Далее собираем данные в P&L (отчет о финансовых результатах). Это отчёт, который по сути показывает разницу между всеми расходами и доходами бизнеса за выбранный период, а также позволяет отследить просадку по каким-либо статьям отчета. Необходимо исключать все механические ошибки и уделять внимание фактическим проблемам. Например, высокая себестоимость может быть из-за ошибки в занесении товарной позиции: литр молока в программе указан не 70 рублей, а 7000 рублей — из-за этого учёт сбивается. После проверки корректности занесения и учёта данных переходим к анализу проблем, которые подсветил нам отчёт

Кстати, в нашем видеоуроке «Знакомство с формой учета доходов и расходов» детально показано, как работать с таблицей P&L и заполнять её

(Бонусом к уроку Вы получите таблицу для расчета бюджета Вашей кофейни)

Второй этап управления кофейней — планирование

Состоит из следующих шагов:
① Поставить цели
② Прописать задачи для достижения целей
③ Установить срок
④ Назначить ответственного
⑤ Запланировать точки контроля

Шаг 1
После того, как Вы собрали базовую аналитику, переходите к планированию. Для достижения положительного результата при планировании нужно, в первую очередь, поставить цели. Например, у Вас перерасход по фонду заработной платы. Значит, в следующем периоде нужно распределить работу сотрудников так, чтобы Вы могли сократить эту статью расходов. Это и будет Вашей целью

В постановке целей помогает система SMART:

— S (конкретная) – увеличить выручку на 10 процентов к предыдущему месяцу
— M (измеримая) – какое-то число, в данном случае 10%
— А (достижимая) – порядок достижимости. Проведение маркетинговой акции и фокусировка сотрудников на продажах, то есть нужно проводить работу, связанную с тем, что сотрудники будут больше продавать
— R (релевантная) – цель, которая не противоречит главной задаче Вашей деятельности
— Т (ограниченная во времени) – цель обязательно должна быть ограничена по времени, иначе Вы ее никогда не достигнете, так как будете откладывать

Когда поставили цель, нужно сформировать action plan.
О нем мы поговорим в следующих постах

Шаг 2
Цель разбивается на задачи. Если вернуться к нашему примеру по перерасходу фонда оплаты труда, то нужно определить, что будет способствовать уменьшению labor cost: нужно конкретизировать план действий, смотреть мастер-график и распределять рабочее время сотрудников более эффективным способом

Шаг 3
Устанавливаете срок. Для долгосрочных задач сроки измеряются кварталами

Шаг 4
Назначаете ответственного (себя или своих подчиненных), после чего …

Шаг 5
…планируете точки контроля: с какой периодичностью будете контролировать, что будете контролировать и в каких формах Вы будете это делать

Action plan — это подробный план, в котором излагаются действия, необходимые для достижения одной или нескольких целей

Давайте рассмотрим задачу с такими условиями:
Возьмем небольшую сеть кофеен, которые работают в формате «кофе с собой». На смене работает один бариста, есть шеф-бариста, который курирует три точки и занимается всей административной работой. Пиковая нагрузка в кофейне с 08:30 до 09:30. В среднем в это время приходит 30 чеков. Каждый пятый гость уходит из-за долгого ожидания (есть проблемы со скоростью приготовления). После интенсивных часов продажи не более 15 чеков/час. Средний чек в этих кофейнях ниже других на 10%. Вопрос: как увеличить средний чек и не терять клиентов?
Для того, чтобы решить эту задачу, нам нужно составить action plan

Аction plan состоит из нескольких частей:
— Цель
— Задача
— Ожидаемый результат
— Сроки выполнения
— Ответственное лицо

Цель, исходя из примера, – увеличить товарооборот на 10% в сентябре. Это задача по направлению маркетинга и операционки. Это большая задача, и она разбивается на подзадачи. Часть из них может быть такой:

1. По части маркетинга ставим задачу придумать акцию для увеличения среднего чека. Желаемый результат – увеличение среднего чека на условные 20 рублей. Ответственными можно назначить команду маркетологов и задать срок, допустим, неделю
2. Подготовить рекламные материалы. Их согласовывает руководитель
3. Отправить рекламные материалы в типографию. Ожидаемый результат – получен счет на оплату работ
4. Провести инструктаж команде кофейни о механике акции, сроках ее проведения и ее результатах. Ожидаемый результат — к моменту запуска акции команда знает сроки, механику и скрипты для ее продвижения. Инструктаж проводит управляющий, шеф-бариста или собственник

Каждая из этих задач должна быть расписана в соответствии со всеми пунктами action plan: необходимо добавить сроки выполнения и ответственное лицо

Что дальше? Рассказали в нашем видео "Управление финансовыми результатами» (бонус — шаблон таблицы Аction plan)

Организация работы

После того, как мы составили план, расписали его по шагам в action plan, переходим к главному – реализации плана вместе с командой. Важно правильно объяснить задачу, проконтролировать результат ее выполнения и обязательно дать обратную связь сотруднику!

