Супер важная просьба!

Для тех, кто обслуживает, настраивает и ремонтирует оборудование, инфраструктуру и ПО в других компаниях!

Коллеги, всем личный привет!
Пишет, Федулов Кирилл, сооснователь Okdesk. И я к вам с личной просьбой!

Мы, наконец, отважились сделать то, чего никто до сих пор не делал.
А именно, провести первое всероссийское исследование сервисного бизнеса. Да-да, всех сервисных компаний!

Зачем?

- Чтобы понять "что вообще происходит" и "куда вам идти"

- Понять, что делают "лучшие"

- В конце концов заявить в СМИ о вас, "сервисниках", более громко и широко.

Ведь именно благодаря вам, если задуматься, жизнь практически каждого россиянина каждый день становится более комфортной, предсказуемой, безопасной, вкусной и эффективной!

Пожалуйста, потратьте 15 минут времени (да это много, но можно вечером 🥹 — оно того стоит) и ответьте на несколько вопросов.
Описание исследования и ссылка на сам опрос на сайте https://learn.okdesk.ru/research-2025
Прямая ссылка на опрос https://learn.okdesk.ru/opros

Лично и заранее благодарю каждого прошедшего опрос полностью!

p.s. круто, если сможете переслать это сообщение своим коллегам, партнёрам, конкурентам и т.д.
Чем больше будет ответов, тем более репрезентативным получится результат!

В конце 2024 года мы выпустили новый модуль — интерактивный план объекта. Этот модуль позволяет создавать в Okdesk интерактивный цифровой план обслуживаемых объектов — имущественных комплексов со зданиями и сооружениями, ИТ-инфраструктуры, сложных промышленных установок и оборудования — с возможностью визуальной навигации по частям плана.

А сейчас мы добавили поддержку модуля в мобильном 📱приложении исполнителя — использовать интерактивные планы объектов теперь можно и при работе “в полях”.

Что считать датой "рождения"?

Сегодня у нас не совсем стандартная рубрика #занимательный_факт.
Рубрика - просьба. И она будет в самом конце. Но повод для просьбы имеется.

В далёком 2015-м году (на самом деле несколько раньше) у трёх человек родилась идея сделать help desk систему для ИТ-аутсорсинговых компаний.

На тот момент термины "облака" и "SaaS" хоть уже и не были новыми, всё еще не использовались массово. А еще в 2015 году за софт, особенно в малом бизнесе, совсем было не принято платить.

Для ИТ-аутсорсинговых компаний, а тем более для других сервисных отраслей, на рынке в принципе не было системы автоматизации сервисных процессов.
Системы не "на коленке".
Системы, которая учитывала реальные проблемы и задачи "на земле".
Системы, в которой была заложена многолетняя экспертиза по автоматизации тех самых сервисных процессов.
Эту "дыру" и хотелось заполнить!

Первый логотип, к слову, придумывался "карандашом" за письменным столом на одном из семейных вечеров. Старожилы его, конечно, помнят (посмотреть его можно по этой ссылке)

Разработкой первой версии решения (MVP) занимались 2 разработчика.
Она была готова в конце августе 2015 года, а первая оформленная платная подписка - в сентябре того же года (кстати, о самых наших надежных клиентах мы писали тут)

Сегодня Okdesk это почти 40 человек в нескольких городах: от Москвы до Красноярска.
Сегодня это десятки тысяч потраченных часов и, пожалуй, миллионы строк кода.
Сегодня это 1000+ клиентов.
Сегодня это самое популярное, известное и любимое в своем сегменте решение!

Так что считать днем рождения: первую строку кода, первую готовую версию, первую продажу?

Пожалуй, дату регистрации компании.

А если так, то это произошло 8 апреля 2015 года.
То есть буквально несколько дней назад #Okdesk официально исполнилось 10 лет! В этом месте должны быть разные эмодзи, салюты, фейерверки и т.д.

И мы, конечно, не забыли об этом.
И мы, конечно, еще отпразднуем это событие!
А еще, мы обязательно сделаем красивую промо-страничку, историю Okdesk, но к осени. К юбилею первых продаж.

И если вы дочитали до этого конца, плавно перейдем к просьбе.

Друзья, коллеги, партнёры!
Okdesk сегодня это заслуга всех и каждого из вас! И это не просто бравурные пафосные слова.

Потому что все эти 10 лет мы развиваем систему вместе с вами и для вас.
На основании ваших требований и "хотелок".
На основании интервью с вами.
На основании глубокого понимания того, как вы работаете и какие проблемы вам приходится решать каждый день в части процессов сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
На основании самых лучших практик и многолетней экспертизы!

