«Все организации и ИП, где есть наемные работники, обязаны хранить документы по личному составу»

Сегодня в рамках экосистемы «Кадровый обзор» Евгения КОЖАНОВА провела вебинар на тему «Документы по личному составу. Срок хранения 50 лет».

👀Какие темы рассматривали:
— особенности хранения разных видов документов по личному составу;
— как организовать оперативное хранение архивных документов;
— для чего нужна номенклатура дел, и как ее применять на практике;
— как составить опись документов структурного подразделения.

💬Делимся важными выводами:
Частные компании и ИП иногда считают, что хранить документы обязанны только бюджетники и органы власти. Это заблуждение.

Документы по личному составу (ЛС) — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Они не выходят за рамки ТК РФ. Договоры ГПХ с физлицами — это не документы по ЛС.

Частные компании не обязаны иметь архив как отдельное подразделение, но они должны сохранять документы, в том числе по личному составу. Это требование ст. 17 Закона №125-ФЗ об архивной деятельности.

❗️На что обратить внимание:
— документы по ЛС храните отдельно;
— сроки хранения определяйте по Приказу Росархива №236 (разделы , 8);
— если есть сомнение, относится ли документ к документам по ЛС, читайте его содержание;
— обязательно установите в организации Состав личных дел;
— номенклатура дел составляется и закрывается ежегодно;
— ответственность каждого руководителя структурного подразделения
— обеспечить оперативное хранение документов, то есть с их закрытия делопроизводством до передачи в архив или на уничтожение.

Интересные цитаты:
— «Постараюсь, чтобы кадровики и архивисты жили дружно, хотя это не всегда возможно в организации…»
— «Архив как структурное подразделение, как табличку на двери, частные предприятия иметь не обязаны. Но сохранность документов обязаны обеспечить все…»
— «Торговаться будем с проверкой…»
— «Приказ об утверждении штатного расписания — это приказ об основной деятельности…».

Если вы пропустили вебинар, смотрите его в записи в экосистеме «Кадровый обзор».

Ваш ВИП-билет на 11 кадровый форум 🎫

⏱Уже через 3 дня, 17 октября на кадровом форуме за один день Вы получите практические рекомендации по главным изменениям, которые влияют на работу всех организаций.

🛍 С 14 по 17 октября Вы можете приобрести ВИП-билет участника форума за 5 000 ₽ вместо 7500 ₽

С ВИП-билетом Вам доступны:
🗄Запись выступления от лучших спикеров
🗄Презентации спикеров
🗄Электронный сертификат участника
🗄Корпоративная карта лояльности С 70% СКИДКОЙ на курсы ИПК
🗄Электронная рабочая тетрадь с методическими материалами

Программа:
➖Новый порядок выполнения работодателем квоты для приема на работу инвалидов с 1 сентября 2024 года
➖Воинский учет. Единый электронный реестр воинского учета с 1 ноября 2024 года
➖Охрана труда. Медицинские осмотры, СОУТ
➖Миграционный учет 2024
➖Изменения по порядку оплаты сверхурочной работы с 1 сентября 2024 года
➖И еще 7 важных тем.

👩‍💻Спикеры форума: Валентина МИТРОФАНОВА, Евгений ВОЛОДИН, Евгения КОНЮХОВА, Наталья АГУРЕЕВА, Ольга ЧУМАКИНА, Татьяна ГЕЖА.

Ждем вас и ваших коллег!

Попасть на форум ✅

Может ли отец уйти на больничный со старшим ребенком, если мать находится в декретном отпуске с младшим

🗣Минтруд ответил, может ли папа взять больничный со старшим ребенком, если мама находится в декрете с младшим.

💬В ведомстве напомнили, что листок нетрудоспособности оформляется тому, кто фактически ухаживает за больным членом семьи. Это может быть не только мать или отец, но и бабушка, дедушка, другой член семьи, опекун или попечитель.

Минтруд также напомнил о размерах пособия по временной нетрудоспособности.

🌡При уходе за больным ребенком в возрасте до 8 лет выплаты по больничному составят 100% среднего заработка.