Как организуем постановку задач:
① Выбираем сотрудника
② Выбираем время
③ Объясняем цель задачи и мотивацию
④ Обозначаем суть задачи и условия выполнения
⑤ Проверяем понимание задач
⑥ Обеспечиваем ресурсами
⑦ Контролируем процесс и результат
⑧ Даем обратную связь

После выбора сотрудника для постановки задач, Вам нужно найти время для разъяснения плана действий. На бегу: «Петь, быстренько сделай акцию и предоставь мне данные», — нельзя. Важно, чтобы сотрудник понял и проанализировал все, что Вы сказали — в спокойной обстановке. От Вас — четко обозначить суть и условия выполнения, чтобы человек однозначно понял. Иначе результат может сильно удивить, когда в нужный срок Вы получите не тот результат (или не получите его вовсе)

После того, как объяснили суть, проверяем понимание задачи: «Петь, что тебе надо сделать в итоге, ты понял?» Если Петя правильно повторит всю информацию, то задача поставлена. А вот качество выполнения уже зависит от уровня квалификации сотрудника

Сотруднику могут потребоваться дополнительные ресурсы. Например, маркетологу понадобятся услуги дизайнера. Если дело касается финансового бюджета, то называете сроки подготовки бюджета для понимания финальной сметы стоимости работ. После подготовки бюджета проверяете и обеспечиваете оплату

Важный этап — контроль. Никакой план действия не поможет улучшить результат, пока Вы не начнете контролировать процесс

Не менее важно давать сотруднику обратную связь: что сделано хорошо, что стоит поправить, а что убрать. Именно через обратную связь эффективность сотрудников повышается (или Вы понимаете, что с сотрудником нужно расставаться)

А завтра поговорим о мотивации. Поддержите лайком, если тема полезна ♡

Мотивация

Мотивация бывает двух видов: материальная и нематериальная

Материальная мотивация должна быть, в первую очередь, в том случае, когда требуется выполнить сверхзадачу, а не ежемесячный KPI

Нематериальная мотивация должна использоваться за выполнение обычной работы сотрудников для поддержания внутреннего интереса. Она используется для подкрепления хороших результатов. То есть, Вы, приезжая в кофейню и работая в ней ежедневно, говорите: «Вась, хорошо сегодня отработал, классный у тебя средний чек, молодец! Так держать, надеюсь, что дальше он будет только расти»

Такие нематериальные вещи очень сильно помогают поднять интерес сотрудника к работе, потому что чем больше Вы разговариваете с сотрудником, даете обратную связь, тем лучше его мотивация

Бывают сотрудники, которые заряжены только на позитивные слова: «Вась, спасибо тебе, ты прямо молодец!» И Вася будет счастливым целый день. Будет улыбаться, хорошо обслуживать гостей, и, главное, очень будет доволен тем, что начальник – лапочка

Еще больше о работе с персоналом, подбору, адаптации, мотивации и сервису в нашей мастерской «Сервис в кофейне» (с подпиской Base еще и скидка 35%)

Каковы критерии отбора?

При выборе посуды важно учесть две составляющие: эстетическую и функциональную

Владелец подбирает посуду в соответствии с концепцией заведения, обращает внимание на внешний вид и тактильные ощущения

По функциональности посуда должна быть износостойкой и удобной в использовании. Чтобы напиток не обжигал губы и пальцы, при этом раскрывал букет, объем чашки соответствовал напитку, а тарелка – блюду. Важно соединить эти составляющие в одной точке

Узкие чашки помогают усилить фруктовую кислотность кофе. А широкие повышают сладость и тело кофейного напитка

Выбирая посуду впервые, оптимальнее всего съездить в шоурумы, на выставки, чтобы подержать изделия, купить несколько тестовых образцов и проверить, как они будут сочетаться с Вашим заведением. В дальнейшем можно заказать позиции онлайн

Если Вы хотите запомниться аудитории, важен визуальный язык

Мы подготовили чек-лист «Дизайн-код кофейни: зачем нужен и как внедрить», где пошагово рассказали, как найти свой честный визуальный язык и начать транслировать его

Вахид Абдулаев (соучредитель проекта «Глина») считает, что можно успешно сочетать в заведении посуду из разных ценовых сегментов и производителей: «Мы заказывали изделия Costa Nova и Loveramics, что-то покупали в "Румерсе". В ”Глине” есть посуда от DVKB (бывшая Redneck), мы также сотрудничали с "Дымов керамикой". Все эти марки я могу рекомендовать как производителей отличной посуды»

→Непрофессиональная посуда

Не все кофейни в начале могут позволить профессиональную посуду. В этом случае выручают маркетплейсы, магазины типа Familia. Стас Смирнов из Setter’s говорит: «Экономить можно и нужно, когда того требует бюджет. Даже в FixPrice можно закупиться. Если это согласуется с идеей места, почему нет?»

Есть вариант приобрести б/у посуду на Avito, гаражных распродажах кофеен и ресторанов при ребрендинге или закрытии

«Многое мы покупали на блошиных рынках Тбилиси, Баку и Москвы. Там очень интересная посуда бывает, с отсылкой к советскому прошлому или даже с царских времен. Если концептуально Вам такое подходит, то это будет крутое подспорье», — рассказывает Вахид Абдуллаев

Завтра поговорим о третьей категории — крафтовой керамике!