😆 «Мельница» — студия анимации из Петербурга, в которой создали «Лунтика», «Трех богатырей» и «Ивана Царевича и Серого Волка».

Одна из главных задач для «Мельницы» — сохранить в тайне все рабочие материалы — изображения и видео со сценами из мультфильмов — до самой премьеры. Поэтому раньше их хранили на внутренних серверах студии, посмотреть их можно было только в офисе.

Но в 2020 году студия перешла на удаленку, и эта схема перестала работать. Открывать доступ к серверам из внешней сети было рискованно, и студия искала другой способ обмена файлами.

🔴Почему выбрали VK WorkSpace

В Мессенджере VK WorkSpace общаются только сотрудники компании. Рабочая переписка остается внутри закрытых чатов: если отправить ссылку на файл или сообщение человеку вне команды, он не сможет ее открыть. После ухода сотрудника из компании доступ к чатам автоматически закрывается.

🔴Переехали за три дня

Сотрудники студии сами настроили Мессенджер и в течение трех дней подключили к нему 300 человек. Кроме Мессенджера, команда использует Видеоконференции для совещаний и Диск для работы с файлами. Файлы из чатов удобно сохранять на Диск и делиться ими только с нужными коллегами. Для дополнительной защиты ссылку можно запаролить и ограничить срок ее действия.

Больше про кейс «Мельницы» в нашем блоге — о том, как защитить рабочие материалы и не усложнять работу команде.

📬 Мы в МАХ

В Доске VK WorkSpace можно посмотреть, кто внес правки, и вернуть прежний вариант. Для этого в верхнем меню выберите пункт История изменений.

Внутри два раздела:

🔵Действия — с хронологическим списком всех правок. Вы увидите, кто, когда и что добавил, отредактировал, переместил или удалил, а также сможете восстановить необходимые объекты.

🔵 Версии — с пятью последними сохраненными вариантами Доски за 60 дней. Любой из этих вариантов можно восстановить.

Функционал доступен во всех тарифах, начиная с базового.

📬 Мы в МАХ

Базовый или Расширенный? Поможем определиться 👀

Мы обновили тарифы VK WorkSpace и добавили еще больше возможностей для работы команды.

29 октября в 11:00 на вебинаре разберем все изменения:

🔵покажем, что нового в Базовом и Расширенном тарифах: обновленные Видеоконференции и Доска, интеграция с MAX, ИИ-ассистент, и многое другое.
🔵поможем выбрать тариф под задачи вашей команды
🔵расскажем, как перейти на помесячную оплату и сохранить скидку
🔵ответим на все ваши вопросы.

Рассказывать будет Никита Тюрин, менеджер продукта VK WorkSpace 🎤

Приходите, чтобы разобраться в обновлениях и выбрать подходящий тариф.

👉 Зарегистрироваться

📬 Мы в МАХ

Календарь VK WorkSpace помогает планировать дела и не забывать о важном, но это не все его возможности.

🔹 Используйте отдельные календари для разных проектов

В VK WorkSpace можно завести несколько календарей и пометить их разным цветом. Если нужно посмотреть дела только по одному направлению, достаточно скрыть отображение остальных.

🔹 Планируйте встречи с учетом занятости коллег

При создании встречи в Календаре VK WorkSpace можно сразу посмотреть свободные слоты коллег. Не нужно лично уточнять, когда у него есть время.

🔹 Назначайте встречи прямо из переписки

Создать встречу можно из письма в Почте VK WorkSpace. Участники и тема подтянутся автоматически, а событие появится в календарях участников.

🔹 Работайте офлайн

Календарь VK WorkSpace остается доступным даже без интернета. Вы можете просматривать расписание, прикрепленные файлы и даже создавать новые события. Как только сеть появится, все синхронизируется.

🔹 Бронируйте переговорные

При создании встречи в Календаре вы увидите свободные переговорные, их вместимость и оборудование, а также сможете сразу создать ссылку на звонок.