🌡️Если же заболел восьмилетний ребёнок и старше, размер пособия будет зависеть от продолжительности страхового стажа, вида и длительности лечения.

#разъяснялка

❗️Не проспите Форум

👋 Привет! На связи Оксана Тихомирова, главный редактор экосистемы «Кадровый обзор».

Уже завтра мы проведем 11 ежегодный кадровый форум! Скажу честно: все как обычно – у нас предпраздничный хаос. Собираем последние презентации, рисуем слайды, тестируем с лекторами их выступления.

Но я люблю такую суету, тем более моя презентация готова и я с нетерпением жду, когда смогу рассказать о наших изменениях и сюрпризах, которые мы приготовили для вас.

Уверена, что вы уже в числе участников – а их уже больше 1000. А если вы еще не с нами – мы идем к вам срочно присоединяйтесь сейчас действуют скидки!

💬На форуме обсудим:

➖Новый порядок выполнения работодателем квоты для приема инвалидов
➖Воинский учет
➖Новые правила оплаты сверхурочной работы
➖Медицинские осмотры, СОУТ
➖Миграционный учет и другие важные темы

🙎Спикеры форума: Валентина МИТРОФАНОВА, Евгений ВОЛОДИН, Евгения КОНЮХОВА, Наталья АГУРЕЕВА, Ольга ЧУМАКИНА, Татьяна ГЕЖА.

🤩 Жду вас завтра в 10 утра по мск – с отличным настроением, чашечкой чая и желанием узнать много нового. С меня – компания лучших лекторов!

📓Кстати, обладатели вип-билета не забудьте рабочую тетрадь – она вам пригодится.

Зарегистрироваться на Форум ✅

☄️Стартовал одиннадцатый кадровый форум!

Начался наш осенний кадровый форум, который проходит в рамках экосистемы «Кадровый обзор».

👍 Спасибо всем, кто нашел время и присоединился к нам в прямом эфире. Ведь общение в реальном времени гораздо приятнее, чем просмотр записи, и дает возможность напрямую задать вопросы спикерам. Не грустите, если дела не дают вам в полной мере насладиться форумом, все участники получат презентации спикеров и запись мероприятия.

А если вы, по каким-то причинам, не успели зарегистрироваться на форум, то у вас еще есть шанс присоединиться к нам и окунуться в неповторимую атмосферу.

ℹ️Программа форума, как всегда, насыщенная. Лучшие эксперты расскажут об основных изменениях в законодательстве и о том, как правильно применять новые правила в работе.

Обсудим актуальные темы:
*️⃣новые правила квотирования,
*️⃣воинский учет,
*️⃣СОУТ и охрана труда,
*️⃣новый порядок оплаты сверхурочной работы,
*️⃣миграционный учет,
*️⃣новые льготные категории,
*️⃣проверки,
*️⃣тенденции в судебной практике.

Желаю всем интересного форума!

«Цель многих изменений одна – цифровизация»

Первой на Форуме выступила Валентина МИТРОФАНОВА с темой «Тенденции в изменениях по трудовому праву и кадровому делопроизводству в 2024 году».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
Новый тренд, который появился во втором полугодии – ужесточение миграционной политики и изменения в порядке оформления и привлечения иностранных работников.

📈Главные тренды 2024 года, которые нужно держать под контролем:
• реестр воинского учета и запуск системы контроля и отчетности через цифровые ресурсы;
• установление больших гарантий по оплате труда и корректировка правоприменительной практики;
• иностранные работники: ужесточение требований и квот.

🔝Длящиеся тренды:
• КЭДО (эксперимент для бюджетных организаций и доработка платформы),
• ЕФС-1 (новые требования с более широким перечнем сведений),
• архивное законодательство по СХЭД,
• охрана труда в цифровых реестрах – обучение по ОТ, СОУТ, медосмотры,
• комиссии по контролю за нелегальной занятостью,
• новые индикаторы риска, корректировка проверочных листов,
• расширение льготных категорий,
• инвалиды,
• правовая гильотина,
• персональные данные.

ЕФС-1 будет основным поставщиком сведений от работодателей для госорганов, прежде всего для ФНС и Реестра воинского учета. Форму отчета еще будут корректировать и расширять количество указываемых сведений.
Охрана труда будет отцифрована. Держите тему под контролем.

