"Скрытая" ответственность

До Нового года остаются считанные дни 🎄.
Надеемся, вы уже запаслись мандаринами 🍊к празднику?! Мы, техподдержка #Okdesk, тоже не с пустыми руками 🙃 - подготовили для вас предновогодний тост пост в нашей рубрике #лайфхаки.

Кажется, уже не осталось “потайных” функций и настроек, о которых мы не написали . Но они есть 😀

В одной из наших публикаций мы рассказывали про маршрутизацию, которая позволяет автоматически распределять ответственность на сотрудников при создании заявки / смене статуса. Cегодня поделимся настройками, о которых, как оказалось, знают очень немногие.

Определение ответственного на форме создания заявки

Если заявка создается сотрудником сервисной службы/отдела в веб-интерфейсе или в мобильном приложении 📱, он может вручную указать ответственного, на которого будет назначена заявка. А знаете ли вы, что можно настроить алгоритм автоматической подстановки ответственного на форме создания заявки?

Параметр, в котором это можно настроить находится в разделе Настройки / Заявки / Атрибуты заявок, в блоке “Системные атрибуты заявок”. В поле можно выбрать один из вариантов значения “по умолчанию”, которое будет заполняться в поле выбора ответственного на форме создания заявки:

🟢Без ответственного - это же значение будет автоматически выбрано в поле “Ответственный сотрудник”
🟢Текущий пользователь - в поле “Ответственный сотрудник” подставится пользователь, создающий заявку
🟢Определять автоматически - ответственный сотрудник будет определен по правилам маршрутизации.

Выбор ответственного сотрудника без группы

Так как сотрудников в системе можно объединять в различные группы по направлениям деятельности или функциональным обязанностям, в поле выбора ответственного за заявку список также отображается в виде иерархии Группа / Сотрудники.

При выборе сотрудника, ответственность назначается в рамках группы, в которую он входит. Но можно включить возможность выбора ответственного сотрудника вне группы.

Если опция включена, в списке появится блок “Все сотрудники”, где перечислены все активные сотрудники аккаунта. Если выбрать сотрудника из этого блока, он будет назначен ответственным без группы.

Выбор наиболее удобного варианта настроек предоставляем вам 💚

Ну и, конечно, поздравляем вас с тем, что к автоматизации процессов управления заявками, выездным обслуживанием и ТОиР, лично вы подходите очень ответственно, используя Okdesk! На рынке это уже негласно является критерием качества и надежности вашей компании! ☝️

Нарушаете правила ПДД? Собирать с вас штрафы косвенно "помогает" #Okdesk.

Но сегодня не об этом, а об опыте выбора и использования платформы автоматизации сервисом.

Рассказали о нем коллеги из ООО «СофИТ» – ведущего отечественного производителя интеллектуальных комплексов фотовидеофиксации «Пульсар».

В кейсе, помимо прочего, найдете ответы на вопросы:
🟢“долго допиливать своё” и “взять уже готовую платформу управления сервисом и донастроить её под себя”?
🟢является ли Okdesk, и его наличие в реестре отечественного ПО, аргументом, чтобы государственная компания стала вашим клиентом?
🟢как сделать процесс взаимодействия с партнёрами прозрачным? Наша уникальная для рынка возможность обмена заявок между аккаунтами

Будьте внимательнее и аккуратнее на дорогах!

Как убрать всё лишнее и другие важные настройки

Тех. поддержка #Okdesk шлет привет✌️Как вы после длительных выходных? Уже наладили режим? ⏰ Если нет, давайте вместе настроимся на рабочий лад 😉

Тем более у нас в запасе еще есть полезные #лайфхаки, которыми с радостью поделимся с вами.
Сегодня в нашей рубрике расскажем про раздел, который является, пожалуй, главным в аккаунте. Ведь он отвечает за все функции системы, которые влияют на работу пользователей и то, какие данные будут отображаться в интерфейсе. Правильно, это раздел “Настройки” ⚙️.

Кому доступен раздел

Доступ к Настройкам имеют сотрудники с ролью “Администратор” и других пользовательских ролей, права которых скопированы с этой системной роли.
В раздел можно перейти по кнопке на панели меню слева в нижнем углу.

Настройки содержат подразделы, сгруппированные по тематике, которые можно раскрывать для перехода к соответствующим настройкам.

❗️Дополнительно можно открыть доступ к управлению конкретным разделом настроек для определенной роли. Например, если сотруднику необходимо редактировать правила маршрутизации или шаблоны чек-листов.
📌 Сделать это может администратор аккаунта в подразделе “Роли и права доступа” (на вкладке “Прочее”). В этом случае в Настройках сотруднику будут отображаться разделы в соответствие с правами доступа.

Активация модулей системы

Okdesk предоставляет возможность учета клиентов, географически распределенных объектов и точек продаж, а также оборудования. Вести базу договоров, в которых можно зафиксировать тарифный план, входящий в него пакет услуг и специальные условия обслуживания клиента. Хранить стоимость услуг и работ в прайс-листе. Таким образом, данные по обслуживаемой инфраструктуре структурированы и доступны сотрудникам различных отделов. А клиентам удобно контролировать выполнение работ в рамках сервисного контракта.

Все данные в системе разложены по полочкам разделам 📁. Отображение разделов в меню слева тоже можно регулировать в разделе Настройки / Общие настройки системы, в блоке “Активация функций системы”.