Спасибо вам за это совместное развитие!

Нам кажется...Нет, мы уверены, что та самая юбилейная промо-страничка должна стать общей.
На ней должны быть и вы, наши клиенты.
Потому что вы (конечно, вместе с нашими сотрудниками), и есть история Okdesk!

Сколько можно? К просьбе!

Друзья, если хотите поздравить нас с 10-летним юбилеем или просто сказать/пожелать нам чего-то хорошего, запишите небольшое видео-поздравление (не более чем на 20-30 секунд и, пожалуйста, НЕ кружочек) и отправьте его по почте 10@okdesk.ru или личным сообщением в телеграм на аккаунт @kifesa

А мы попробуем из ваших поздравлений сделать видео-ролик (потому и НЕ кружочек, ведь из них сделать ролик будет сильно сложнее) и добавить его на ту самую промо-страничку к юбилею этой осенью.
А еще, мы обещаем отправить в течение этого года каждому приславшему видео небольшой, недорогой, но по своему ценный подарок от Okdesk.

Но и это не всё! Случайным образом (видимо, придется это делать как-то в онлайн) мы выберем 3-х авторов поздравлений и отправим вам наши невероятно классные и качественные (как и сам Okdesk :)), почти эксклюзивные (потому что мы их не раздаем массово) фирменные худи. Вот такие!

Спасибо за ваш выбор в пользу Okdesk! Он был и остается правильным! А мы движемся теперь уже к 11-й годовщине! Вместе с вами!

❗️Важное объявление

Завтра, в четверг, 24 апреля, с 19:00 по МСК будут проводиться плановые работы на инфраструктуре (мы будем переводить базы данных Okdesk на новые, более мощные серверы).

Плановый простой составит около 15-30 минут. Надеемся, что все пройдет по плану :)

После переезда Okdesk станет ещё быстрее 🚀

🔐2-х факторная аутентификация в Okdesk

Для входа в Okdesk, или любую другую систему требуется ввод логина и пароля. Логин и пароль пользователя — это базовый, первый "фактор" аутентификации в системе. Но всегда есть риск компрометации логина и пароля — когда он становится известен третьим лицам или злоумышленникам. Чтобы снизить риск получения доступа к данным посторонними лицами, в дополнении к логину и паролю можно подключить ещё один, дополнительный фактор аутентификации (поэтому такой механизм называется "двухфакторной аутентификации").

Чаще всего вторым фактором аутентификации является отправка одноразового числового кода подтверждения (по email или SMS), который пользователю необходимо указать при входе в систему после ввода верного логина и пароля. Таким образом, для входа в систему мало знать логин и пароль пользователя, но необходимо иметь доступ к почтовому ящику пользователя или к его мобильному телефону, куда при попытке входа в систему для подтверждения отправляется уникальный одноразовый числовой код. Такой подход значительно снижает риски, связанные с несанкционированным доступом к данным.

Мы рады сообщить, что в Okdesk теперь реализована двухфакторная аутентификация для сотрудников через отправку одноразового числового кода на email сотрудника.

Подробнее по ссылке.

Кстати, хозяйке на 🖊заметку — в Okdesk уже давно можно задавать критерии сложности 🔐паролей (наличие цифр, наличие букв, наличие символов в разных регистрах, минимальная длина пароля). Сделать это можно в разделе "Настройки \ Общие настройки" параметры "Сложность пароля" и "Минимальная длина пароля".

В Okdesk есть модуль Склад, который позволяет вести учет остатков и списаний ТМЦ (запасных частей, расходных материалов, оборудования) со складов компании в рамках работы над заявками.

Теперь мы добавили возможность работы с ТМЦ в мобильное 📱приложение исполнителя.

Работая "в полях", инженеры смогут из мобильного приложения указать, какие ТМЦ они потратили на решение заявки, или оформить взятие оборудования на ремонт.

Теперь для карточек 👨‍🔧сотрудников можно посмотреть историю 🖊изменения карточки (редактирование атрибутов, смена логина и пароля, активация и деактивация и т.д.)

Многие из вас используют в своей работе модуль "Прайс-листы", который помогает вести учет платных работ, не входящих в абонентское обслуживание, а также потраченных материалов и т.д. Если вдруг вы не знаете о чем речь, нужно срочно бежать и исправлять "пробелы".

В рамках реновации интерфейса обновилась соответствующая вкладка "Спецификация" на карточке заявки.

