Обзор решений для организации ЮЗЭДО

Юридически значимый электронный документооборот — это не просто отказ от бумаги. Это скорость сделок и снижение рисков. В WSS Docs и Docs5 есть всё для организации ЮЗЭДО. Изучайте и выбирайте то, что нужно вашей компании 👇

🔐 Электронное подписание
Разбираем, какие подписи поддерживаются, как обеспечивается юридическая значимость и другой функционал, без которого ЮЗЭДО невозможен.

🔄 Интеграция с Диадоком
В видео — 3 сценария: обмен договорами, первичкой и ведение переписки.

🏛 Интеграция с ФНС
Исключает ручной поиск реквизитов контрагентов и поддерживает справочники в актуальном состоянии.

📄 Машиночитаемые доверенности
Позволяют сотрудникам подписывать документы от имени компании.

⏰ Оповещения об окончании срока действия сертификатов
Напоминают о необходимости обновить сертификаты подписи.

Где живут нетиповые документы вашей компании?

Чертежи, сметы, презентации — нестандартные документы, работа с которыми зачастую ведётся за пределами СЭД. Из-за этого они могут долго согласовываться или даже теряться.

В WSS Docs и Docs5 для таких файлов создан отдельный бизнес-процесс — «Рабочие материалы». С его помощью вы можете:

✔️согласовывать документы так же, как обычные;
✔️классифицировать их и, как результат, систематизированно хранить;
✔️связывать файлы с другими карточками и быстро находить их в системе.

🎥 Показываем, как это работает.

Сколько систем нужно, чтобы обменяться с контрагентом документами по договору?

Если СЭД, сервис ЭДО и учётная система не интегрированы — три. И бесконечные переключения между ними. Только представьте: выгрузить и загрузить файлы, перенести их из системы в систему, проверить статус, обновить данные — и так по кругу, чтобы всё сошлось.

Интеграция СЭД с оператором ЭДО сокращает число систем до одной.

Рассказываем, как это работает, на примере интеграции Docs5 с Диадоком.

👉 Читать

6 способов упростить работу с документами с помощью матрицы согласования

Иногда стандартных возможностей матрицы согласования в Docs5 недостаточно. Собрали 6 доработок, которые делают процесс согласования удобнее:

✔️персональные сроки согласования для отдельных сотрудников;
✔️добавление ролей в список согласующих;
✔️автоматическая подстановка согласующих;
✔️автоматическое заполнение полей карточки;
✔️запрет на изменение порядка согласующих;
✔️добавление согласующих по условиям.

👉 Подробные примеры — в статье

Модуль «Совмещение должностей» в WSS Docs и Docs5

В холдингах и компаниях с филиальной структурой один сотрудник может занимать разные должности в разных юридических лицах. Как не запутаться, от какой компании он согласует или подписывает документы?

👉 Рассказываем в статье

📄 Модуль «Факсимиле» в WSS Docs и Docs5

Знакомая ситуация: документ нужно распечатать, подписать, отсканировать и загрузить обратно в систему? Это неудобно и отнимает много времени у подписанта и ответственных сотрудников.

С функционалом «Факсимиле» процесс сокращается до нескольких секунд: при принятии соответствующего решения скан-образ подписи автоматически вставляется в отведенное для него место в документе.

В статье рассказываем, что такое факсимиле и как его можно использовать в WSS Docs и Docs5.

👉 Читать

Как превратить электронную почту в инструмент управления процессами в Docs5?

Электронная почта является основным каналом коммуникации в бизнесе. С ее помощью мы общаемся с клиентами, в ней же часто рождаются внутренние поручения.

✨ Рассказываем о модуле, который превращает входящие письма в карточки документов и поручений в Docs5, позволяя бизнесу работать быстрее, мобильнее и без рутины.

👉 Читать статью

Вебинар: Как перенести интранет-портал с SharePoint на open source-стек без потерь?

Ограничения Microsoft SharePoint вынуждают компании переводить интранет-порталы на другие платформы. О том, как организовать миграцию на другую платформу, сохранив пользовательские сценарии и функционал, расскажет Сергей Паншин, руководитель департамента портальных решений WSS-Consulting.

На вебинаре Сергей разберёт реальный проект: миграцию портала, который 10 лет развивался на SharePoint, на платформу WSS Portal, работающую на open source-стеке.

Вебинар будет полезен, если в вашей компании:

✔️ внедрен интранет-портал на SharePoint и других платформах, и вы изучаете варианты замены;
✔️ только планируется внедрение интранет-портала и вы хотите узнать больше о порталах на open source-стеке.

📅 Когда: 29 октября, 12:00 (МСК)
💸 Участие: бесплатное

👉Изучайте программу и регистрируйтесь

📊 Структура компании — как на ладони

Забудьте о долгих поисках контактов коллег и вопросах «а кто у нас отвечает за это?». В Docs5 появился модуль «Организационная структура», который отображает эту информацию на одном экране.

