«Чем меньше персданных берем – тем лучше, чем больше – тем больше потом проблем»

Сегодня в рамках экосистемы «Кадровый обзор» Валентина МИТРОФАНОВА провела вебинар на тему «Особенности обработки персональных данных соискателей, родственников работников, детей».

🗣Делимся важными выводами:

Иногда согласие на обработку ПД не требуется. Например, когда обработка ПД необходима:
➖в силу закона;
➖для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц (необходимо закрепить такие данные внутри организации, через ЛНА);
➖для исполнения договора, стороной или выгодоприобретателем, по которому является субъект ПД;

Заключение договора ДМС подходит под ситуацию выгодоприобретение и можно не брать согласие. Однако, у Роскомнадзора другое мнение.

Ответственность по согласиям ужесточили. Штрафы для юрлиц при повторном нарушении могут достигать до 1, 5 млн. рублей.

Закон не разделяет нарушения, когда нет согласия вообще и, если оно есть, но с нарушением внутри содержания. Ответственность одинакова.

Важно учесть обязанность работодателя об уничтожении ПД при установлении срока, на который субъект ПД дает согласие Оператору.

Работодатель имеет право не брать согласия на трудоустройство кандидатов, но сможете ли вы это сделать? Например, не брать информацию о семейном положении, адресе регистрации.

Рекомендую оформлять отдельное согласие на ребенка с подписью его законного представителя (работника).

❗️Запомните:

🗄привязывайте сроки окончания обработки ПД кандидатов конкретной датой. Например, «мое согласие вступает в силу со дня его подписания и действует до 31 декабря 202… г. (дата не должна быть избыточной, указывайте разумные сроки);
🗄супруги – не родственники;
🗄если вы берете данные супруга с целью коммуникации в экстренных случаях – согласие требуется.

Если вы пропустили вебинар, смотрите его в записи в экосистеме «Кадровый обзор».

Есть еще любители посовещаться в пятницу вечером

👋 Привет! На связи Оксана Тихомирова, главный редактор экосистемы «Кадровый обзор».

В выходные знакомый поделился, что ищет новую работу на должность торгового представителя. На вопрос есть ли интересные предложения на рынке, он ответил, что много и есть из чего выбирать, и по зарплате, и по условиям. «Одно предложение мне очень понравилось, но пришлось отказаться из-за того, что нужно приезжать на совещание в пятницу после 15 часов. Даже для тех, у кого точки в области» – продолжил он.

Вот тут удивилась я. Думала, что такой способ контроля за торговыми представителями – уже давно в прошлом. Зачем очное совещание в пятницу вечером, если можно для торговых представителей провести его удаленно? Хотя даже удаленно совещание в это время совсем не эффективно. Во-первых, конец рабочей недели, люди устали, а летом уже думают о шашлыках на даче. Во-вторых, в конце рабочего дня совещания в принципе не эффективны независимо от дня недели.

⏱ Идеальное время для совещаний – с 10 до 13. В обед лучше не назначать встречи, люди будут думать о еде. Сразу после беда тоже смысла нет – пища переваривается и хочется спасть, а не принимать решения и слушать отчет.

Помню на одной из прошлых работ, гендиректор назначал совещания в понедельник в 9 утра. Более дерганых людей в этот день и в это время на совещании сложно было найти, учитывая, что это самый час-пик на дорогах Москвы. Утро понедельника – еще одно не эффективное время для очного совещания в офисе.

А еще в моей практике было совещание, которое начиналось в 19 часов и могло растянуться до 22. Разумеется, когда совещание затягивалось, я ни о чем не могла думать, кроме как «успею ли я на последнюю маршрутку».

А у вас в компании практикуют совещания в пятницу вечером? Поставьте реакции в конце поста.

