки на заявки
А знаете ли вы про возможность указать ссылку на заявку в тексте комментария?
Для этого нужно 👉 прямо в комментарии использовать символ "#" и номер заявки без пробела. После публикации комментария, конструкция автоматически заменяется ссылкой на соответствующую заявку. Быстро и удобно!😏
👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, но не обо всём
🥱 — Знал про все лайфхаки
🔥12🤔5🥱4👍3
Скоро мы планируем провести вебинар, посвящённый работе со 📦Складом в Okdesk — подробности о дате и времени сообщим дополнительно.
А пока приглашаем вас пройти небольшой опрос:
— если вы уже используете Склад, это поможет нам лучше понять, какие сценарии стоит разобрать подробнее и вы можете поделиться задачами которые не удается решить сейчас;
— если только планируете использовать — расскажите, что для вас важно, и мы постараемся подготовить полезный разбор.
Опрос в свободной форме можно пройти по ссылке.
Спасибо! 🥰
А пока приглашаем вас пройти небольшой опрос:
— если вы уже используете Склад, это поможет нам лучше понять, какие сценарии стоит разобрать подробнее и вы можете поделиться задачами которые не удается решить сейчас;
— если только планируете использовать — расскажите, что для вас важно, и мы постараемся подготовить полезный разбор.
Опрос в свободной форме можно пройти по ссылке.
Спасибо! 🥰
🔥9👍2
Как выстроить управление сервисной компанией? От хаоса и демпинга к системе и прибыли
Обсудили проблематику сервисного бизнеса и варианты решения.
Спойлер: чудес и серебряных пуль нет, но есть понятные варианты.
За более подробной информацией милости просим на первый и эксклюзивный для России и рынка курс по управлению сервисной компанией https://learn.okdesk.ru/
p.s. напоминаем, что клиенты Okdesk имеют возможность пройти курс со скидкой до 40%. Нужно только спросить об этом ваших менеджеров и указать соответствующий промокод
Обсудили проблематику сервисного бизнеса и варианты решения.
Спойлер: чудес и серебряных пуль нет, но есть понятные варианты.
За более подробной информацией милости просим на первый и эксклюзивный для России и рынка курс по управлению сервисной компанией https://learn.okdesk.ru/
p.s. напоминаем, что клиенты Okdesk имеют возможность пройти курс со скидкой до 40%. Нужно только спросить об этом ваших менеджеров и указать соответствующий промокод
RUTUBE
Как выстроить управление сервисной компанией: от хаоса и демпинга к системе и прибыли
Где учиться управлять сервисом?
На совместном курсе Okdesk и Cleverics «Управление сервисной компанией».
Для всех слушателей доступен промокод на скидку 4000 руб. — WEBINAR
Узнать подробности о курсе и зарегистрироваться — https://learn.okdesk.ru?utm_so…
На совместном курсе Okdesk и Cleverics «Управление сервисной компанией».
Для всех слушателей доступен промокод на скидку 4000 руб. — WEBINAR
Узнать подробности о курсе и зарегистрироваться — https://learn.okdesk.ru?utm_so…
🔥8
Как Okdesk может сохранить ваше душевное спокойствие? 🧘🏻
И снова наша техподдержка шлет всем свой зеленый привет✔️ А значит у нас очередной выпуск полезностей в рубрике #лайфхаки.
И сегодня поговорим про сохранение душевного спокойствия. А, если точнее, о том, как снизить риск несанкционированного доступа к учетным записям сотрудников. Ну или, выражаясь "простым языком", про настройку сложности паролей и двухфакторную аутентификацию.
Сложность паролей
Сейчас чем длиннее и сложнее пароль, тем он надежнее. Считается, что хороший пароль состоит из не менее чем 16 символов и включает в себя комбинацию символов, цифр и букв в разном регистре.
Все это можно задать и в Okdesk в разделе Настройки / Общие настройки системы в полях "Сложность пароля" и "Минимальная длина пароля".
Использование сложных паролей увеличивает время, которое необходимо злоумышленнику для подбора пароля, но не отменяет необходимости использования других мер безопасности.
🤓Поэтому переходим к следующему пункту нашей мини-лекции.
Двухфакторная аутентификация
Для входа в Okdesk сотруднику требуется ввести логин и пароль. А вдругкакой-то плохой человек злоумышленник или уволенный со скандалом ваш бывший коллега узнал пароль от учетной записи сотрудника😳 и планирует наделать в аккаунте лишних действий?
Чтобы этого не допустить, администратор аккаунта может предварительно включить опцию "Двухфакторная аутентификация для сотрудников" в разделе Настройки / Общие настройки системы.
В таком случае после ввода верных логина и пароля, система отправит на почту сотрудника проверочный одноразовый числовой код, который тоже нужно будет ввести для авторизации.
Чтобы еще больше повысить безопасность учетных записей, рекомендуем включить "двухфакторку" и для почтовых ящиков сотрудников. Тогда даже 🐭 не проскользнет незамеченной.
Надеемся, что сделали вашу жизнь чуть менее тревожной🩹
👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, только о паролях/авторизации
🥱 — Знал про оба лайфхака
И снова наша техподдержка шлет всем свой зеленый привет
И сегодня поговорим про сохранение душевного спокойствия. А, если точнее, о том, как снизить риск несанкционированного доступа к учетным записям сотрудников. Ну или, выражаясь "простым языком", про настройку сложности паролей и двухфакторную аутентификацию.
Сложность паролей
Сейчас чем длиннее и сложнее пароль, тем он надежнее. Считается, что хороший пароль состоит из не менее чем 16 символов и включает в себя комбинацию символов, цифр и букв в разном регистре.
Все это можно задать и в Okdesk в разделе Настройки / Общие настройки системы в полях "Сложность пароля" и "Минимальная длина пароля".
Использование сложных паролей увеличивает время, которое необходимо злоумышленнику для подбора пароля, но не отменяет необходимости использования других мер безопасности.
🤓Поэтому переходим к следующему пункту нашей мини-лекции.
Двухфакторная аутентификация
Для входа в Okdesk сотруднику требуется ввести логин и пароль. А вдруг
Чтобы этого не допустить, администратор аккаунта может предварительно включить опцию "Двухфакторная аутентификация для сотрудников" в разделе Настройки / Общие настройки системы.
В таком случае после ввода верных логина и пароля, система отправит на почту сотрудника проверочный одноразовый числовой код, который тоже нужно будет ввести для авторизации.
Чтобы еще больше повысить безопасность учетных записей, рекомендуем включить "двухфакторку" и для почтовых ящиков сотрудников. Тогда даже 🐭 не проскользнет незамеченной.
Надеемся, что сделали вашу жизнь чуть менее тревожной
👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, только о паролях/авторизации
🥱 — Знал про оба лайфхака
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🥱5🤔4🔥1
Работа с ⏰трудозатратами в 📱приложении в режиме off-line
При работе с заявками важно указывать ⏰потраченное на работу время. Для этого в Okdesk есть функциональность учета трудозатрат. Трудозатраты можно списывать как в веб-интерфейсе, так и в 📱мобильном приложении, где теперь появилась возможность списания трудозатрат при отсутствии интернета — в режиме off-line.
При работе с заявками важно указывать ⏰потраченное на работу время. Для этого в Okdesk есть функциональность учета трудозатрат. Трудозатраты можно списывать как в веб-интерфейсе, так и в 📱мобильном приложении, где теперь появилась возможность списания трудозатрат при отсутствии интернета — в режиме off-line.
🔥15
Заглянули к одному из наших клиентов, чтобы показать вам цифровизацию изнутри.
Как управляют топовыми объектами недвижимости в 2025 году: опыт ВЭБ.Центр
Небольшой, но невероятно насыщенный репортаж.
Смотреть на:
Rutube
VK Видео
Если понравилось, поставьте реакцию прямо к видео на платформе
#Okdesk #ВЭБЦентр_Событий
Как управляют топовыми объектами недвижимости в 2025 году: опыт ВЭБ.Центр
Небольшой, но невероятно насыщенный репортаж.