Стало "по красоте" 😊

Лайфхаки или неочевидные/забытые возможности Okdesk.

Наше решение сегодня уже, по сути, платформа для автоматизации процессов техподдержки и выездного сервиса. Но как показывает наш индекс используемости и другая продуктовая аналитика, а также анализ обращений в техподдержку, многие наши клиенты забывают/не знают о многих возможностях Okdesk. Причем возможности это разные: где-то просто незаметные удобства, а где-то целые функциональные блоки, которые помогают или сильно облегчают решение разного рода задач.

Возникла идея такую рубрику запустить. И полезна эта рубрика будет как раз нашим клиентам, а значит именно в этом канале. Она позволит получить от Okdesk максимум ну или, по крайней мере, больше, чем получаете сейчас.

Запускать или нет? Поставьте соответственно палец вверх или вниз к этой заметке. Ваше мнение и поставит в этом вопросе точку или, соответственно, не точку (если будет больше 20 плюсов 40 плюсов — на самом деле получается "запускаем", просто хочется теперь уже понять массовость) 😉

Теперь каналу можно писать прямые сообщения. По крайней мере попробуем эту возможность. На интересные и важные сообщения будем стараться отвечать.

Кто знает, возможно, на основании ваших вопросов/предложений родится какая-то рубрика, например, "практические советы" или что-то подобное.

Заранее хотим предупредить, что это НЕ еще один канал техподдержки, поэтому на вопросы подобного характера ответы тут не предполагаются

«Система плохая» — это не всегда про систему

Привет! На связи Алёна, и сегодня разберёмся, откуда берутся «плохие» системы.

Бывает так, что компании пробуют внедрить новую IT-систему, получают шквал негатива от сотрудников и делают вывод: «Нам это не подходит».

А зря.

Негативная обратная связь часто отражает не технические проблемы, а недоработки в процессе внедрения.

Вот реальные причины, которые могут прятаться за фразой «Ужасная система!».

Ощущение тотального контроля
«Теперь за нами следят» — типичная реакция, если внедряют CRM, help desk систему или систему учёта рабочего времени.

Люди не понимают, зачем всё это — и начинают сопротивляться.

Что делать: объяснять цели. Например, help desk позволяет сократить рутину и быстрее выполнять заявки.

Не хватает обеспечения
Внедрили мобильное приложение для выездных техников, но у сотрудников:
— кнопочные телефоны,
— нет корпоративной связи,
— заканчивается трафик в середине месяца.

И всё — «система не работает».

Решение: приобрести сим-карты или корпоративные смартфоны для выездных инженеров.

Не обучили
Сотрудник зашёл в систему, ничего не понял, плюнул и пошёл по-старинке в Excel или рабочий чат. Это не про неграмотность, а про то, что никто не потратил время и силы, чтобы показать: что и как заполнять и куда нажимать.

Не продали идею
Руководство «спустило» систему сверху, мол, сами разберутся.

Ответственных за внедрение нет, сотрудников никто не вовлекает, как система помогает решать задачи сотрудников не показывает.

В итоге: «Нам навязали, ничего не понятно, только мешает». С тем же успехом можно было внедрить рацию в каменный век — и ждать, что всё пойдёт как по маслу.

Вывод: если слышите «плохая система» — не спешите с выводами. Вполне возможно, что в ней попросту не разобрались и не смогли по достоинству оценить её преимущества 😉

Выжимаем из работы со списком заявок максимум! Вкладки и фильтры в мобильном приложении

За годы работы #Okdesk оброс массой возможностей, которые делают работу с заявками удобной и эффективной.

Чтобы вы могли получать максимум от использования системы, а еще потому что пост с этим вопросом набрал рекордное количество реакций за всё время существования канала, мы запускаем рубрику #лайфхаки.

В ней расскажем о “скрытых”, неочевидных или забытых возможностях системы. В том числе, о возможностях, про которые чаще всего нас спрашивают в рамках техподдержки.
Уверены, что рубрика будет полезной для каждого, пусть для кого-то и не каждый раз!

Начнём со списка заявок.

Вкладки как способ навигации

В Okdesk есть возможность сохранять “представления” или так называемые быстрые фильтры. Это необходимо для переключения между примененными фильтрами, набором и шириной столбцов и т.д. в пару кликов.

Кстати, именно быстрые фильтры, которые в веб версии настраиваются для учетной записи, синхронизируются с мобильным приложением исполнителя. То есть, между настроенными быстрыми фильтрами можно переключаться и в мобильной версии! 🫣

Всё это позволяет быстро ориентироваться и находить нужную информацию. Но в веб версии можно пойти “дальше” и повысить “удобство” работы через вкладки.