🤯 - Да, на пятницу вечер часто назначают совещания
👍 - Нет, у нас все совещания в пятницу проводят до 15 часов
🔥 - У нас нет совещаний в пятницу вечером, есть в понедельник в 9 тура

Во всех ли случаях патенщик подает уведомление и копию договора❓

🗓 В течение двух месяцев со дня выдачи патента иностранный гражданин обязан направить в органы МВД уведомление о трудовой деятельности и копию трудового договора или договора ГПХ.
Однако есть случаи, когда уведомление подавать не нужно. Подробнее об этом, смотрите в коротком видео.

Смотреть видео ▶️

Особенности оформления трудовых отношений с иностранными работниками Евгений ВОЛОДИН разъяснит на летнем курсе, который стартует уже завтра, 10 июля.

Присоединяйтесь! В комфортном темпе разберем не только как взаимодействовать с иностранными работниками, но и другими льготными категориями.

5 пунктов, которые нужно проверить при приеме военнообязанного работника

🛂 При приеме работника важно проверить не только наличие отметок в паспорте об его отношении к воинской обязанности, но и другие документы и отметки в них.

🧑‍💻 Эксперты экосистемы «Кадровый обзор» собрали в шпаргалке пять пунктов, что проверить при приеме военнообязанного работника.

Скачать шпаргалку ✅

#шпаргалка

«Летний, легкий, освежающий» – это все про наш курс

🗓10 июля, стартовал наш летний курс «Категории работников – особенности трудовых отношений».

Открыла обучение Ольга ЧУМАКИНА, которая рассказала про нюансы трудовых отношений с дистанционными работниками. Она обратила внимание слушателей на частые ошибки работодателей. Вот топ-3:

1️⃣Перевод на дистант, когда работодатель «так захотел»;
2️⃣Перевод в офис в одностороннем порядке;
3️⃣Фактическое допущение к дистанционной работе без оформления документов.

Разобрали и трудовой договор с дистанционщиком. Ольга дала свои рекомендации, что туда нужно включить:
🗄в реквизиты ТД – адрес для корреспонденции от работодателя, если адрес регистрации риск или известно, что по нему работник не проживает;
🗄скорость ответа на почту, на телефонный звонок, на…;
🗄отчеты и способы сдачи результатов работы;
🗄учет рабочего времени;
🗄командировки и условие «невозможности выполнения работы без командировок».

Слушатели на протяжении всей лекции задавали вопросы, реагировали на примеры и полезные инструменты.

«Живая атмосфера», «легкий и освежающий знания», «доступно с примерами», «практическая информация без сложных терминов» – это лишь часть того, что нам потом написали в отзывах о первом занятии.

Если вы не успели записаться на курс, то у вас есть возможность это сделать. Второе занятие состоится 17 июля. Первое занятие можно посмотреть в записи.

Мы вас ждем!

Записаться на курс можно здесь

Что такое электронный кадровый документооборот

🔐Работодатели могут оформлять большинство кадровых документов «в цифре», без дублирования на бумажных носителях, с ноября 2021 года.

📄И вот тут важно сделать акцент «без дублирования на бумаге». То есть КЭДО подразумевает, что документы создают, подписывают и хранят только в электронном виде. Если в компании просто делают сканы бумажных документов – это не электронный документооборот.

Подробнее о том, что такое электронный кадровый документооборот, смотрите в рубрике «Просто о кадрах».

Смотреть в видео 🎬

Анкету для проверки готовности компании к КЭДО, проект ЛНА и сравнительную таблицу с операторами КЭДО найдете в экосистеме «Кадровый обзор».

▶Смотрите другие видео из рубрики «Просто о кадрах»

Как ознакомить работников с ЛНА
Правила внутреннего распорядка
Штатное расписание
График отпусков
Что такое персональные данные
Увольнение по инициативе работника
Суммированный учет рабочего времени

За вас все придумали – делайте!

На одной из прошлых работ я услышала примерно вот такую фразу «Радуйтесь, что за вас все придумали». Не нужно будет голову ломать, как…». Ответ этот был на реплику одного из коллег, «почему это сверху спустили, не дав нам возможности предложить свои идеи».

