Как автоматизировать бухгалтерскую рутину с помощью Битрикс24

Когда у команды больше 120 клиентов, а каждый месяц нужно ставить 2000+ задач, вручную управлять процессами становится невозможно.

Основатель и генеральный директор Профдело Татьяна Демидова рассказывает на VC, как команда внедряла Битрикс24, автоматизировала работу бухгалтеров и постепенно освоила бизнес-процессы и ИИ-ассистента.

В статье:

✅как автоматизировать постановку тысяч регулярных задач;
✅как связать проверку качества, исправление ошибок и повторный контроль в единую цепочку;
✅как упростить приём клиентов и сотрудников на обслуживание;
✅как использовать ИИ для работы с документами, письмами и просроченными задачами;
✅почему для автоматизации не обязательно нанимать разработчика на каждый чих.

Автоматизация начинается не с покупки софта, а с понимания того, как устроены рабочие процессы. Подробности — в полной версии статьи.

Теперь мы и в Макс.

Бухуслуги | Финуслуги | Юруслуги | Курс | Книга | Написать нам

Как определить оптимальный срок оплаты для клиентов и поставщиков

Можно нарастить продажи и всё равно остаться без денег. Например, давать клиентам отсрочку на 30 дней, а поставщикам платить через 7. Выручка растёт, а касса пустеет. Чтобы этого избежать, нужно управлять не только суммой платежей, но и сроками.

1️⃣Посчитайте денежный цикл

Для этого используйте три показателя:

✅DSO — сколько дней в среднем клиенты оплачивают счета.
✅DIO — сколько дней товары лежат на складе.
✅DPO — через сколько дней вы платите поставщикам.

Денежный цикл = DSO + DIO − DPO. Чем он короче, тем меньше собственных средств обычно требуется для поддержания операций.

2️⃣Не давайте отсрочку всем подряд

Если клиент регулярно платит на 10 дней позже, строить финансовый план по договору — значит обманывать самих себя. Используйте предоплату, кредитные лимиты и разные условия для клиентов в зависимости от их платёжной дисциплины и риска.

3️⃣Не путайте отсрочку с выгодой

Допустим, поставщик предлагает скидку 2% за оплату в течение 10 дней вместо полной оплаты через 30. Если у бизнеса достаточно ликвидности, скидка может оказаться выгоднее отсрочки.

4️⃣Проверьте, выдержит ли бизнес задержки

Смоделируйте ситуацию: несколько крупных клиентов задерживают оплату на две недели. Хватит ли денег на обязательные платежи без кредита и экстренного использования резерва? Если нет, пересмотрите условия оплаты или увеличьте запас ликвидности.

Рост продаж — это ещё не рост финансовой устойчивости. Если деньги приходят позже, чем уходят, можно успешно продавать себя в кассовый разрыв.

Теперь мы и в Макс.

Бухуслуги | Финуслуги | Юруслуги | Курс | Книга | Написать нам

Зарплатный фонд растёт быстрее выручки: когда это становится проблемой

Вот как понять, что расходы на сотрудников уже жестковаты.

1️⃣Следите за долей зарплатного фонда в выручке

Рассчитайте отношение затрат на персонал к выручке. Учитывайте не только оклады, но и премии, страховые взносы и другие выплаты. Например, при выручке 10 млн ₽ и расходах на персонал 2 млн ₽ показатель составляет 20%. Если через год выручка выросла до 10,8 млн ₽, а расходы — до 2,4 млн ₽, доля увеличилась до 22,2%. Это не обязательно проблема, но в причинах точно стоит разобраться.

2️⃣Сравнивайте расходы с производительностью

Смотрите, как меняются:
✅выручка и маржинальный доход на сотрудника;
✅объём выполненных заказов;
✅выработка на один отработанный час.

Если команда стала больше и дороже, а объём работы и маржинальный доход почти не изменились, возможно, ресурсы распределены неэффективно.

3️⃣Найдите подразделения, которые увеличивают расходы

Разделите зарплатный фонд по отделам. Если расходы на продажи выросли после найма новых менеджеров, но количество сделок осталось прежним, сопоставьте затраты каждого отдела с результатами его работы. Так сможете увидеть, где новые сотрудники создают дополнительную ценность, а где растёт только постоянная нагрузка.

4️⃣Оценивайте маржинальный доход, а не только выручку

Продажи могут расти, но из-за скидок, подорожания материалов и других переменных денег бизнесу будет оставаться меньше. Сравнивайте динамику зарплатного фонда с маржинальным доходом: именно из него покрываются постоянные расходы и формируется прибыль.

5️⃣Учитывайте планы развития

Однако не всё так однозначно. Иногда расходы на персонал растут быстрее выручки обоснованно: вы можете нанять людей под новый проект или выйти на новый рынок. Но у такого решения должны быть финансовые ориентиры: ожидаемая выручка, срок выхода на результат и период, в течение которого бизнес готов финансировать расширение.

Главное — оценивать не то, сколько тратится на сотрудников, а какую финансовую отдачу получают эти расходы.

Теперь мы и в Макс.

Бухуслуги | Финуслуги | Юруслуги | Курс | Книга | Написать нам