Новые индикаторы риска разрабатывают все госорганы (Роструд, РКН, ФНС). В основном индикаторы связаны с оплатой труда.

Нужно знать и анализировать индикаторы риска. Они будут приводить внеплановые проверки.
План по дополнительным корректировкам законодательства находится в процессе разработки, как одно из направлений – национальный проект «Кадры».

«Тема была бы простая, если бы в ней не было много противоречивых вопросов»

Евгения КОНЮХОВА закончила свое выступление по теме «Новый порядок выполнения работодателем квоты для приема на работу инвалидов с 01.09.2024 года».

💬Делимся важными выводами:
С 1 сентября 2024 году квоту обязаны выполнять все работодатели с численностью свыше 35 человек, то есть 36 человек и больше. На вопрос, какая это численность — списочная или среднесписочная, нет однозначного ответа. В разных субъектах РФ сложились разные подходы.

🔗Интересные цитаты:
● «В каждом субъекте РФ будет своя цифра» (прим. — размер квоты в %);
● «Тот самый анекдот: два юриста — три мнения»;
● «Не тратьте время, не создавайте судебную практику на себе».

🔈Рекомендации работодателям:
● разделите два вопроса: «Я обязан выполнять квоту?» (нет единого подхода к определению численности) и «А как эту квоту считать?»(по среднесписочной численности);
● обязательно посмотрите закон субъекта РФ по квотированию — везде свои правила;
● изучите судебную практику и доступные материалы прокурорских проверок по своему региону;
● сами выберите подход, которого будете придерживаться (для тех, кто не готов судиться, выбирать безопасный);
● на любой момент времени у работодателя должны быть либо трудовой договор с инвалидом, либо соглашение о его трудоустройстве, либо договор с посредником для трудоустройства;
● регулярно делайте запросы в ЦЗН о кандидатах на трудоустройство для выполнения квоты и организациях, с которыми можно заключить соглашение, — добивайтесь письменных ответов;
● не забывайте отчитываться о выполнении квоты ежемесячно, до 10-го числа.

❗️И обратите внимание. С 1 сентября 2024 года численность для квоты определяется ежеквартально. Не надо считать ее каждый месяц.

«Главная суть всех процессов, которая сейчас происходит – полная оцифровка в системе воинского учета»

Евгения Конюхова закончила свое выступление по теме «Воинский учет. Единый электронный реестр воинского учета с 1 ноября 2024 года».

💬Делимся цитатами спикера:
Сейчас изменяются одни НПА, другие не успевают за изменениями. Поэтому, вспомните правила иерархии НПА. Это поможет вам в работе.
Спрятаться от воинской обязанности будет невозможно.
Поставщиками сведений являются все: граждане, госорганы и работодатели.

👀Важные выводы:
Не нужно направлять работников в ВК для снятия с ВУ по возрасту. Снятие происходит в автоматизированном порядке.
Уведомление о снятии гражданина с ВУ формируется в реестре воинского учета и направляется в личный кабинет гражданина на портале госуслуг.

Обязанности по ВУ выполняют до сих пор организации, не ИП. Сегодня в рамках закона, а не устных разъяснения госорганов, по ИП ничего не поменялось. ИП - не организация, ИП – физлицо.

С вводом реестра вскроется проблема разных сроков представления сведений (граждане – в 2-недельный срок, госорганы – в среднем в течение 5 рабочих дней, работодатель – большинство сведений в течение 5 календарных дней)

Повестка считается врученной с момента ее размещения в личном кабинете гражданина на соответствующем информационном ресурсе, в информационной системе.

Если гражданин отказался от получения повестки военного комиссариата, направленной по почте, или от ее личного вручения, повестка гражданину считается врученной в день такого отказа.

💡Рекомендации работодателям:
Проинформировать работников о запуске Реестра и возможном направлении им уведомлений через Госуслуги.
Определить способ фиксации факта сообщения работникам об изменении сведений о себе – указать это в ЛНА организации.

