Как выбрать лучшее решение для корпоративного портала?

Продолжаю отвечать на самые частые вопросы для тех, кто хочет запустить корпоративный портал в своей компании. На этой неделе делился списком популярных платформ, а сегодня разберёмся, как же выбрать то самое решение, которое подойдёт именно вам👌

Шаг 1️⃣. Начните с разработки концепции
Опишите цели и задачи, которых вы хотите достичь. Определите целевую аудиторию будущей системы и выясните, чего они хотят, с какими проблемами сталкиваются. Подумайте, для кого вы разрабатываете систему — для HR или для сотрудников. Зачастую HR разрабатывают функциональность для управления персоналом, а сотрудники не пользуются порталом из-за отсутствия пользы для себя.

Шаг 2️⃣. Продумайте архитектуру HR системы на несколько лет вперед
Продумайте, как вы будете развивать автоматизацию, какие интеграции могут потребоваться, нужна ли возможность настройки системы под свои процессы или вы готовы изменить их под систему. Запустить портал на тысячу и больше сотрудников без кастомизаций и интеграций практически невозможно, поэтому выбирайте решения on-premise (с установкой на свои серверы), а уже потом — функциональность под цели и задачи проекта.

Шаг 3️⃣. Сравнивайте стоимость лицензий на 3-5 лет вперёд
Условия продления лицензий у вендоров разные: у кого-то 25% от стоимости в первый год, а у других — 100%.

Например, стоимость лицензии HRBOX в первый год на 1 000 пользователей — 1 980 000 рублей. Ежегодное продление — 100%. Итого стоимость владения за 3 года — 5 940 000 рублей.
Стоимость лицензий K-Team в первый год на 1 000 пользователей — 2 098 000 рублей. Ежегодное продление — 25%. Итого стоимость владения за 3 года — 3 986 200 рублей.

То, что изначально кажется наиболее доступным, в перспективе 3-ёх лет может стать значительно более дорогим.

📣 А во вложении делюсь чек-листом, который поможет сделать выбор и не ошибиться. Сохраняйте и делитесь с коллегами!

Какой минимальный набор функциональности нужен для запуска корпоративного портала?

В первую очередь, минимальный набор функциональности корпоративного портала должен удовлетворять базовые потребности конечных пользователей. Ведь именно для них компания и внедряет новое решение.

Что это может быть?

✅Персонализированные настройки. Возможность самостоятельно создавать новые страницы и разделы
✅Внутренние новости и объявления. Удобная верстка, которая позволяет создавать красивые структурированные материалы с фото, видео, заголовками, цитатами, кнопками и так далее.
✅Профили пользователей. Личные профили сотрудников с контактной информацией и базовой информацией о них.
✅Личный кабинет сотрудника. С возможностью получить быстрый доступ к сервисам и заявкам.
✅Организационная структура. Отображение структуры компании с контактной информацией и ролями сотрудников.
✅Справочник сотрудников. Поиск и просмотр информации о сотрудниках компании.
✅Сообщества и чаты. Чтобы обсуждение рабочих процессов, обмен идеями и решение проблем происходили удобно, быстро и безопасно.
✅Хранилище документов. Центральное место для хранения, управления и доступа к документам и файлам.
✅Библиотека медиафайлов. Хранение и управление изображениями, видео и другими медиафайлами.
✅База знаний. Весь проектный опыт компании в одном месте: справочные материалы, руководства, FAQ для сотрудников, маркетинговые материалы, шаблоны и не только.
✅Опросы, голосования, форма обратной связи. Возможность оставлять предложения и отзывы о работе портала и компании в целом.
✅Сквозной поиск. Чтобы за пару кликов получать необходимую информацию, не отвлекая коллег.
✅Инструменты для анализа портала. Чтобы понимать, какие функции наиболее востребованы или нуждаются в улучшении.
✅Адаптивный дизайн. Поддержка мобильных устройств с адаптацией интерфейса под разные размеры экранов.

Как не ошибиться при выборе подрядчика для создания корпоративного портала?

От того, какого подрядчика вы выберите, зависит успех всего проекта. Разработка корпоративного портала — сложный процесс, который требует особых компетенций.

Подрядчик должен быть экспертом в области внутренних коммуникаций, иметь опыт в разработке веб-приложений и интеграции портала с другими системами: 1С, CRM, ERP, системами подбора, дистанционного обучения и так далее.

Как же выбрать лучший вариант?

1️⃣ Сравните стоимость услуг. Помните, что самые дешёвые услуги могут быть некачественными. Чтобы собрать оценки и сравнить их, разработайте документ функционально-технических требований. Расставьте оценки по детальным планам проекта, так как запуск портала всегда состоит из нескольких этапов:

🟡Сбор требований
🟡Реализация и документирование
🟡Обучение и тестирование
🟡Сопровождение эксплуатации

2️⃣ Убедитесь, что смета проекта прозрачна и в ней нет скрытых затрат. Если подрядчик закладывает в оценку только стоимость разработки, это создает риск, что цена значительно возрастет в будущем или работы будут выполнены не полностью. К сожалению, некоторые вендоры считают полноценным внедрением отгрузку продукта клиенту и установку на его серверы.

3️⃣ Оцените уровень коммитмента. Важны не только технические компетенции, но и понимание методологии, специфики HR-процессов, умение работать с клиентами. При выборе исполнителя обращайте внимание на его отношение к работе с клиентами, готовность к долгосрочному сотрудничеству.

4️⃣ Получите рекомендации. Изучите последние конкурсы и публичные кейсы, свяжитесь с компаниями, которые уже реализовали похожие проекты, и узнайте, с кем они работали и с какими проблемами столкнулись.

5️⃣ Посмотрите отзывы клиентов и рейтинги. Оцените кейсы подрядчика, особенно аналогичные вашему проекту. Убедитесь, что у команды есть необходимый опыт и навыки.

6️⃣ Узнайте, как организованы процессы разработки, тестирования и развертывания. Обратите внимание на то, как организована коммуникация между вами и командой подрядчика, насколько оперативно и качественно предоставляется информация и какова вовлеченность.

📣 Ниже — чек-лист «ТОП-18 вопросов для выбора подрядчика на внедрение корпоративного портала», который поможет вам не ошибиться и запустить по-настоящему классный проект. Скачивайте, делитесь с коллегами, выбирайте лучших!