Смотреть на:
Rutube
VK Видео
Если понравилось, поставьте реакцию прямо к видео на платформе
#Okdesk #ВЭБЦентр_Событий
🔥14❤3👍1
Который час ⌚️?
Время не упустить важные события по заявкам в #Okdesk и небольшого перерыва от тех. поддержки☕️
Подготовили для вас очередной пост с полезностями и готовы представить новую порцию в рубрике #лайфхаки.
Что включает в себя качественное обслуживание? Уверены, у каждой компании свои приоритеты. Но клиенты точно оценят, когда сотрудником сервисной службы по заявке предоставлено быстрое решение, а неисправность устранена в срок😉
Чтобы не пропустить новую заявку, ответ клиента и соблюсти плановые сроки выполнения, в помощь исполнителям есть, помимо прочего, лента событий. Да-да, про нее почему-то многие из вас забывают!
Для перехода в ленту необходимо нажать на значок 🔔 в веб-интерфейсе (в правом верхнем углу) или в приложении исполнителя (на панели снизу). А что она "может", кроме очевидной пользы?
Индивидуальная настройка уведомлений
Оказывается, содержимое ленты уведомлений можно настраивать в веб-версии по нажатию на значок ⚙️. Так сотрудник сможет указать, какие уведомления по заявкам он будет получать в вебе и в виде push уведомлений в мобильном приложении. 😳 Да-да!
📌Лента уведомлений в веб-интерфейсе синхронизируется с мобильным приложением исполнителя. И если уведомление о событии отключено в вебе, то и в приложении пуш не придет.
Для веб-интерфейса по каждому типу события можно включить / отключить всплывающие уведомления и звук. При включенных опциях на странице с Okdesk у сотрудника будут появляться окошки с информацией о новом событии. В зависимости от типа события все всплывающие уведомления имеют свое обозначение - пиктограмму - она позволяет сотруднику “в моменте” определить, какое изменение произошло с заявкой. А при нажатии на “всплывашку” откроется карточка соответствующей заявки. Ни одно уведомление не останется незамеченным 👀!
При получении нового уведомления в вебе и приложении, на значке колокольчика будет отображаться количество непросмотренных сообщений. Для “прочтения” отдельного уведомления, необходимо нажать на значок ✉️ справа. А чтобы не прокликивать каждое событие, есть возможность прочитать все уведомления “в один клик”. Удобство да и только! 😎
📌Основные настройки для push-уведомлений в мобильном приложении сотрудника (включение / отключение звука, вибрации, выбор мелодии) осуществляются в интерфейсе приложения.
Персональный “задачник” по заявкам
В веб версии ленты событий Okdesk есть удобная функция просмотра данных по событию (к примеру, текста комментария, оценки за выполнение работ), не переходя в карточку заявки. Легким движением руки наводим курсор на уведомление в ленте для появления дополнительной информации.
Но часто бывает, что при просмотре уведомления, требуется больше времени на ответ клиенту или к какому-то событию хотелось бы вернуться позже, чтобы отреагировать на него. Неужели и это можно сделать?
Для таких случаев сотрудник может помечать уведомление “К исполнению” 🚩как персональную задачу. А затем с помощью фильтра просматривать список важных задач, обрабатывать их и ставить пометку о выполнении ✅.
📌Так как все события в ленте синхронизируются - ставить себе задачи “в работу” и отмечать их выполнение можно как в вебе, так и в приложении.
👍 — Да ладно?! Не знал об этом
🤔 — Знал, только, что лента событий "синхронизируется" с push-ами в мобильном/ про "задачник"
🥱 — Знал про оба лайфхака
Время не упустить важные события по заявкам в #Okdesk и небольшого перерыва от тех. поддержки☕️
Подготовили для вас очередной пост с полезностями и готовы представить новую порцию в рубрике #лайфхаки.
Что включает в себя качественное обслуживание? Уверены, у каждой компании свои приоритеты. Но клиенты точно оценят, когда сотрудником сервисной службы по заявке предоставлено быстрое решение, а неисправность устранена в срок😉
Чтобы не пропустить новую заявку, ответ клиента и соблюсти плановые сроки выполнения, в помощь исполнителям есть, помимо прочего, лента событий. Да-да, про нее почему-то многие из вас забывают!
Для перехода в ленту необходимо нажать на значок 🔔 в веб-интерфейсе (в правом верхнем углу) или в приложении исполнителя (на панели снизу). А что она "может", кроме очевидной пользы?
Индивидуальная настройка уведомлений
Оказывается, содержимое ленты уведомлений можно настраивать в веб-версии по нажатию на значок ⚙️. Так сотрудник сможет указать, какие уведомления по заявкам он будет получать в вебе и в виде push уведомлений в мобильном приложении. 😳 Да-да!
📌Лента уведомлений в веб-интерфейсе синхронизируется с мобильным приложением исполнителя. И если уведомление о событии отключено в вебе, то и в приложении пуш не придет.
Для веб-интерфейса по каждому типу события можно включить / отключить всплывающие уведомления и звук. При включенных опциях на странице с Okdesk у сотрудника будут появляться окошки с информацией о новом событии. В зависимости от типа события все всплывающие уведомления имеют свое обозначение - пиктограмму - она позволяет сотруднику “в моменте” определить, какое изменение произошло с заявкой. А при нажатии на “всплывашку” откроется карточка соответствующей заявки. Ни одно уведомление не останется незамеченным 👀!
При получении нового уведомления в вебе и приложении, на значке колокольчика будет отображаться количество непросмотренных сообщений. Для “прочтения” отдельного уведомления, необходимо нажать на значок ✉️ справа. А чтобы не прокликивать каждое событие, есть возможность прочитать все уведомления “в один клик”. Удобство да и только! 😎
📌Основные настройки для push-уведомлений в мобильном приложении сотрудника (включение / отключение звука, вибрации, выбор мелодии) осуществляются в интерфейсе приложения.
Персональный “задачник” по заявкам
В веб версии ленты событий Okdesk есть удобная функция просмотра данных по событию (к примеру, текста комментария, оценки за выполнение работ), не переходя в карточку заявки. Легким движением руки наводим курсор на уведомление в ленте для появления дополнительной информации.
Но часто бывает, что при просмотре уведомления, требуется больше времени на ответ клиенту или к какому-то событию хотелось бы вернуться позже, чтобы отреагировать на него. Неужели и это можно сделать?
Для таких случаев сотрудник может помечать уведомление “К исполнению” 🚩как персональную задачу. А затем с помощью фильтра просматривать список важных задач, обрабатывать их и ставить пометку о выполнении ✅.
📌Так как все события в ленте синхронизируются - ставить себе задачи “в работу” и отмечать их выполнение можно как в вебе, так и в приложении.
👍 — Да ладно?! Не знал об этом
🤔 — Знал, только, что лента событий "синхронизируется" с push-ами в мобильном/ про "задачник"
🥱 — Знал про оба лайфхака
🔥5👍4🥱4
Какие тайны хранит в себе карточка заявки? 🫣
Привет-привет! На связи техподдержка #Okdesk и наша еженедельная рубрика #лайфхаки
Сегодня у нас немного таинственный выпуск или выпуск по итогам прочтения которого, каждый из вас почувствует себя детективом!
История изменений комментариев
Многие знают, что при наличии прав в Okdesk можно редактировать комментарий к заявке. Но далеко не все знают, что мы это всё записываем и бережно храним. В отдельном "окошке" 🕵🏼♂️.
"Окошко" не простое и скрыто от посторонних глаз. Где его найти?
Если комментарий был отредактирован, то в нижнем правом углу окна с комментарием отображается надпись "Отредактировано". Эта надпись - "портал" (ссылка) в мир истории изменений комментария. В этой истории всегда видно кто, что и когда поменял 👀.
📌"История" полезна во множестве случаев. Например, когдаподозреваемый исполнитель утверждает что он с самого начала разместил публичный комментарий, и клиент был своевременно оповещен о работах. Но в истории мы увидим, что на самом деле комментарий был размещен приватным и по этой причине клиент не получил оповещение о нем. Или, например, когда клиент жалуется, что ему в ответе нагрубили, а в переписке на "сейчас" всё чинно-благородно!