🤝— если уже забронировали в календаре переговорку на следующую встречу

📬 Мы в МАХ

📦 В VK WorkSpace можно перенести личное хранилище одного сотрудника другому — вместе с папками, файлами и публичными ссылками на них, которыми пользуются другие коллеги.

Новому владельцу не перейдут только доступы, которые были выданы прежнему владельцу. Их нужно будет настраивать отдельно.

Как перенести хранилище

В панели администратора VK WorkSpace перейдите в раздел Диск → личные хранилища → выберите, от кого и кому перенести данные → запустите перенос. В результате у нового владельца появится папка с названием почты предыдущего владельца.

🔹 Функциональность уже доступна в тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный», а также для пользователей версии 26.3 On-Premise.

📬 Мы в МАХ

Университету нужен способ связи с каждым студентом: сообщить о переносе лекции, отправить материалы, ответить на заявление.

Высшая школа менеджмента (ВШМ) СПбГУ более двух лет работает в цифровой среде VK WorkSpace. Вот как устроена связь со студентами:

✅Первокурсник получает почтовый адрес на домене СПбГУ вместе со студенческим билетом.
✅Корпоративный ящик легко добавить в почтовое приложение на смартфоне.
✅Тяжелые презентации и записи лекций студенты и сотрудники хранят на Диске и отправляют ссылкой в письме.
✅В общей адресной книге собраны контакты всех сотрудников и обучающихся СПбГУ. Нужного человека можно найти по фамилии.
✅Настроили единый вход (SSO): при переходе между сервисами не нужно заново вводить пароль.

📩 Итог: 1500 студентов и 400 преподавателей ВШМ работают в VK WorkSpace, а Почта стала основным каналом связи со студентами.

Письма человек читает реже, чем сообщения в мессенджере. Зато корпоративная почта есть у каждого студента, и мы всегда знаем, как с ним связаться.

Юрий Екимов, заместитель начальника по направлению «Менеджмент» Управления — Службы информационных технологий СПбГУ.

Проект сопровождает команда Customer Success VK Tech.

➜ Читайте полную версию кейса.

📬 Мы в МАХ

👀 В Диске VK WorkSpace появился раздел Доступные по ссылке. Здесь отображаются публичные ссылки, которыми поделились с вами адресно другие пользователи.

Больше не придется искать потерянную ссылку в чатах и почте или просить коллегу отправить ее повторно. А доступы к своим файлам будет легче контролировать.

🔹 Используйте новые возможности Диска VK WorkSpace.

📬 Мы в МАХ

👻 Хеллоуин приближается — пора вызывать духов прошедшего спринта! Новый мистический шаблон в Доске VK WorkSpace поможет вспомнить успехи, разобраться с проблемами и подготовиться к следующей неделе.

Карты подскажут, как по-новому взглянуть на задачи и снять проклятие с тех, что пошли не по плану. А в волшебном котле можно оставить теплые пожелания коллегам, чтобы зарядить команду хорошим настроением и привлечь удачу в следующем спринте.

👉 Откройте шаблон в Доске VK WorkSpace и превратите обычное ретро в магическую встречу.

📬 Мы в МАХ

Бот VK WorkSpace в MAX расскажет все о вашей подписке 🔔

Подключите уведомления от VK WorkSpace в MAX, чтобы следить за подпиской прямо в мессенджере. 

Бот сообщит:

🔹 когда продлевать подписку
🔹 сколько денег осталось на балансе
🔹 если подписку заблокируют
🔹 если возникнут проблемы с продлением
🔹 если изменятся условия тарификации домена.

📌 Как подключить

Уведомления могут подключить пользователи с ролью Администратор и Владелец и только для себя лично. Для этого в Панели администратора нужно выбрать пункт Администрирование → Личные уведомления → Включить уведомления в MAX и дальше следовать инструкциям.