👀 Тогда поняла, что надолго в этой компании точно не задержусь. Я привыкла приходить к руководителю с идеями, высказывать свое мнение, задавать вопросы. Мне не нужно, чтобы кто-то решал за меня, как выстраивать процессы, если это дело поручили мне.

🤨Но когда мы после совещания обсудили ситуацию с коллегами, не все меня поддержали. «За нее все придумали, а она не рада. Сказали – делай, какая тебе разница. Зато всегда можно сказать, это ваша идея, если что-то пойдет не так».

«Как вот этот человек идеально подходит для этой компании» – подумала я. А я – нет. И не потому что компания плохая, или я. Совсем нет. Просто мы с ней разные. Просто нужно найти то место, где наоборот будут ждать от человека идей, умения доказывать свое мнение. Компанию – где цитата Стива Джобса: «нет смысла нанимать толковых людей, затем рассказывать им, что делать» не просто слова.

Все мои последующие места работы я выбирала уже совсем по-другому. Было важно, чтобы в компании меня слушали и слышали. ИПК – не исключение. Этот тот случай, когда ценности компании и мои совпали.

Видели бы вы наши совещания, когда мы создавали экосистему «Кадровый обзор». Сколько было идей, споров, предложений и часовых обсуждений. Все открыто высказывались. Ив итоге родился насыщенный полезностями продукт. И так происходит с любой акцией для вас и курсом. Такой подход помогает нам максимально объять необъятное и не быть заложниками решений одного человека.

А как у вас дела с этим в компании? Вы можете открыто высказать свое мнение, предложить идеи? Оставьте реакции после поста.

😎 - Нет, у нас все решает руководство
👍 - Да, смело высказываю свое мнение
🙈 - Иногда могу высказаться, а иногда нет

«Наша цель – сохранить информацию на долгие годы»

Сегодня в рамках экосистемы «Кадровый обзор» Евгения КОЖАНОВА провела вебинар на тему «Номенклатура дел кадровой службы: систематизация документов и организация их хранения».

🗣Делимся важными выводами:

➖ самый главный документ по архиву – правила по архивному делу (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77);
➖ больше всего номенклатура дел нужна при реорганизации организации;
➖ алгоритм составления номенклатуры дел:
- составить перечень разделов на основании штатного расписания, оргструктуры;
- провести индексацию разделов (каждый раздел получает свой номер);
- заполнить разделы заголовками дел и документов;
➖ номенклатуру дел составляют на основе типового перечня документов (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Для отдела кадров необходимо посмотреть разделы 7 и 8;
➖ если ваша организация не является источником комплектования госархива, то штатное расписание и приказы по основному виду деятельности хранят до ликвидации организации;
➖ не переписываем в номенклатуру дел 50/75.Пишем четкий срок;
➖ если в перечне какого-либо журнала нет, его хранят столько же сколько и документ, применительно к статье документа;
➖ количество дел на этапе формирования номенклатуры не составляют.

👩‍💻Советы спикера:

🗄 необходимо иметь две папки с табелями, приказами о ежегодных отпусках, приказами о командировках (если в организации есть вредники);
🗄 придерживайтесь правила – чем выше срок хранения, тем выше дело в разделе номенклатуры (при систематизации заголовков внутри разделов);
🗄 храните 50 лет приказы по личному составу в любой непонятной ситуации – не ошибетесь;
🗄 храните приказы о приеме, переводе, увольнении отдельно от всех приказов со сроком хранения 50 лет;
🗄 не заводите отдельную строку в номенклатуре, если дисциплинарное взыскание было последний раз в 2020г. Если вдруг появится- вписываем в резервную строку;
🗄 помещайте в дело только подлинники документов в одном экземпляре.

Если вы пропустили вебинар, смотрите его в записи в экосистеме «Кадровый обзор».