❗️Кстати, просмотр истории редактирования комментариев отдельное настраиваемое право доступа. То есть его, это право можно скрыть или, наоборот, предоставить для конкретных ролей. Напоминаем, что права доступа сотрудников регулируются в разделе Настройки / Роли и права доступа. Но вы это и сами знаете уже👌 .
Поиск удаленных комментариев 🧐
Что делать, если комментарий был не просто отредактирован, а совсем удален?
Об этом можно узнать из истории заявки (это отдельная кнопка, которая находится в нижнем правом углу карточки заявки).
Более того, 👀 если нажать на слово "Комментарий" в названии события в истории, то отобразится собственно сам комментарий, который удалили. 😳
Уже почувствовали себя детективом? 😎
Тогда крайний на сегодня инструмент для закрепления успеха.👀
Старое "Описание" заявки
В историю заявки мы записываем не просто действия по изменению описания заявки, а еще и, например, предыдущее значение поля "Описание". Чтобы его увидеть нужно кликнуть мышкой на слова "Старое значение" в строке с этим событием. Да-да, это тоже ссылка 🙂↕️.
Если ваше личное расследование произошедшего в Okdesk зашло в тупик и нужна помощь, то мы всегда готовы помочь разобраться🍀
👍 — Теперь я настоящий детектив! Не знал об этом
🤔 — Есть куда стремиться. Знал, только про что-то одно
🥱 — Знал про все 3 возможности
Привет-привет! На связи техподдержка #Okdesk и наша еженедельная рубрика #лайфхаки
Сегодня у нас немного таинственный выпуск или выпуск по итогам прочтения которого, каждый из вас почувствует себя детективом!
История изменений комментариев
Многие знают, что при наличии прав в Okdesk можно редактировать комментарий к заявке. Но далеко не все знают, что мы это всё записываем и бережно храним. В отдельном "окошке" 🕵🏼♂️.
"Окошко" не простое и скрыто от посторонних глаз. Где его найти?
Если комментарий был отредактирован, то в нижнем правом углу окна с комментарием отображается надпись "Отредактировано". Эта надпись - "портал" (ссылка) в мир истории изменений комментария. В этой истории всегда видно кто, что и когда поменял 👀.
📌"История" полезна во множестве случаев. Например, когда
❗️Кстати, просмотр истории редактирования комментариев отдельное настраиваемое право доступа. То есть его, это право можно скрыть или, наоборот, предоставить для конкретных ролей. Напоминаем, что права доступа сотрудников регулируются в разделе Настройки / Роли и права доступа. Но вы это и сами знаете уже
Поиск удаленных комментариев 🧐
Что делать, если комментарий был не просто отредактирован, а совсем удален?
Об этом можно узнать из истории заявки (это отдельная кнопка, которая находится в нижнем правом углу карточки заявки).
Более того, 👀 если нажать на слово "Комментарий" в названии события в истории, то отобразится собственно сам комментарий, который удалили. 😳
Уже почувствовали себя детективом? 😎
Тогда крайний на сегодня инструмент для закрепления успеха.
Старое "Описание" заявки
В историю заявки мы записываем не просто действия по изменению описания заявки, а еще и, например, предыдущее значение поля "Описание". Чтобы его увидеть нужно кликнуть мышкой на слова "Старое значение" в строке с этим событием. Да-да, это тоже ссылка 🙂↕️.
Если ваше личное расследование произошедшего в Okdesk зашло в тупик и нужна помощь, то мы всегда готовы помочь разобраться
👍 — Теперь я настоящий детектив! Не знал об этом
🤔 — Есть куда стремиться. Знал, только про что-то одно
🥱 — Знал про все 3 возможности
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍8🥱6🔥5❤1
В разделе "Настройки \ Email-оповещения \ Лог email-оповещений" есть журнал отправки всех ✉️email-уведомлений из Okdesk. В нем удобно отслеживать статус отправки оповещений и отлавливать ошибки доставки. А теперь в этом логе появилась возможность 📥выгрузки ошибок в excel — это удобно, когда есть необходимость в пересылке лога 🛠администратору почтового сервера.
👍9🔥5❤3👎1😢1
Один из самых популярных модулей
В эфире рубрика #лайфхаки от техподдержки #Okdesk. И сегодня мы решили вспомнить про один из ваших самых любимых и активно используемых модулей "Чек-листы" ✅
Кстати, у некоторых клиентов в шаблонах чек-листов десятки и даже сотни "строк" 😳
Чек-листы действительно очень функциональный и полезный модуль. Они помогают:
🟢 исполнителям структурировать работу и сделать ее быстрее;
🟢 с минимальными сроками вовлекать в работу новых сотрудников и в меньшей степени зависеть от их компетенций (когда всё, что нужно сделать с тем или иным оборудованием "зашито" в системе, риск ошибиться - меньше);
🟢 минимизировать или даже исключить конфликтные ситуации с клиентом. Ну а если они произошли - объективно найти, кто и где ошибся (когда всё запротоколировано, фотоотчеты есть, все необходимые параметры зафиксированы - разобраться легче);
🟢 автоматизировать проектную деятельность и сложные процессы, как, например, открытие веранд в сети Кофемания
Кроме того, чек-листы "интегрированы" в мобильное приложение исполнителя, а с недавнего времени доступны в оффлайн.
Но у этого модуля есть и пара интересных, часто забываемых вами возможностей. Рассказываем!😎
Массовое добавление пунктов чек-листа
Пункты чек-листа в шаблон или заявку можно добавлять не только построчно и по одному. Их можно добавить списком буквально в одно действие, скопировав из другого документа.
Иначе говоря, сотрудник набросал перечень пунктов, например, в заметках, скопировал его, вставил в поле создания пункта чек-листа и нажал кнопку "Добавить".
Вжух✨ пункты добавлены, время сэкономлено.
Прогресс выполнения чек-листов
Когда в чек-листе заявки много пунктов полезно следить за прогрессом их выполнения. Это особенно важно, когда разные "действия" по ходу решения заявки должны выполнять разные ответственные.
Оказывается, в Okdesk есть отображение прогресса на общем списке заявок 😮
Для того, чтобы его увидеть, нужно зайти в раздел настроек отображения списка заявок через "шестеренку" (в правом верхнем углу списка) и отметить в открывшемся перечне параметр "Прогресс". Для удобства не забудьте перенести это поле "повыше", чтобы оно отображалось вместе с другими ключевыми полями.
После этого на общем списке появляется новый столбец, где вы можете следить за процентом выполнения пунктов чек-листа в заявках. Получается, тут тоже "вжух"?!✨
👍 — Да ладно?! Не знал об этом
🤔 — Знал, только про вставку пунктов / про шкалу прогресса чек-листа
🥱 — Знал про оба лайфхака
В эфире рубрика #лайфхаки от техподдержки #Okdesk. И сегодня мы решили вспомнить про один из ваших самых любимых и активно используемых модулей "Чек-листы" ✅
Кстати, у некоторых клиентов в шаблонах чек-листов десятки и даже сотни "строк" 😳
Чек-листы действительно очень функциональный и полезный модуль. Они помогают:
Кроме того, чек-листы "интегрированы" в мобильное приложение исполнителя, а с недавнего времени доступны в оффлайн.
Но у этого модуля есть и пара интересных, часто забываемых вами возможностей. Рассказываем!
Массовое добавление пунктов чек-листа
Пункты чек-листа в шаблон или заявку можно добавлять не только построчно и по одному. Их можно добавить списком буквально в одно действие, скопировав из другого документа.
Иначе говоря, сотрудник набросал перечень пунктов, например, в заметках, скопировал его, вставил в поле создания пункта чек-листа и нажал кнопку "Добавить".
Вжух
Прогресс выполнения чек-листов
Когда в чек-листе заявки много пунктов полезно следить за прогрессом их выполнения. Это особенно важно, когда разные "действия" по ходу решения заявки должны выполнять разные ответственные.