Как взаимодействовать с ВК:
• согласовать План работ на 2025 год и Приказ о назначении ответственного;
• представить карточки по форме 18 (уточнить форму в своем субъекте);
• сверить документы воинского учета работников;
• провести сверку документов с ВК.

«Не верьте, когда в интернете пишут, что проведем СОУТ за сутки»

Наталья АГУРЕЕВА закончила свое выступление по теме «Охрана труда. Медицинские осмотры, СОУТ».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
Если работник в рамках медосмотра «не пройдет» врача психиатра или врача-нарколога работодатель обязан будет направить его на психиатрическое освидетельствование. В этом случае работодатель также не может допустить работника к работе.

Работник должен проходить психиатрическое освидетельствование по месту регистрации. Но проблема в том, что место жительства часто не совпадет с местом регистрации. Как с этим будем жить – не понятно.

Психиатрическое освидетельствование не равняется прохождению энцефалограммы.

Раньше выдавали свидетельство о прохождении психиатрического освидетельствования на 5 лет. Теперь – бессрочно.

С 1 марта 2025 года привычный нам порядок предварительных и периодических медосмотров работников могут разделить на:
• медосмотр при допуске к вредным и опасным работам;
• медосмотр для допуска к работе в медорганизациях, общепите, торговле, образовательных организациях, и других, где работники являются источником распространения заболеваний.

Документы, связанные с проведение СОУТ можно передавать в форме электронного документа. Подписывать эти документы нужно усиленной квалифицированной электронной подписью.

По новой методике СОУТ члены комиссии не могут отказаться от подписи протокола, им предоставлено право выразить свое мнение.

«Квотирование и миграционный учет — это дремучий лес. Есть закон, и есть практика применения»

Евгений ВОЛОДИН закончил свое выступление по теме «Миграционный учет 2024».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
С 10 октября 2024 года граждане Грузии стали безвизовыми иностранцами. Это значит, что они смогут работать по патенту.

В ряде случаев привлекать иностранца через механизм ВКС для работы в Республике Крым выгоднее, чем через квотирование.

Минтруд разработал законопроект о целевом наборе. Это организованное привлечение иностранцев для временной трудовой деятельности на территории РФ для конкретного работодателя, под конкретные сроки, на конкретные должности. При целевом наборе затруднена процедура перехода работника от одного работодателя к другому.

©Интересные цитаты:
● Это ваши проблемы — не мои, но кадровый голод имеет место быть. И закрывают его мигранты;
● У нас появляются нетипичные работники из стран дальнего зарубежья;
● Трудовой кодекс — это мечта в плане работы с иностранцами
● Если вы хотите контролировать каждый шаг иностранного гражданина, то вы, наверное, молодцы, но это нерентабельно.

Евгений ВОЛОДИН подчеркнул, что на работодателя не возложена обязанность по проверке патента на ресурсах МВД как при трудоустройстве, так и в процессе работы.

«Поправки в ТК РФ по сверхурочке приняли слишком примитивные»

Валентина МИТРОФАНОВА закончила свое выступление по теме «Изменения по порядку оплаты сверхурочной работы с 1 сентября 2024 года».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
Никто нам не позволит платить сверхурочную работу, как нам позволяли это делать до 01.09.2024.

Внесенные поправки в ст. 152 ТК РФ противоречат позиции КС РФ в части методики оплаты сверхурочной работы.

Базовый вопрос, на который надо ответить – я принимаю нормы ТК РФ, как улучшающие позицию по сравнению с решением КС РФ, или логика ТК РФ противоречит позиции КС РФ, и я буду применять решение КС РФ?

🚫Противоречия ТК РФ и решения КС РФ:
• нет конкретного порядка определения размера повышенной оплаты сверхурочной работы;
• КС РФ дает параметр оценки с тем, чтобы обеспечить такую оплату в большем размере по сравнению с оплатой за аналогичную работу, выполняемую в пределах установленной продолжительности рабочего времени. Обратите внимание, КС РФ указал конкретную методику расчета. Однако, в новой редакции ТК РФ ее нет, и толкование внесенной нормы может нарушать права работодателя на соразмерную оплату сверхурочной работы.