Каждая вкладка на списке заявок Okdesk — отдельный мир со своими фильтрами, столбцами, шириной и сортировкой. А еще с количеством заявок, удовлетворяющих условиям фильтрации.
Так можно создать отдельные вкладки для плановых работ, инцидентов, обращений от приоритетных клиентов и вообще любых типов со своим набором полей и т.д. Максимально удобно! Пример настройки вкладок - в загруженном видео

👍 — Ого! Не знал об этом
🤔 — Знал, только про вкладки / только про мобильное
🥱 — Знал про оба лайфхака

Оффлайн работа с ✅чек-листами в мобильном 📱приложении

В Okdesk есть мощный инструмент — ✅чек-листы заявок — с помощью которого можно оцифровать огромное количество процессов, даже открытие летних веранд или их приемку, как в Кофемании. Но в общем случае чек-листы помогают составлять технологические карты и детализировать операции, необходимые для проведения самых разных работ. Используя чек-листы, можно в том числе, прикладывать фотоотчеты по каждой операции и фиксировать результат выполнения в другом удобном виде.

Работа с чек-листами заявок доступна как в веб-версии, так и в мобильном приложении. Но теперь работать с чек-листами "на выезде" можно и в отсутствии сети — в режиме off-line. Все выполненные чек-листы с приложенными фото" встанут в очередь" на отправку — и будут отправлены на сервер при появлении сети на устройстве.

Кстати, если вы хотите попробовать функциональность чек-листов или мобильного приложения для исполнителей — пишите на @okdeskbot или help@okdesk.ru, предоставим 2 недели бесплатного тестирования, после которого вы сможете принять решение о дальнейшем использовании.

Сделали жизнь администраторов настроек Okdesk чуточку легче — добавили на страницу со списком дополнительных атрибутов оборудования, объектов обслуживания и компаний поиск по названию и коду 🥳

Как использовать "Адрес" и сделать Okdesk еще более наглядным с помощью эмоджи?

Уверены, что теперь всё знаете про быстрые фильтры? А если проверим?! 😉

Скрытая, но очень удобная возможность системного поля "Адрес"

Для сущностей "Компания" и "Объект обслуживания" в #Okdesk есть системное поле "Адрес". У него множество сценариев использования.

Например, "Адрес" помогает видеть на карте "местоположение" заявок и таким образом планировать выездным специалистам оптимальные маршруты на день. Одновременно с этим значение поля в мобильном приложении является ссылкой, при клике на которую, вызываются картографические сервисы. В них автоматически передается собственно указанный адрес. И остается только нажать кнопку "Маршрут" для того, чтобы его построить.

Сегодня в продолжении темы быстрых фильтров и работы со списком заявок напоминаем про еще один в рубрике #лайфхаки.

Достаточно часто возникает ситуация, когда необходимо отфильтровать заявки по клиентам в привязке к географии. Например, все заявки всех клиентов из какого-то города или области. Да еще и удобно переключаться между этими заявками. Например, для того, чтобы распределять их по подрядчикам в том или ином регионе или собственным сотрудникам.
Можно каждому клиенту добавить системный атрибут "город" и фильтровать по нему. Но это неудобно и заставляет совершать множество лишних действий. Как быть?

Использовать фильтр по полю "Адрес". С учетом того, что для этого поля работает полнотекстовый поиск, задача становится максимально простой и удобной для решения. Вы просто вбиваете в фильтре по этому полю нужную "подстроку" и сохраняете результаты в виде отдельной вкладки (о них мы рассказывали в пред.раз) или того самого быстрого фильтра. Бинго!

Еще более наглядный интерфейс или использование эмоджи

Интерфейс Okdesk интуитивно понятный, в нём разберётся даже пожилой человек. Это отмечают почти все наши клиенты.

Но! Его можно сделать ещё более наглядным и менее официально-деловым, добавив эмоджи.
Добавлять эмоджи можно ко многим сущностям и в справочниках: вкладкам на списке заявок, типам заявок (как на скриншоте), типам оборудования и т. д. Эмоджи можно копировать из библиотеки мессенджера.
Лайфхак, про который вы действительно часто спрашиваете, видя подобное применение на скриншотах или вебинарах.

👍 — Ого! Не знал об этом
🤔 — Знал, только про адрес / эмоджи
🥱 — Знал про оба лайфхака

Выжимаем из работы со списком заявок максимум -2!