Оказывается, в Okdesk есть отображение прогресса на общем списке заявок 😮
Для того, чтобы его увидеть, нужно зайти в раздел настроек отображения списка заявок через "шестеренку" (в правом верхнем углу списка) и отметить в открывшемся перечне параметр "Прогресс". Для удобства не забудьте перенести это поле "повыше", чтобы оно отображалось вместе с другими ключевыми полями.
После этого на общем списке появляется новый столбец, где вы можете следить за процентом выполнения пунктов чек-листа в заявках. Получается, тут тоже "вжух"?!
👍 — Да ладно?! Не знал об этом
🤔 — Знал, только про вставку пунктов / про шкалу прогресса чек-листа
🥱 — Знал про оба лайфхака
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍7🔥5🤔5🥱3
В Okdesk есть классный 🚀Telegram-бот, который позволяет принимать заявки от клиентов через соответствующий мессенджер. При ответе пользователям, ссылки на заявки в Okdesk содержат авторизационные токены, которые позволяют перейти в систему без ввода логина и пароля.
Но пользователи могут переслать сообщение другому пользователю — тем самым "передать" доступ в систему стороннему человеку под своей учетной записью.
С одной стороны — токенизация удобна. С другой стороны — при необдуманных действиях пользователей может скомпрометировать их учетные записи.
Поэтому мы предоставили выбор и сделали токенизацию ссылок в Telegram-боте настраиваемой. Администратор системы может самостоятельно выбрать, токенизировать ссылки в Telegram-боте или нет.
Но пользователи могут переслать сообщение другому пользователю — тем самым "передать" доступ в систему стороннему человеку под своей учетной записью.
С одной стороны — токенизация удобна. С другой стороны — при необдуманных действиях пользователей может скомпрометировать их учетные записи.
Поэтому мы предоставили выбор и сделали токенизацию ссылок в Telegram-боте настраиваемой. Администратор системы может самостоятельно выбрать, токенизировать ссылки в Telegram-боте или нет.
🔥14🥱1
Клиентский портал и парочка неочевидных возможностей
Вторник. Что это значит? На связи тех. поддержка #Okdesk ✌️и новый пост в нашей рубрике #лайфхаки.
Несмотря на то, что мобильное приложение наступает "на пятки", "Клиентский портал" стабильно входит в ТОП-3 самых популярных каналjd регистрации заявок. Вот подтверждение!
Сегодня напомним про возможность самостоятельной регистрации контактных лиц в "Клиентском портале". Расскажем как выглядит процесс и какие тайные и не очень функции в нем есть 🔎 Готовы? Тогда начнем!😎
Разрешить контактам самостоятельную регистрацию можно в разделе "Настройки" / "Клиентский портал". Если опция включена, на форме входа в Okdesk появится кнопка-ссылка “Зарегистрироваться”.
При нажатии на нее откроется форма с полями, которые клиенту необходимо заполнить. А именно - Фамилия, Имя, Отчество, Электронная почта (будет использоваться как логин). Кроме того, отображаются поля, указанные в параметре “Атрибуты на форме самостоятельной регистрации контакта” раздела Настройки / Клиентский портал.
🟢 К выбору доступны как системные атрибуты карточек контактов - Мобильный телефон, Телефон, Должность, так и дополнительные атрибуты.
После заполнения всех полей и подтверждения регистрации, на указанную клиентом почту отправляется письмо с активационной ссылкой. При переходе по ней пользователь попадет на карточку созданного в системе контакта и сможет задать себе пароль для входа в клиентский портал. Готово, доступ получен! 👌
Автоматическая привязка контакта к компании
В карточке компании есть поле “Сайт”, которое служит не только для хранения адреса компании в сети интернет, но и выполняет важную функцию. При самостоятельной регистрации в клиентском портале осуществляется проверка: если домен почты контактного лица совпадает с доменом сайта определенной компании, то контакт автоматически создается в привязке к этой компании. Вот такая магия! 💫
Уведомления сотрудников при регистрации новых контактов
После регистрации клиента в системе часто требуется задать индивидуальные права доступа или привязать контакта к определенным объектам обслуживания. А как же сотрудники узнают о том, что в системе кто-то зарегистрировался? Спешим успокоить 🫶
В разделе "Настройки" / "Клиентский портал" есть отдельный параметр. В нем можно указать роли сотрудников, которым будут приходить оповещения о регистрации новых контактных лиц. В письме содержится ФИО и email контактного лица, название компании, а также ссылка на карточку контакта. И все под контролем, ведь это Okdesk! 🙃
Вторник. Что это значит? На связи тех. поддержка #Okdesk ✌️и новый пост в нашей рубрике #лайфхаки.
Несмотря на то, что мобильное приложение наступает "на пятки", "Клиентский портал" стабильно входит в ТОП-3 самых популярных каналjd регистрации заявок. Вот подтверждение!
Сегодня напомним про возможность самостоятельной регистрации контактных лиц в "Клиентском портале". Расскажем как выглядит процесс и какие тайные и не очень функции в нем есть 🔎 Готовы? Тогда начнем!😎
Разрешить контактам самостоятельную регистрацию можно в разделе "Настройки" / "Клиентский портал". Если опция включена, на форме входа в Okdesk появится кнопка-ссылка “Зарегистрироваться”.
При нажатии на нее откроется форма с полями, которые клиенту необходимо заполнить. А именно - Фамилия, Имя, Отчество, Электронная почта (будет использоваться как логин). Кроме того, отображаются поля, указанные в параметре “Атрибуты на форме самостоятельной регистрации контакта” раздела Настройки / Клиентский портал.
После заполнения всех полей и подтверждения регистрации, на указанную клиентом почту отправляется письмо с активационной ссылкой. При переходе по ней пользователь попадет на карточку созданного в системе контакта и сможет задать себе пароль для входа в клиентский портал. Готово, доступ получен! 👌
Автоматическая привязка контакта к компании
В карточке компании есть поле “Сайт”, которое служит не только для хранения адреса компании в сети интернет, но и выполняет важную функцию. При самостоятельной регистрации в клиентском портале осуществляется проверка: если домен почты контактного лица совпадает с доменом сайта определенной компании, то контакт автоматически создается в привязке к этой компании. Вот такая магия! 💫
Уведомления сотрудников при регистрации новых контактов
После регистрации клиента в системе часто требуется задать индивидуальные права доступа или привязать контакта к определенным объектам обслуживания. А как же сотрудники узнают о том, что в системе кто-то зарегистрировался? Спешим успокоить 🫶
В разделе "Настройки" / "Клиентский портал" есть отдельный параметр. В нем можно указать роли сотрудников, которым будут приходить оповещения о регистрации новых контактных лиц. В письме содержится ФИО и email контактного лица, название компании, а также ссылка на карточку контакта. И все под контролем, ведь это Okdesk! 🙃
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥6👍1👏1
Forwarded from Заявка закрыта
Автоматизация ≠ конец человеческому фактору
На связи Алёна, и сегодня поговорим о балансе между технологиями и людьми.
Когда обсуждают автоматизацию, часто звучит тезис: «Мы уберём человеческий фактор». Но давайте честно: полностью убрать человека из сервиса невозможно.
Автоматизация помогает, например,не терять заявки в чатах и блокнотах, фиксировать сроки, получать напоминания от системы и т. д.
То есть рутину можно отдать бездушной машине 🙂
Но человеческий фактор остаётся всегда. И это нормально.
— Инженер может подсказать клиенту, как избежать поломки в будущем и этим заслужить доверие.
— Диспетчер может проявить гибкость: перенести задачу, учесть обстоятельства клиента.
— Руководитель может принять решение не по «галочке в системе», а исходя из здравого смысла и опыта.
Проблемы начинаются тогда, когда человеческий фактор работает «вслепую» — без поддержки системы: появляются забытые заявки, сорванные сроки и бардак в работе.
Сильный сервис — это когда автоматизация убирает рутину, а человек остаётся там, где нужна эмпатия, гибкость и ответственность.
Именно сочетание «система + человек» создаёт тот сервис, который ценят клиенты 😉
На связи Алёна, и сегодня поговорим о балансе между технологиями и людьми.