⚠️Что нужно обязательно сделать работодателю:
1. Определить какой норме следовать: ТК РФ или КС РФ.
2. Решить, что включать в базу для расчета сверхурочки.
3. Прописать методику расчета «базы» для оплаты сверхурочной работы с 01.09.2024 в ЛНА и ознакомить с ними работников.
4. Рекомендуется учесть мнение представительного органа работников для установления методики.

✏️Как возможно прописать в ЛНА сверхурочную работу:
• никак не прописывать (за основу будет браться текст ст. 152 ТК РФ (минус такого порядка – риски разных толкований);
• прописать методику расчета и\или конкретные размеры (будет применяться установленный в организации порядок расчета (размеры).

«Тотальная боль в судах – подписание в КЭДО документов, отсутствующих в перечне»

Ольга ЧУМАКИНА закончила свое выступление по теме «Трудовые конфликты: правовые риски в КЭДО».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:

При КЭДО чаще всего возникают проблемы:
• с переходом на «бумагу» работника и работодателя;
• отсутствием согласия на КЭДО и информированного согласия на КЭДО;
• подписанием документов, отсутствующих в перечне;
• отсутствием подтверждения использования ИСР работником.

Если хотите иногда переходить на бумагу, пропишите в ЛНА, а еще лучше в трудовом договоре, что работодатель вправе переходить на бумажный вариант документа, когда есть риски нарушения прав работника, когда такой вариант позволяет работодателю выполнить свои обязанности и в случае технических сбоев.

Прописывайте в трудовом договоре обязанность работника по полученному трек-номеру отлеживать направляемую ему корреспонденцию и получать ее на почте в течение 1-2 рабочих дней. Это позволит доказывать в суде злоупотребление в получении корреспонденции.

Многие забывают получить информированное согласие на КЭДО. Информированное согласие доказывает, что сначала работника ознакомили с соглашением о КЭДО и перечнем документов в электронном виде, а потом он дал согласие на КЭДО.

Не используйте фразы «все документы» и «иные» в перечне документов. Детализируйте список. Разделите документы на группы и напишите, какие документы входят в них. И вот внутри группы уже можно написать «и иные документы».
У того, кому доверяют совершить то или иное действие, должно быть поручение.

Пропишите трудовом договоре, что работник подтверждает, что он подписал договор не приступив к своим должностным обязанностям.

Должностную инструкцию подписывают в КЭДО и работник, и работодатель. Сначала сотрудник подписывает ДИ, а потом – трудовой договор.

«Тема непростая, потому что мы работаем практически с чистым законодательством»

Татьяна ГЕЖА закончила свое выступление по теме «Изменения в трудовых отношениях с отдельными категориями работников. Новые льготные категории».

Делимся цитатами спикера и важными выводами:
1️⃣ С 2024 года есть два варианта выплаты компенсации дистанционному работнику, которого работодатель не обеспечил оборудованием для работы:
● в фиксированной сумме, установленной колдоговором, ЛНА, трудовым договором, но не более 35 рублей за рабочий день;
● по документально подтвержденным расходам.
Компенсационную выплату целесообразно устанавливать в Положении об оплате труда или в трудовом договоре.
Сумма компенсации в 35 рублей не зависит от режима работы дистанционного сотрудника и наличия СУРВ. В расчетном листке ее выделяют отдельной строкой. Это позиция налоговиков.
2️⃣ Если у вас в компании есть родители детей-инвалидов, то целесообразно в начале года узнавать у них о намерении копить положенные им дни по уходу за ребенком-инвалидом.
3️⃣ Одновременные нахождение в отпуске по уходу за ребенком и работа в режиме неполного рабочего времени по одному и тому же месту работы на данный момент законом не предусмотрены.
Сообщать в СФР о прерывании декретного отпуска не нужно, если только работник не выходит на неполное рабочее время, дистанционную или надомную работу. Тогда надо уведомить о кадровом мероприятии «ПЕРЕВОД».
4️⃣ Компании, которые будут брать на работу участников СВО, смогут получать статус социальных предприятий и частично компенсировать затраты на выплату зарплаты.