Какие возможности доступны:
✔️ Визуализация компании и отделов: обзор любого подразделения и связей «руководитель — подчинённый».

✔️ Карточка сотрудника: кликнув на имя коллеги, вы видите:
◦ его контактные данные (телефон, email);
◦ руководителя;
◦ заместителей.

Почему это удобно:
✔️Экономия времени: все контакты и связи доступны в едином окне;
✔️Прозрачность: сразу видно, к кому обращаться с конкретным вопросом.

📰 Лента постов и просмотры: что нового в WSS Portal

В интранет-портале WSS Portal сразу два обновления для тех, кто читает и публикует контент: общая лента постов и счётчик просмотров для основных типов контента.

📌 Лента постов: в ней отображаются посты всех сообществ, доступных сотруднику. Фильтры и сортировка позволяют быстро находить нужное.

📌 Счётчик просмотров работает для новостей, полезных статей, идей, постов сообществ, фото и видео. Администратору и редакторам по клику доступен список сотрудников, просмотревших контент.

Что это даёт?
✔️ Одна лента вместо обхода сообществ: посты отображаются в одном окне — важное и актуальное не останется незамеченным.
✔️Аналитика контента: информация о просмотрах позволяет оценить реальный охват и точнее выбирать темы.

HR-модуль в WSS Docs и Docs5

Подбор персонала — это ресурсозатратный процесс: сотни резюме, десятки собеседований и постоянная конкуренция за лучших специалистов.

HR-модуль автоматизирует рутину и ускоряет подбор:

✔️ Позволяет управлять потоком набора персонала и повышает прозрачность HR-процессов.
✔️ Оптимизирует планирование собеседований, с возможностью интеграции с календарем для назначения встреч.
✔️ Упрощает коммуникации с кандидатами за счет использования шаблонов.
✔️ Доступна интеграция с сервисом HeadHunter для автоматической публикации вакансий.
✔️ Есть возможность строить отчеты по текучке кадров, а также доступна статистика по причинам отказа в сотрудничестве.

В комбинации с модулем КЭДО возможно автоматизировать все HR-процессы, включая прием сотрудников и оформления кадровых документов.

Что делать, если интранет-портал годами развивался на SharePoint, но платформа перестала устраивать?

Уже в этот четверг на вебинаре разберём, как мы перевели портал с SharePoint на WSS Portal, работающий на open source-стеке.

Вы узнаете:
✔️ какие ограничения SharePoint снимает переход на open source;
✔️ что можно сохранить, а что - изменить;
✔️ какие сложности могут возникнуть и как их решить.

Регистрируйтесь, если в вашей компании:
✔️ внедрён интранет-портал на SharePoint или других платформах, и вы изучаете варианты замены;
✔️ только планируется внедрение интранет-портала, и вам интересно, что даёт open source.

📅 29 октября, 12:00 (МСК)
🎙 Спикер: Сергей Паншин, руководитель департамента портальных решений WSS-Consulting

👉 Зарегистрироваться

🚀 Новый функционал в Docs5 «Визуализация маршрута документа»

Согласитесь, еще на этапе создания документа удобно понимать, когда он будет согласован, подписан или введен в действие. Это помогает эффективнее планировать свою работу и управлять ожиданиями руководителей и коллег.

Теперь эта информация отображается во всплывающем окне «Маршрут документа». Ссылка на него расположена в тулбаре карточки и доступна всем сотрудникам.

В окне маршрута отображаются:
✔️ Этапы, которые должен пройти документ;
✔️ Роли и ответственные сотрудники;
✔️ Сроки:
· Для пройденных этапов: фактическая дата ухода с этапа;
· Для текущего этапа: срок исполнения;
· Для будущих этапов: прогноз в рабочих часах или датах, который пересчитывается в момент перехода на данный этап.

✅ Это отличный инструмент не только для инициаторов, но и для руководителей: заглянули в маршрут и сразу поняли, на ком «застрял» процесс.

Запись вебинара: как перевести интранет-портал с SharePoint на open source

Спасибо всем, кто был с нами на вебинаре! Мы ценим вашу вовлеченность и активные вопросы в эфире. Если кто-то не успел подключиться или хочет освежить в памяти определенные моменты, делимся записью.

Что внутри:

🔹 Методология миграции шаг за шагом;
🔹 Что важно сохранить из прежнего портала, а от чего можно отказаться;
🔹 Сложные случаи на практике;
🔹 Как ИИ способен упростить проект;
🔹 Практические рекомендации.

Смотреть запись:
👉 Дзен
👉 Youtube

Резервирование регистрационных номеров в WSS Docs и Docs5

Иногда необходимо, чтобы несколько документов имели идущие подряд регистрационные номера. Но если документы создаются в системе в разное время, нумерация может нарушиться. Узнайте, как решить эту задачу, в статье.

👉 Читать статью