Когда обсуждают автоматизацию, часто звучит тезис: «Мы уберём человеческий фактор». Но давайте честно: полностью убрать человека из сервиса невозможно.
Автоматизация помогает, например,не терять заявки в чатах и блокнотах, фиксировать сроки, получать напоминания от системы и т. д.
То есть рутину можно отдать бездушной машине 🙂
Но человеческий фактор остаётся всегда. И это нормально.
— Инженер может подсказать клиенту, как избежать поломки в будущем и этим заслужить доверие.
— Диспетчер может проявить гибкость: перенести задачу, учесть обстоятельства клиента.
— Руководитель может принять решение не по «галочке в системе», а исходя из здравого смысла и опыта.
Проблемы начинаются тогда, когда человеческий фактор работает «вслепую» — без поддержки системы: появляются забытые заявки, сорванные сроки и бардак в работе.
Сильный сервис — это когда автоматизация убирает рутину, а человек остаётся там, где нужна эмпатия, гибкость и ответственность.
Именно сочетание «система + человек» создаёт тот сервис, который ценят клиенты 😉
🔥10
Как облегчить рабочий процесс сотрудникам и помочь клиентам в решении их вопросов?
Можно ли сделать рабочее пасмурное утро продуктивным? 🥱 Надеемся, что наша рубрика #лайфхаки от тех. поддержки #Okdesk сделает его таковым 🌞 Сегодня поделимся знаниями в прямом и переносном смысле этой фразы!
Зачастую при ответе на заявку, сотрудникам приходится писать объемные инструкции для решения того или иного вопроса клиента. А иногда нужно держать в уме набор данных, которые необходимо запросить для диагностики. И чтобы эта информация не затерялась в чертогах разума 💭, в Okdesk есть раздел База знаний. В нем можно хранить различные инструкции для клиентов, решения типовых инцидентов, а также внутреннюю документацию. Для этого в Базе знаний можно добавлять разделы, статьи и прикладывать к ним файлы.
Какие еще возможности представлены в данном разделе? Рассказываем ➡️
В Базе знаний доступен блок с удобной навигацией по разделам в виде древовидной структуры. При клике на название раздела в меню, можно увидеть список вложенных в него подразделов и статей. Здесь же есть строка поиска по Базе знаний 🔍.
📌 Поиск осуществляется по названию / описанию разделов и названию / содержанию статей.
А еще можно настроить отображение списка разделов и статей, выбрав один из вариантов представления: блочное или табличное.
Права доступа к разделам и статьям Базы знаний
В Okdesk действия для работы в системе регулируются с помощью гибкой настройки прав доступа (ролевая модель и права доступа, к слову, у нас гибче, чем в некоторых системах корпоративного уровня!). И База знаний не исключение. На форме создания / редактирования (значок 📝) раздела можно задать права на создание вложенных в него разделов и статей, просмотр раздела и его содержания, редактирование раздела, редактирование и удаление вложенных статей. При этом права доступа можно разделять как по ролям сотрудников, так и включить для контактов, выбрав пункт “Контактные лица”. Кстати, если право на просмотр раздела включено только сотрудникам, для него отображается значок 🔒
Право на просмотр раздела и его содержания включает в себя дополнительные опции. Для него можно указать категории клиентов и компании, которым будет доступен раздел. Это позволяет создавать персональные разделы Базы знаний для конкретных клиентов 😳. А в клиентском портале контакту (в соответствие с настройками прав доступа) будут отображаться разделы и статьи, где он сможет найти ответы на типовые вопросы для их самостоятельного решения.
📌 Чтобы указать категории клиентов и компании, которым будет доступен раздел, необходимо в поле “Права на просмотр раздела и его содержания” выбрать пункт “Контактные лица”. И далее включить нужную опцию по уточнению прав ✅.
Но и это еще не все 😏 База знаний доступна не только в веб-интерфейсе, но и в приложениях исполнителей и клиентов 📱. А значит все инструкции будут под рукой!
Публичная База знаний
Помимо настройки доступа для зарегистрированных в системе пользователей, есть возможность сделать раздел базы знаний публичным. Для этого в правах на просмотр раздела необходимо выбрать пункт “Публичный раздел”. При включенной опции, раздел будет доступен неавторизованным в системе пользователям. Иными словами - можно создать публичную Базу знаний. За примером далеко ходить не придется 😎: вся документация Okdesk-а хранится в нашей Базе знаний и доступна публично - https://help.okdesk.ru/knowledge_base/sections.
Можно ли сделать рабочее пасмурное утро продуктивным? 🥱 Надеемся, что наша рубрика #лайфхаки от тех. поддержки #Okdesk сделает его таковым 🌞 Сегодня поделимся знаниями в прямом и переносном смысле этой фразы!
Зачастую при ответе на заявку, сотрудникам приходится писать объемные инструкции для решения того или иного вопроса клиента. А иногда нужно держать в уме набор данных, которые необходимо запросить для диагностики. И чтобы эта информация не затерялась в чертогах разума 💭, в Okdesk есть раздел База знаний. В нем можно хранить различные инструкции для клиентов, решения типовых инцидентов, а также внутреннюю документацию. Для этого в Базе знаний можно добавлять разделы, статьи и прикладывать к ним файлы.
Какие еще возможности представлены в данном разделе? Рассказываем ➡️
В Базе знаний доступен блок с удобной навигацией по разделам в виде древовидной структуры. При клике на название раздела в меню, можно увидеть список вложенных в него подразделов и статей. Здесь же есть строка поиска по Базе знаний 🔍.
📌 Поиск осуществляется по названию / описанию разделов и названию / содержанию статей.
А еще можно настроить отображение списка разделов и статей, выбрав один из вариантов представления: блочное или табличное.
Права доступа к разделам и статьям Базы знаний
В Okdesk действия для работы в системе регулируются с помощью гибкой настройки прав доступа (ролевая модель и права доступа, к слову, у нас гибче, чем в некоторых системах корпоративного уровня!). И База знаний не исключение. На форме создания / редактирования (значок 📝) раздела можно задать права на создание вложенных в него разделов и статей, просмотр раздела и его содержания, редактирование раздела, редактирование и удаление вложенных статей. При этом права доступа можно разделять как по ролям сотрудников, так и включить для контактов, выбрав пункт “Контактные лица”. Кстати, если право на просмотр раздела включено только сотрудникам, для него отображается значок 🔒
Право на просмотр раздела и его содержания включает в себя дополнительные опции. Для него можно указать категории клиентов и компании, которым будет доступен раздел. Это позволяет создавать персональные разделы Базы знаний для конкретных клиентов 😳. А в клиентском портале контакту (в соответствие с настройками прав доступа) будут отображаться разделы и статьи, где он сможет найти ответы на типовые вопросы для их самостоятельного решения.
📌 Чтобы указать категории клиентов и компании, которым будет доступен раздел, необходимо в поле “Права на просмотр раздела и его содержания” выбрать пункт “Контактные лица”. И далее включить нужную опцию по уточнению прав ✅.
Но и это еще не все 😏 База знаний доступна не только в веб-интерфейсе, но и в приложениях исполнителей и клиентов 📱. А значит все инструкции будут под рукой!
Публичная База знаний
Помимо настройки доступа для зарегистрированных в системе пользователей, есть возможность сделать раздел базы знаний публичным. Для этого в правах на просмотр раздела необходимо выбрать пункт “Публичный раздел”. При включенной опции, раздел будет доступен неавторизованным в системе пользователям. Иными словами - можно создать публичную Базу знаний. За примером далеко ходить не придется 😎: вся документация Okdesk-а хранится в нашей Базе знаний и доступна публично - https://help.okdesk.ru/knowledge_base/sections.
🔥13👍5❤3
Упрощаем работу с печатными формами
Привет-привет🍀 . Вы уже точно знаете, кто это! На связи техподдержка #Okdesk и наша рубрика #лайфхаки.
Напоминаем, что в этой рубрике мы делимся не только "скрытыми" функциями и возможностями, но и теми, про которые вы чаще всего нас спрашиваете в своих запросах!
Сегодня хотим поделиться полезными "фишками" печатных форм.