🔄Новые льготные категории, которых нельзя уволить по инициативе работодателя:
● ст. 264.1 ТК РФ — супруг (супруга) погибшего (умершего) ветерана боевых действий, не вступивший (вступившая) в повторный брак;
● ст. 261 ТК РФ — одинокие матери с детьми до 16 лет (вместо 14-ти лет ранее);
● ст. 261 ТК РФ — единственный кормилец трех и более детей до 14-ти лет (ранее — малолетних детей).

❗️Обратите внимание:
Статья 36 нового закона о занятости № 565-ФЗ посвящена содействию занятости молодежи. Это новая приоритетная категория и объект прокурорского надзора.

«На сегодняшний день главный вопрос контроля - трудовые отношения и заработная плата»

Татьяна ГЕЖА закончила свое выступление по теме «Особенности проверок работодателей ГИТ и прокурорский надзор в 2024 г. Обновленные чек-листы Роструда».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
С 01.03.2024 появились межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Налоговые органы будут передавать данным комиссиям информацию, указанную в приказе Минтруда № 40н
С 01.01.25 вводится реестр работодателей с «нелегальной занятостью»
Межведомственная комиссия не может привлекать к ответственности, например выписывать штрафы. Она не наделяется полномочиями по осуществлению государственного контроля. При этом, она может направить информацию о нелегальной занятости в контролирующие органы для проведения мероприятий госконтроля.
С 01.09.2024 Роструд проверяет обязательства работодателей по соглашениям с сотрудниками (Закон от 08.08.2024 N 268-ФЗ)
С 01.03.2025 ТК РФ вводит основные направления противодействия формированию просроченной задолженности по з/п в РФ

🚩Прокурорская проверка будет проводиться в отношении всех работников, если есть:
• жалобы двух и более лиц на невыплату з/п одной организацией;
• нарушение законодательства об охране труда;
• отказ в оформлении трудовых отношений;
• факты массового несоблюдения трудовых прав.

🚨При проверке должностные лица имеют право:
• предъявить служебное удостоверение, свободно перемещаться по всей территории проверяемой организации, входить в любые помещения;
• получать требуемые для изучения документы;
• запрашивать материалы для более глубокого изучения;
• беседовать с ответственными лицами по поводу предмета проверки»
• вызывать нужных лиц для дачи объяснений.

❗️Что работодателю проверить в своих ЛНА:
• з/п должна быть не ниже МРОТ;
• установление выплат компенсационного и стимулирующего характера, условий труда отдельных категорий работников;
• порядок индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

«Мораторий на проверки взорвал судебную практику»

🔥 Завершился форум выступлением Валентины МИТРОФАНОВОЙ по теме «Новая судебная практика за 2024 год: на что обратить внимание».

💬Делимся цитатами спикера и важными выводами:
Увеличивается количество судебных споров (2023 год по сравнению с практикой 2018 г –в 4,5 раза, в 2024 –предварительно – 1,3 по сравнению с 2023)

Появились новые споры, и судебная практика по ним растет. Это споры по премиям и порядку расчета заработной платы и по признанию договоров ГПХ трудовыми.

📈Тренды судебных споров (там где увеличивается рост):
• оплата труда (выплата премий, включение ряда выплат в состав МРОТ, порядок расчета компенсационных выплат);
• увольнения (увольнение по дисциплинарным взысканиям, сокращения, срочные трудовые договоры);
• отдельные категории (дистанционщики, кандидаты).

💸Суды стали обходиться работодателям дороже. Есть три причины:
• приходиться выплачивать компенсации работникам;
• увеличился размер компенсации морального вреда, есть истории про 30, 100 и даже 500 тысяч;
• принятие решений стало растянутым по времени ,из-за чего приходиться выплачивать компенсации за более длительный период.

Споры по оплате уходят в детали: некорректно прописали в ЛНА формулировки, применили не правильную методику расчета и т. п.

⬇️Причины, по которым проигрывают споры по зарплате:
• некорректное толкование норм закона;
• нарушение прав работника;
• нарушение принципа «справедливая оплата труда».

Все больше решений суды обосновывают тем, что работодатель нарушил принцип «справедливая оплата труда».
Споры по увольнениям проваливаются из-за того, что работодатель не учел деятельность работника до проступка.