Всем привет! На связи техподдержка #Okdesk ✌🏻
Продолжаем рубрику "Интересные факты", она же #лайфхаки 😏. И мы всё еще про список заявок.

Уверены, что все знают о возможности просмотреть приложенные файлы в карточке заявки. Это можно сделать и в ленте комментариев, и на вкладке "Файлы".
К нашему удивлению, оказалось, что многие не знают, как можно сделать это сразу на списке заявок☝🏼, то есть не тратя драгоценные секунды и не совершая лишние клики на переход в карточку заявки 😎.
Рассказываем.

На списке заявок в конце строки с нужной заявкой (справа от статуса) отображается значок скрепки. Если на него нажать, то отобразится окошко с файлами этой заявки.
Файл здесь можно просмотреть, скачать, удалить и даже изменить его описание. И более того, можно скачать все файлы заявок архивом (кнопка "Скачать файлы") .

Быстро и удобно, как всё в Okdesk ✅

Какие еще "скрытые" удобства притаились в списке заявок? 😎
Необязательно переходить в карточку заявки, чтобы увидеть ее описание или, например, комментарии. Для этого достаточно кликнуть мышкой на значок в виде лупы в конце строки с нужной заявкой.

Кстати, в открывшемся окошке будут видны и остальные поля карточки заявки: клиент, оборудование, чек-лист, спецификация и т.д.
Кроме всего прочего, с формы предпросмотра заявки можно будет даже совершать действия с отображаемыми полями. К примеру, выполнить пункт чек-листа, добавить строку спецификации, перейти в карточку вложенной заявки и т.п.

Надеемся, теперь, зная об этом, работать со списком заявок и совершать меньше кликов будет еще проще!

👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, только про скрепку / предпросмотр
🥱 — Знал про оба лайфхака

Если, листая список заявок, перейти на карточку заявки и нажать "Назад" — вы окажетесь на той же странице списка заявок, с которой перешли на карточку заявки. А раньше оказались бы на первой. Да, мелкими удобствами мы тоже регулярно занимаемся! 🥳

Еще более эффективная и удобная работа с комментариями!

Всем привет! 👋

И снова с вами техподдержка #Okdesk 🔊 Продолжаем делиться полезностями в нашей рубрике #лайфхаки.

Сегодня речь пойдет о том, без чего не обходится выполнение ни одной заявки - комментариях. А что же про них рассказывать, спросите вы? Мы все же попробуем, возможно, кого-то удивить, а кому-то напомнить про некоторые “фишки” 😉

Упоминания и менее формальное общение
Бывают случаи, когда в процессе выполнения заявки необходимо привлечь кого-то из коллег - с просьбой помочь, передать важную информацию и т.д. Сделать это просто.

С помощью символа @ (а в вебе еще и через знак “+”) в комментарии можно отметить нужного сотрудника. При указании “@” или “+” откроется список для выбора. Далее вводим символы (кстати контекстный поиск "упоминаемого" работает по ФИО, по логину и по электронной почте) чтобы найти сотрудника по ФИО и выбираем его из списка. А можно упомянуть сразу группу сотрудников.

Экономия времени и отсутствие лишних кликов - ведь не придется отмечать каждого сотрудника по отдельности. Такое мы любим! 👍

Чтобы сделать обращение менее официальным, отредактируйте ФИО выбранного пользователя в конструкции-упоминании, например, оставив только имя.

Упоминания контактных лиц и коллег
Необходимо уведомить руководителя компании-клиента о ходе работ? Такая возможность тоже имеется ✅ В комментарии можно "тегнуть" любого контакта компании, с которой связана заявка.

Но и это еще не все! Контактные лица по умолчанию могут отмечать своих коллег в комментариях к заявке в клиентском портале и приложении. Помимо этого есть возможность разрешить контактам упоминать сотрудников.
Опция включается в разделе Настройки / Клиентский портал.
Если ее включить, клиенты смогут отмечать в комментариях не только контактов своей компании, но и сотрудников сервисной службы (в зависимости от выбранной в настройке категории).

Отмеченные в комментариях пользователи получат уведомления и смогут ответить в заявке.

Ссылки на заявки
А знаете ли вы про возможность указать ссылку на заявку в тексте комментария?
Для этого нужно 👉 прямо в комментарии использовать символ "#" и номер заявки без пробела. После публикации комментария, конструкция автоматически заменяется ссылкой на соответствующую заявку. Быстро и удобно!😏

👍 — Класс! Не знал об этом
🤔 — Знал, но не обо всём
🥱 — Знал про все лайфхаки