Если кто-то не знал или подзабыл, что такое печатные формы, то кратенько напомним. 📃
В процессе обслуживания периодически возникает потребность создать типовой документ: акт, счет, заказ-наряд, да хоть коммерческое предложение.
Подобные документы обычно нужно сначала заполнить, потом распечатать, отдать на подпись, и т.д. Так вот в Okdesk можно единожды создать нужный шаблон и затем автоматически формировать его в заявках (и не только) при необходимости. При этом документ уже будет заполнен данными заявки. Это и есть печатные формы.
Отправка документа печатной формы в заявку
В процессе обслуживания нередко возникает потребность отправить клиенту документ, который был сгенерирован по итогам работ по заявке.
Например, Акт выполненных работ, счет на оплату, отчет о проведенных работах и т.д.
Для этого не нужно тратить время на скачивание документа из Okdesk, отправку с почты письма клиенту с полученным файлом, добавление комментария в заявку, что файл отправлен на почту и т.д. Гораздо быстрее (быстрее даже чем мы перечисляли эти действия) можно отправить документ клиенту через заявку в Okdesk. Для этого в карточке заявки на вкладке "Печатные формы" находим нужный нам документ, нажимаем на "скрепку" 📎 и потом на "Загрузить". И всё готово - в заявку добавился файл с документом в формате pdf, а система отправила клиенту оповещение с новым файлом. И на это было потрачено буквально 2 клика и пара секунд времени 🕰
Кстати, при таком добавлении документа можно изменить название и описание файла 🤓.
Доступ клиентов к печатной форме
А знаете ли вы, что с печатными формами в заявках могут работать не только исполнители, но и ваши клиенты?! 🙂↕️(если у них, конечно, есть доступ в клиентский портал).
Для этого нужно в параметрах шаблона печатной формы в разделе Настройки / Печатные формы в поле "Доступна для ролей" отметить галочкой значение "Контактное лицо" ✔️
Тогда клиент самостоятельно сможет скачать сгенерированный документ печатной формы из заявки. И даже распечатать, подписать и отправить скан документа в офис исполнителя.😎
Кстати, аналогично можно настроить доступ клиенту и к печатной форме в карточке объекта, оборудования и статьи БЗ в аккаунте.
Про подпись документов, в том числе в мобильном приложении, и генерацию печатных форм с этой самой подписью мы расскажем в другой раз. Если, конечно, вы продолжите положительно реагировать на наши публикации ☺️
Привет-привет
Напоминаем, что в этой рубрике мы делимся не только "скрытыми" функциями и возможностями, но и теми, про которые вы чаще всего нас спрашиваете в своих запросах!
Сегодня хотим поделиться полезными "фишками" печатных форм.
Если кто-то не знал или подзабыл, что такое печатные формы, то кратенько напомним. 📃
В процессе обслуживания периодически возникает потребность создать типовой документ: акт, счет, заказ-наряд, да хоть коммерческое предложение.
Подобные документы обычно нужно сначала заполнить, потом распечатать, отдать на подпись, и т.д. Так вот в Okdesk можно единожды создать нужный шаблон и затем автоматически формировать его в заявках (и не только) при необходимости. При этом документ уже будет заполнен данными заявки. Это и есть печатные формы.
Отправка документа печатной формы в заявку
В процессе обслуживания нередко возникает потребность отправить клиенту документ, который был сгенерирован по итогам работ по заявке.
Например, Акт выполненных работ, счет на оплату, отчет о проведенных работах и т.д.
Для этого не нужно тратить время на скачивание документа из Okdesk, отправку с почты письма клиенту с полученным файлом, добавление комментария в заявку, что файл отправлен на почту и т.д. Гораздо быстрее (быстрее даже чем мы перечисляли эти действия) можно отправить документ клиенту через заявку в Okdesk. Для этого в карточке заявки на вкладке "Печатные формы" находим нужный нам документ, нажимаем на "скрепку" 📎 и потом на "Загрузить". И всё готово - в заявку добавился файл с документом в формате pdf, а система отправила клиенту оповещение с новым файлом. И на это было потрачено буквально 2 клика и пара секунд времени 🕰
Кстати, при таком добавлении документа можно изменить название и описание файла 🤓.
Доступ клиентов к печатной форме
А знаете ли вы, что с печатными формами в заявках могут работать не только исполнители, но и ваши клиенты?! 🙂↕️(если у них, конечно, есть доступ в клиентский портал).
Для этого нужно в параметрах шаблона печатной формы в разделе Настройки / Печатные формы в поле "Доступна для ролей" отметить галочкой значение "Контактное лицо" ✔️
Тогда клиент самостоятельно сможет скачать сгенерированный документ печатной формы из заявки. И даже распечатать, подписать и отправить скан документа в офис исполнителя.
Кстати, аналогично можно настроить доступ клиенту и к печатной форме в карточке объекта, оборудования и статьи БЗ в аккаунте.
Про подпись документов, в том числе в мобильном приложении, и генерацию печатных форм с этой самой подписью мы расскажем в другой раз. Если, конечно, вы продолжите положительно реагировать на наши публикации ☺️
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍14🔥12🤯1🥱1
Скрытые возможности карточки заявки - 2 🧐
Если вы внимательно следите за нашей традиционной рубрикой #лайфхаки, то помните, что не так давно мы рассказывали о "скрытых" возможностях карточки заявки. Мы, техподдержка #Okdesk, подготовили для вас "вторую порцию".
Email-информация по заявке
Вы прекрасно знаете, что в Okdesk создать заявку можно разными способами. Клиенты могут выбрать для себя наиболее удобный способ подачи обращения:
🟢 клиентский портал;
🟢 мобильное приложение для заявителя (а в нем, кроме всего прочего есть механизм считывания QR-кода);
🟢 написать на электронную почту техподдержки (а Okdesk еще и обработает входящее сообщение по заданному алгоритму и "распарсит" письмо, автоматически заполнив нужные параметры заявки);
🟢 телеграм-бот;
🟢 публичный QR код и другие варианты.
Способ регистрации фиксируется в карточке заявки в одноименном поле и отмечен соответствующим каналу значком. Если заявка пришла с почты, то в способе регистрации отображается значок ✉️ и он там не только для красоты. Кликнув на него, можно увидеть адрес отправителя, с которого пришло письмо, адреса получателей и адреса из “Копии” письма. Если понадобится посмотреть исходную информацию, например, адрес, с которого приходит надоедливый “спам”, вы знаете куда нажимать 💁♂️.
❇️ И еще одна важная особенность создания заявок по email - привязка контактов к компании по домену почты. Контакты, которые отправляют заявки с почты, совпадающей по домену с сайтом в карточке какой-либо компании, автоматически привяжутся к этой компании.
Создание заявки из комментария
Сталкивались ли вы с ситуациями, когда клиенты пишут в уже закрытую заявку? Например, мы можем уверенно ответить - да, и бывает это часто 😀.
Варианты дальнейших действий зависят от ваших бизнес-процессов. Например, можно вернуть заявку в работу, а еще есть возможность создать новую заявку по комментарию клиента.
Для этого нажимаем на троеточие рядом с временем добавления комментария и выбираем нужный нам пункт. При этом Okdesk на форме создания заявки заполнит автора комментария как контактное лицо заявки вместе с компанией. Описание будет заполнено текстом комментария. А файлы, если были приложены к комментарию, скопируются в новую заявку.
При создании заявки в описание добавится строка “Заявка создана по комментарию из заявки NNN” (где NNN - номер исходной заявки и является ссылкой на ее карточку).
В текст комментария, из которого была создана заявка, добавится строка “По комментарию была создана заявка NNN” (где NNN - номер новой заявки и является ссылкой на ее карточку). Так будет понятно, что вопрос на контроле ✍️ и комментарий клиента не остался без ответа.
Просмотр контактов исполнителя в заявке
Иногда может возникнуть ситуация, когда клиенту необходимо связаться с исполнителем по вопросу выполнения работ. Или сотрудник долгое время не отвечает в заявке и нужнонапомнить о себе узнать его контактные данные. Посмотреть их можно в клиентском портале и в моб. приложении для заявителей, нажав на ФИО ответственного за заявку. В открывшемся окне появится электронная почта и телефон сотрудника.