📬 Мы в МАХ

Теперь Проекты доступны в облачной версии VK WorkSpace. Все для управления задачами и процессами — без развертывания на собственной инфраструктуре.

🔹 Гибкость для профи: настраивайте рабочие пространства так, как удобно вам, — поддерживаются методологии Agile (Scrum, Kanban) и Waterfall.

🔹 Быстрый старт: используйте преднастроенные шаблоны бизнес-процессов для разных отделов, чтобы запустить работу за считаные минуты.

🔹 Enterprise-надежность: сначала мы выпустили Проекты в On-Premise для крупного бизнеса, теперь тот же продукт — уже в SaaS.

🔹 Встроенная база знаний Страницы: документируйте процессы, сохраняйте результаты встреч и храните регламенты в одном месте.

🔹 Легко разобраться: обучающие материалы помогут быстро освоить сервис, даже если вы раньше не работали в таск-трекерах.

📣 Сервис доступен пользователям VK WorkSpace на любом тарифе за дополнительную плату.

🔥 И да, бонус!

На всех тарифах VK WorkSpace теперь доступны личные пространства в Проектах. Здесь можно вести собственные задачи, планировать работу и следить за ее выполнением без подключения коллег. А если хотите управлять задачами вместе с командой, достаточно подключить тариф с Проектами.

👉 Готовы навести порядок в задачах? Переходите по ссылке, чтобы изучить функции и оставить заявку на консультацию.

📬 Мы в МАХ

💬 Как понять, что сотрудники действительно перешли на новый корпоративный мессенджер? 

Посмотрите, куда они пишут коллегам, если нужно срочно что-то обсудить. Если по привычке открывают внешние чаты, значит, переход еще не закончен. Вот как помочь команде освоиться.

🔘 Объясните, что изменится. Расскажите, что станет удобнее после перехода и какие привычные функции будут работать иначе. Например, раньше можно было отправлять в чат архивы с паролем, а теперь они блокируются, потому что их нельзя проверить на вирусы. Если сотрудники понимают причины ограничений, они не считают их недостатком нового сервиса.

🔘 Помогите разобраться с функциями. Учитывайте, что сотрудники используют мессенджер по-разному. К примеру, менеджерам по продажам нужно отправлять отчеты, а руководителям — проводить онлайн-встречи. Для каждой команды можно подготовить свою инструкцию.

🔘 Поддерживайте на старте. В первые недели особенно важно быстро решать проблемы. Команда должна знать, куда обратиться, если не получается войти в аккаунт, пропал звук во время звонка или не загружается файл.

🔘 Собирайте обратную связь. По повторяющимся замечаниям сотрудников видно, где не хватает обучения, а где нужны дополнительные настройки мессенджера.

📃 Больше секретов внедрения — в колонке Антона Анпилова, руководителя продуктового направления VK WorkSpace, на «РБК Компании».

📬 Мы в МАХ

Перенести одну рабочую схему или сразу все доски компании? Собрали варианты миграции из Miro на Доску VK WorkSpace для разных задач, в том числе с помощью нового расширения для браузера.  

🔹 Самостоятельно 

Есть два способа:

Копирование. Выделите нужные элементы в Miro, скопируйте их и вставьте в Доску VK WorkSpace. Так можно перенести даже сложные схемы, таблицы и MindMap, но изображения придется добавить отдельно. 

Архив. Чтобы скачать архив, понадобится расширение Перенос досок из Miro в board․mail․ru для Google Chrome или Яндекс Браузера. Подробную инструкцию смотрите в документации. 

🔹 С помощью команды VK WorkSpace 

Подойдет компаниям, которым нужно перенести сразу все рабочие пространства вместе с пользователями, командами и правами доступа. Оставьте заявку на сайте, и мы поможем с переездом. 

❗️Комментарии из Miro не переносятся. Если в них есть важные договоренности, не забудьте сохранить их отдельно. 

📬 Мы в МАХ