Предположим, если в системе не планируется вести учет объектов обслуживания или точек продаж, можно упростить интерфейс, отключив соответствующий модуль. При отключении модуля учета объектов:

❌ Раздел с объектами не будет отображаться в меню
❌ В карточках компаний и договоров скроется вкладка с объектами
❌ На форме создания и в карточке заявки в веб-интерфейсе и моб. приложении не будет отображаться поле для выбора объекта.
❌ В результатах поиска не будет отображаться раздел с объектами.

🟢При этом объекты, которые были созданы ранее, останутся в целости и сохранности 🔒. При необходимости модуль можно включить и продолжить его наполнение.

А вы используете все разделы Okdesk?

В прошлом году мы в #Okdesk на базе ЦИСК (центр исследований сервисных компаний) провели первое всероссийское исследование сервисных компаний.

В исследовании приняли участие несколько сотен представителей руководящего звена из компаний разного масштаба — от локальных бизнесов до федеральных игроков рынка.

В рамках исследования были проанализированы:
🟢уровень учёта и фиксации обращений,
🟢практика контроля SLA,
🟢зрелость сервисных процессов,
🟢уровень автоматизации,
🟢наличие и использование управленческой аналитики,
🟢роль автоматизации как базового минимума для устойчивой работы сервисных компаний.

Рады представить спец.проект и эксклюзивные на сегодня итоги исследования на первом и единственном в России медиа о сервисном бизнесе "Заявка Закрыта" (@okdeskhub)

Исследование дополнено комментариями представителей рынка М.Видео, РТК Сервис (Ростелеком), АНО «ПОПСБ» и «Город Лефортово»

Видео инструкции по работе с #Okdesk

На нашем канале в Rutube выложили в отдельный playlist несколько роликов по тому, как и что работает/настраивается в системе. Среди них:
🟢общий обзор интерфейса и возможностей;
🟢обзор списка заявок;
🟢клиентский портал и мобильное приложение заявителей, а также множество других.

Поможет освежить знания по системе и даже узнать что-то новое.

А еще часть видеороликов точно будут полезны для тех, кто работает в Okdesk в качестве диспетчеров, выездных специалистов, подрядчиков и даже заявителей.
Можно также использовать для погружения в работу в системе новых коллег!

Минутка занудства и напоминаний о том, почему изменения "среды" это хорошая возможность менять устоявшиеся привычки.

На связи Кирилл Федулов, сооснователь Okdesk.

Лет 5-6 назад нас просили делать интеграцию с Viber. Кто-то в России помнит про Viber?

Несколько лет назад нас спрашивали, почему нет бота для зеленого мессенджера. Когда вы последний раз запускали это приложение?

От ситуации с Telegram, кажется, вообще никто не увернулся.

Меняется "среда"...

Коллеги, мы прекрасно понимаем, что мессенджеры это удобно. Мессенджеры это привычно. Мессенджеры это легко.
Но мы всегда говорили о том, что для бизнес-коммуникаций, особенно в части процессов техподдержки, выездного сервиса, ТОиР, это крайне неэффективные инструменты.
Возражение "нашим клиентам так удобнее" понятно, но оно тоже имеет "финансовое" измерение.
Руководствоваться только "удобством" в бизнесе категорически не верно.
Потому что клиентам удобно еще и чтобы всё было бесплатно.

Бизнес, как и удобство, это всегда про эффективность и рентабельность. Кому нужен "удобный", но закрывшийся из-за кассового разрыва сервисный партнёр или точка продаж?

Меняется "среда"...

Ключевой проблемой мессенджеров, кроме колоссальной неэффективности, всегда была та самая "рискованность" или зависимость при использовании.
Мы с вами год за годом видели, как этот риск проявлялся в полный рост.
Сегодня с учетом проблем с Telegram этот риск полноценно "расправил плечи".

Мы не знаем, что будет дальше с Telegram. Но принципиально ситуацию никакой исход не изменит.
Нельзя ставить зависимость бизнеса и коммуникацию с заявителем в угоду удобства и привычек.

Мы рутинно напоминаем, что все каналы обработки заявок в Okdesk были и остаются бесплатными на всех тарифных планах. А это, помимо Telegram бота:
🟢клиентский портал. Он же веб интерфейс заявителя.
🟢супер удобное мобильное приложение для заявителя, а в нем, кроме всего прочего, есть механизм считывания QR-кода. И да, мы активно проводим его редизайн. Совсем скоро выйдет полностью переработанная форма регистрации заявки.
🟢автоматическая обработка входящих e-mail (а Okdesk еще и обработает входящее сообщение по заданному алгоритму и "распарсит" письмо, автоматически заполнив нужные параметры заявки);
🟢интеграция с IP АТС
🟢публичный QR код и другие варианты.

Вы и ваши клиенты-заявители могут ждать интеграции с MAX (да, мы близки к тому, чтобы зарелизить mini app для этого мессенджера), но, возможно, сейчас самое лучшее время отказаться от старых привычек в бизнесе в части мессенджеров? Просто подумайте об этом.

p.s. мы не знаем, какие ограничения и изменения у всех нас впереди. Времена - непростые. Но, вероятно, среди тех, кто проскочит этот "идеальный шторм" сильно спокойнее и безопаснее будут чувствовать себя те бизнесы,
которые не просто автоматизируют ключевые бизнес-процессы, но и те, кто автоматизирует их "безопасно".

В данном случае это означает, что будут использовать более надежные и независимые от ограничений каналы для взаимодействия с клиентами.
Даже если сперва это будет "непривычно" и "неудобно"...