❇️ Добавим, что за отображение ответственного в заявке для контактов отвечает отдельная опция в разделе “Настройки” / “Клиентский портал”.
Надеемся всё или, по крайней мере что-то из описанного, сделает вашу работу в Okdesk еще удобнее!
Если вы внимательно следите за нашей традиционной рубрикой #лайфхаки, то помните, что не так давно мы рассказывали о "скрытых" возможностях карточки заявки. Мы, техподдержка #Okdesk, подготовили для вас "вторую порцию".
Email-информация по заявке
Вы прекрасно знаете, что в Okdesk создать заявку можно разными способами. Клиенты могут выбрать для себя наиболее удобный способ подачи обращения:
Способ регистрации фиксируется в карточке заявки в одноименном поле и отмечен соответствующим каналу значком. Если заявка пришла с почты, то в способе регистрации отображается значок ✉️ и он там не только для красоты. Кликнув на него, можно увидеть адрес отправителя, с которого пришло письмо, адреса получателей и адреса из “Копии” письма. Если понадобится посмотреть исходную информацию, например, адрес, с которого приходит надоедливый “спам”, вы знаете куда нажимать 💁♂️.
❇️ И еще одна важная особенность создания заявок по email - привязка контактов к компании по домену почты. Контакты, которые отправляют заявки с почты, совпадающей по домену с сайтом в карточке какой-либо компании, автоматически привяжутся к этой компании.
Создание заявки из комментария
Сталкивались ли вы с ситуациями, когда клиенты пишут в уже закрытую заявку? Например, мы можем уверенно ответить - да, и бывает это часто 😀.
Варианты дальнейших действий зависят от ваших бизнес-процессов. Например, можно вернуть заявку в работу, а еще есть возможность создать новую заявку по комментарию клиента.
Для этого нажимаем на троеточие рядом с временем добавления комментария и выбираем нужный нам пункт. При этом Okdesk на форме создания заявки заполнит автора комментария как контактное лицо заявки вместе с компанией. Описание будет заполнено текстом комментария. А файлы, если были приложены к комментарию, скопируются в новую заявку.
При создании заявки в описание добавится строка “Заявка создана по комментарию из заявки NNN” (где NNN - номер исходной заявки и является ссылкой на ее карточку).
В текст комментария, из которого была создана заявка, добавится строка “По комментарию была создана заявка NNN” (где NNN - номер новой заявки и является ссылкой на ее карточку). Так будет понятно, что вопрос на контроле ✍️ и комментарий клиента не остался без ответа.
Просмотр контактов исполнителя в заявке
Иногда может возникнуть ситуация, когда клиенту необходимо связаться с исполнителем по вопросу выполнения работ. Или сотрудник долгое время не отвечает в заявке и нужно
❇️ Добавим, что за отображение ответственного в заявке для контактов отвечает отдельная опция в разделе “Настройки” / “Клиентский портал”.
Надеемся всё или, по крайней мере что-то из описанного, сделает вашу работу в Okdesk еще удобнее!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥11👍2🤔1🥱1
Выжимаем из работы со списком заявок максимум - 3!
Всем зеленый привет👋 . На связи техподдержка #Okdesk (точнее ее женская часть☺️) и наша (надеемся, что и ваша тоже) любимая рубрика #лайфхаки.
Как вы думаете, какая страница в Вашем аккаунте является самой популярной для сотрудников?
Подумали?
А сейчас подумали?
Ладно, не будем вас томить.... это, конечно, список заявок🏆
И сегодня мы продолжим (первая и вторая часть доступны по ссылкам) рассказывать о том, как сделать работу с ним удобнее. Пойдем от простого к сложному.
Итак.
Автообновление списка
Исполнителям часто требуется следить за заявками практически в онлайн-режиме. И можно конечно вручную мышкой обновлять страницу, если открыта только одна вкладка на списке.
А если вкладок 10 или 15 🫢? Тогда рекомендуем пользоваться функцией автообновления списка.
Чтобы ее включить, необходимо открыть панель фильтрации в верху списка и задать нужный таймаут (см.скриншот). После чего Okdesk будет обновлять список заявок вместо вас 📃.
"Подписаться" на заявку или как назначить себя наблюдателем одним кликом?!
Уверены, что все видели на списке заявок кнопку со звездочкой ⭐️. И вот для чего она там: нажав на звездочку на списке заявок, текущий сотрудник автоматически становится наблюдателем заявки. А значит получает о ее событиях оповещения, включенные в настройках аккаунта. Аналогичная звездочка и соответствующая функция доступна и в мобильном приложении исполнителя.
Удобно? Удобно! И заметно освобождает время для других действий.🕙
А теперь одна из невероятно крутых 💪 и удобных, но почти не используемых, потому что о ней не знают, возможностей.
Доп.атрибуты договора и объекта обслуживания / точки продаж на списке заявок
Часто возникают ситуации, когда для принятия оперативного решения нужно понимать, параметры связанного с заявкой объекта или клиентского договора (на всякий случай напоминаем, что доп.атрибуты в Okdesk вы можете заводить практически для всех сущностей)
Оказывается, на списке заявок можно отображать, а также его можно фильтровать по значениям не только доп.атрибутов заявок, но и доп.атрибутов договора и объекта обслуживания.
Например, если нам нужно получить заявки, которые обслуживались по самому высокому тарифу (тариф, в данном случае, хранится в доп.атрибуте договора).
Или если нам нужно увидеть заявки по определенному региону (регион соответственно хранится в доп.атрибуте объекта обслуживания/точки продаж).
Для этого требуется в параметрах доп.атрибута договора/объекта отметить галочкой значение "Фильтровать по атрибуту на списке заявок" в поле "Видимость для сотрудников". И в поле "Видимость в клиентском портале", если вашим клиентам это требуется.
Как и писали, эти доп.атрибуты можно вывести на таблицу списка заявок в виде отдельных столбцов. Чтобы это реализовать, необходимо в параметрах доп.атрибута договора/объекта в поле "Видимость для сотрудников" отметить галочкой значение "Отображать атрибут на списке заявок".
Напомним, что столбцы на списке заявок настраиваются через "шестеренку" ⚙️ в правом верхнем углу списка.
А доп.атрибуты договоров и объектов регулируются в разделе Настройки / Клиенты, объекты обслуживания, договоры.
Вот такие #лайфхаки сегодня.
Ну красота же?! Ну удобно же?! То-то!
Желаем Вам теплой осени и приятной работы в Okdesk 💚🍃
Ну и, конечно, ставьте реакцию, если скрытые и забытые возможности Okdesk для вас и ваших коллег актуальны. Тогда мы будем продолжать вести нашу рубрику. С вас всего пара "нажатий", а нам, техподдержке (её женской части) очень приятно! 😊
Всем зеленый привет
Как вы думаете, какая страница в Вашем аккаунте является самой популярной для сотрудников?
Подумали?
А сейчас подумали?
Ладно, не будем вас томить.... это, конечно, список заявок
И сегодня мы продолжим (первая и вторая часть доступны по ссылкам) рассказывать о том, как сделать работу с ним удобнее. Пойдем от простого к сложному.
Итак.
Автообновление списка
Исполнителям часто требуется следить за заявками практически в онлайн-режиме. И можно конечно вручную мышкой обновлять страницу, если открыта только одна вкладка на списке.
А если вкладок 10 или 15 🫢? Тогда рекомендуем пользоваться функцией автообновления списка.
Чтобы ее включить, необходимо открыть панель фильтрации в верху списка и задать нужный таймаут (см.скриншот). После чего Okdesk будет обновлять список заявок вместо вас 📃.
"Подписаться" на заявку или как назначить себя наблюдателем одним кликом?!
Уверены, что все видели на списке заявок кнопку со звездочкой ⭐️. И вот для чего она там: нажав на звездочку на списке заявок, текущий сотрудник автоматически становится наблюдателем заявки. А значит получает о ее событиях оповещения, включенные в настройках аккаунта. Аналогичная звездочка и соответствующая функция доступна и в мобильном приложении исполнителя.
Удобно? Удобно! И заметно освобождает время для других действий.
А теперь одна из невероятно крутых 💪 и удобных, но почти не используемых, потому что о ней не знают, возможностей.
Доп.атрибуты договора и объекта обслуживания / точки продаж на списке заявок
Часто возникают ситуации, когда для принятия оперативного решения нужно понимать, параметры связанного с заявкой объекта или клиентского договора (на всякий случай напоминаем, что доп.атрибуты в Okdesk вы можете заводить практически для всех сущностей)
Оказывается, на списке заявок можно отображать, а также его можно фильтровать по значениям не только доп.атрибутов заявок, но и доп.атрибутов договора и объекта обслуживания.
Например, если нам нужно получить заявки, которые обслуживались по самому высокому тарифу (тариф, в данном случае, хранится в доп.атрибуте договора).
Или если нам нужно увидеть заявки по определенному региону (регион соответственно хранится в доп.атрибуте объекта обслуживания/точки продаж).
Для этого требуется в параметрах доп.атрибута договора/объекта отметить галочкой значение "Фильтровать по атрибуту на списке заявок" в поле "Видимость для сотрудников". И в поле "Видимость в клиентском портале", если вашим клиентам это требуется.
Как и писали, эти доп.атрибуты можно вывести на таблицу списка заявок в виде отдельных столбцов. Чтобы это реализовать, необходимо в параметрах доп.атрибута договора/объекта в поле "Видимость для сотрудников" отметить галочкой значение "Отображать атрибут на списке заявок".
Напомним, что столбцы на списке заявок настраиваются через "шестеренку" ⚙️ в правом верхнем углу списка.
А доп.атрибуты договоров и объектов регулируются в разделе Настройки / Клиенты, объекты обслуживания, договоры.
Вот такие #лайфхаки сегодня.
Ну красота же?! Ну удобно же?! То-то!
Желаем Вам теплой осени и приятной работы в Okdesk 💚
Ну и, конечно, ставьте реакцию, если скрытые и забытые возможности Okdesk для вас и ваших коллег актуальны. Тогда мы будем продолжать вести нашу рубрику. С вас всего пара "нажатий", а нам, техподдержке (её женской части) очень приятно! 😊
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥11👍8❤3👏2
Forwarded from Заявка закрыта
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
В связи с последними событиями…
Ни на что не намекаем 😅
Ни на что не намекаем 😅
😁14👍4🔥3🤯2🤔1
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
Вместо тысячи слов — одно видео.
Теперь в Okdesk можно не только создавать несколько вкладок на списке заявок, но и менять их расположение через drag-n-drop 🔥🔥🔥
Теперь в Okdesk можно не только создавать несколько вкладок на списке заявок, но и менять их расположение через drag-n-drop 🔥🔥🔥
🔥25🍾5❤1
Еще больше возможностей для управления знаниями!
Не так давно мы рассказывали о возможностях Базы знаний (если пропустили пост или хотите освежить в памяти, то прочитать его можно тут).
Сегодня продолжим рассказ о том, какие еще есть полезные #лайфхаки, связанные с этим разделом и не только. Спойлер: применение им точно найдется 😏
А пока можно приготовить чашечку горячего чая ☕️ для прочтения нашей рубрики от тех. поддержки #Okdesk. Устраивайтесь поудобнее!
Кросс-ссылки на статьи и разделы Базы знаний
Рано или поздно у компании может возникнуть потребность в формировании и структурировании знаний, накопленных опытом решения заявок и в рамках ответов на часто задаваемые вопросы. Наполнение Базы знаний пошаговыми инструкциями иногда подразумевает, что одна статья является продолжением предыдущей или ссылается на материалы из другого раздела. И здесь очень кстати будет добавление ссылки на связанную статью или раздел. А знаете ли вы что в содержании статьи и описании раздела можно упомянуть другую статью или раздел? 🤔 Сделать это можно с помощью уже известных символов @ или ➕И в появившемся окошке выбрать нужный раздел или статью. Либо ввести символы для поиска по статьям и разделам (поиск осуществляется по названию).
При выборе статьи или раздела в текст добавится конструкция, в которой можно изменить отображаемое название (то, что указано после символа |, пример на скриншоте). А при сохранении, конструкция заменяется на ссылку с введенным названием. Вуаля! Просто и в тексте все отображается “по красоте” 🤩.
Добавление ответа в заявку из Базы знаний
После заполнения Базы знаний типовыми ответами и инструкциями для пользователей, возникает вопрос: как их добавлять при работе с заявкой? А сделать это можно за “пару кликов”. При добавлении комментария к заявке необходимо нажать на кнопку “База знаний”. Ввести символы для поиска нужной статьи. И вставить ответ в виде ссылки на статью или добавить как текст в комментарий. Экономия времени ⏱️ и благодарность клиентов за оперативное решение как бонус 🙃.
Отметим, что поиск из заявки по Базе знаний осуществляется по названию и содержанию статей и доступен также на форме смены статуса.
И еще один небольшой лайфхак для тех, кто дочитал до конца 🏅. Чтобы избежать ошибок при ответе на заявку, можно воспользоваться функцией проверки орфографии, которая доступна во многих браузерах. При написании слова в тексте комментария, можно навести на него курсор, нажать на клавиатуре “Ctrl” + правая кнопка мыши. Откроется контекстное меню браузера с вариантами написания слова (они зависят от используемого браузера). И можно будет выбрать в нем правильный вариант.
Не так давно мы рассказывали о возможностях Базы знаний (если пропустили пост или хотите освежить в памяти, то прочитать его можно тут).
Сегодня продолжим рассказ о том, какие еще есть полезные #лайфхаки, связанные с этим разделом и не только. Спойлер: применение им точно найдется 😏
А пока можно приготовить чашечку горячего чая ☕️ для прочтения нашей рубрики от тех. поддержки #Okdesk. Устраивайтесь поудобнее!
Кросс-ссылки на статьи и разделы Базы знаний
Рано или поздно у компании может возникнуть потребность в формировании и структурировании знаний, накопленных опытом решения заявок и в рамках ответов на часто задаваемые вопросы. Наполнение Базы знаний пошаговыми инструкциями иногда подразумевает, что одна статья является продолжением предыдущей или ссылается на материалы из другого раздела. И здесь очень кстати будет добавление ссылки на связанную статью или раздел. А знаете ли вы что в содержании статьи и описании раздела можно упомянуть другую статью или раздел? 🤔 Сделать это можно с помощью уже известных символов @ или ➕И в появившемся окошке выбрать нужный раздел или статью. Либо ввести символы для поиска по статьям и разделам (поиск осуществляется по названию).
При выборе статьи или раздела в текст добавится конструкция, в которой можно изменить отображаемое название (то, что указано после символа |, пример на скриншоте). А при сохранении, конструкция заменяется на ссылку с введенным названием. Вуаля! Просто и в тексте все отображается “по красоте” 🤩.
Добавление ответа в заявку из Базы знаний
После заполнения Базы знаний типовыми ответами и инструкциями для пользователей, возникает вопрос: как их добавлять при работе с заявкой? А сделать это можно за “пару кликов”. При добавлении комментария к заявке необходимо нажать на кнопку “База знаний”. Ввести символы для поиска нужной статьи. И вставить ответ в виде ссылки на статью или добавить как текст в комментарий. Экономия времени ⏱️ и благодарность клиентов за оперативное решение как бонус 🙃.
Отметим, что поиск из заявки по Базе знаний осуществляется по названию и содержанию статей и доступен также на форме смены статуса.
И еще один небольшой лайфхак для тех, кто дочитал до конца 🏅. Чтобы избежать ошибок при ответе на заявку, можно воспользоваться функцией проверки орфографии, которая доступна во многих браузерах. При написании слова в тексте комментария, можно навести на него курсор, нажать на клавиатуре “Ctrl” + правая кнопка мыши. Откроется контекстное меню браузера с вариантами написания слова (они зависят от используемого браузера). И можно будет выбрать в нем правильный вариант.
🔥5👍3❤1